Дипломная работа на тему: Особенности автоматизации документооборота участке логистического канала

Введение

Использование актуальной информации для поддержки принятия решений - одна из основных задач эффективного управления в логистике. Обмен информацией в логистике осуществляется с использованием многих видов технологических баз, но наиболее надежной формой подтверждения бизнес-операции являются документы.

Информационные технологии и сети меняют способы соприкосновения систем управления логистикой со многими бизнес-процессами, а использование электронных документов и систем автоматизации делопроизводства заставляет нас задумываться о том, какие изменения происходят в практике управления корпоративной информацией.

Системы электронного документооборота (СЭД) используются во всех без исключения отраслях промышленности, от банков до производства и обслуживания. СЭД могут использоваться как на стратегическом, так и на оперативном уровнях.

Управление документацией логистических операторов, как и таможенных брокеров, является важным компонентом общей функции управления логистикой. Растущие объемы логистических транзакций, а также требования публикации и распространения документов не только в пределах компании, но и для публичного ознакомления, усугубили проблемы безопасности, контроля, отслеживания и поиска документов.

Эффективное управление логистическими перемещениями привлекает все большее внимание. Среди широко обсуждаемых проблем можно встретить и указание на фрагментированные потоки информации и эпизодичность коммуникации, что является причиной критических инцидентов и отклонений по качеству. Неэффективная коммуникация, отсутствие соответствующей документации, недостаточная или отсутствующая входная информация, несбалансированное распределение ресурсов, отсутствие координации между логистическими операторами и интеграторами, а также таможенными брокерами, ошибочное принятие решений, - все эти проблемы можно рассматривать как основные в управлении логистическим потоком.

Проблемы, связанные с плохо скоординированным документооборотом, присутствуют не только в деятельности молодых, но опытных логистических компаний.

Растущая сложность и масштабность функционирования глобальной транспортной системы привели к увеличению проблем, связанных с ручным управлением документами и поиском.

Столь огромный потенциал для бизнеса и одновременно - противоречивость автоматизации управления документооборотом и определяют актуальность темы настоящего исследования.

Цель работы заключается в изучении особенностей автоматизации документооборота на участке логистического канала ООО "Инкомстрой" (г. Нефтеюганск).

Цель работы определила ее задачи, а именно:

- Дать общую характеристику деятельности ООО "Инкомстрой";

- Провести оценку уровня автоматизации документооборота ООО "Инкомстрой";

- Выполнить задания согласно программы практики.

Объект исследования - ООО "Инкомстрой", основной деятельностью которого является монтаж коммуникаций для объектов строительства.

Предмет исследования: особенности автоматизации документооборота на участке логистического канала ООО "Инкомстрой".

Оглавление

- Введение 3

- Общая характеристика деятельности ооо инкомстрой

- Оценка уровня автоматизации документооборота ооо инкомстрой

- Задания, подтверждающие освоение профессиональных компетенций

- Заключение 35

- Список использованной литературы 38

- Приложение

Заключение

Исследование системы деятельности ООО "Инкомстрой", и, в частности, системы документооборота в организации, показало, что такие информационно емкие отрасли, как строительство, логистическое обслуживание и др., все больше зависят от эффективных ИТ-систем управления информацией и документацией. Системы ЭДО позволяют компаниям и их дивизионам по всему миру обмениваться файлами и данными.

Различные типы систем ЭДО в настоящее время используются для управления документами. СЭД - это инструменты, с помощью которых сотрудники одной компании, участники проекта или партнеры по логистической цепочке могут обмениваться данными и общаться. Современные СЭД обеспечивают целый ряд важных преимуществ, однако ключевым остается возможность хранения документов на едином сервере, что делает их доступными для всех участников процесса, позволяя им взаимодействовать с документами непосредственно и в удобное время, без затрат на избыточную коммуникацию.

В последние годы растет понимание необходимости использования интегрированных процессов взаимодействия в логистике. За последние два десятилетия достижения в объектно-ориентированном программировании, системах баз данных и технологиях моделирования данных о продуктах обеспечили прочную платформу для интеграции. Международными организациями по стандартизации (STEP) разрабатываются стандарты данных. В настоящее время эти стандарты все еще развиваются, так же, как и концепция интегрированных баз данных, охватывающих весь жизненный цикл логистической цепочки (логистического канала), создавая перспективы будущего развития. Барьером остается стремление разработчиков предложить собственные стандарты файлов, что препятствует интеграции систем.

Системы ЭДО постоянно совершенствуются и в перспективе должны стать одним из ключевых инструментов анализа, исследования и классификации информации, что существенно упростит практику управления организационными компетенциями, с одной стороны, и процессами в рамках систем интегрированного управления, с другой.

Несмотря на то, что существуют разные методологии внедрения систем управления качеством в строительстве, все они высоко оценивают надлежащим образом организованную обработку документов.

Эмпирическое исследование качества электронного документооборота в системе логистики было проведено на базе компании ООО "Инкомстрой", основным видом деятельности которой является мотаж строительных коммуникационных систем.

Система документооборота в ООО "Инком-Строй" частично автоматизирована. Особенности существующей модели автоматизации формировались исходя из сложившейся архитектуры бизнеса и системы материально-технического снабжения, что ориентировало организацию на более эффективное управление логистическими потоками.

В целом, уровень автоматизации документооборота в ООО "Инком-Строй" следует оценить, как средний, а уровень зрелости системы управления как удовлетворительный. Несмотря на то, что в настоящий момент используемая модель автоматизации базируется на интегрируемых программах, что обеспечивает автоматическую выгрузку данных и сокращает объемы ручной обработки информации в процессе документирования, проблемой остается моральное устаревание используемых программ, потребность в модернизации имеющейся компьютерной техники, а также нереализованность принципов сквозной автоматизации управления логистическими потоками ООО "Инком-Строй".

При рассмотрении информации, генерируемой участниками логистического канала ООО "Инком-Строй", следует отметить, что данные поступают из разных источников и нередко носит фрагментарный, несогласованный, а иногда и ошибочный характер. Часть информации используется другими участниками, после чего поиск источника возникновения ошибки становится проблемой.

Отклонения в системе обмена информацией внутри логистического канала ООО "Инкомстрой" вызваны тем, что по-прежнему существует несколько ключевых проблем, которые еще предстоит решить:

- для поддержки почти всех задач проектирования и управления процессами используются различные компьютерные инструменты;

- информация о процессе создается множеством различных участников цепочки, каждая из которых использует собственные проприетарные решения и операционные системы;

- информация создается на многих этапах жизненного цикла логистического потока или логистической цепочки;

- для данных, доступных в режиме онлайн, до сих пор нет эффективного способа поиска документа.

Результаты SWOT-анализа факторов развития управления документооборотом в логистическом канале ООО "Инкомстрой" говорят о следующем:

- ООО "Инкомстрой" испытывает потребность во внедрении сквозной автоматизации процессов документооборота в сфере логистики для совершенствования обмена данными с партнерскими организациями. Данное решение должно выходить за рамки организации и охватывать всю цепочку поставщиков, подрядных организации и подрядчиков;

- Внедряемое решение должно максимально использовать принципы сквозной автоматизации и полностью ликвидировать необходимость в документообороте на бумажных носителях (безбумажный оборот), для чего должно поддерживать различные форматы документов, обеспечивать поддержку процессов проектного планирования и предоставлять возможность перенастройки в соответствии с изменяющимися требованиями регуляторов.

Список литературы

1. ГОСТ Р ИСО 9001-2015. Национальный Стандарт Российской Федерации. Системы менеджмента качества. Требования (Quality management systems. Requirements). ОКС 03.120.10. Дата введения 2015-11-01. URL: https://docs.cntd.ru/document/1200124394

2. ГОСТ Р ИСО 14001-2016. Группа Т58. Национальный Стандарт Российской Федерации. Системы экологического менеджмента. Требования и руководство по применению (Environmental management systems. Requirements with guidance for use). Дата введения 2017-03-01. URL: https://docs.cntd.ru/document/1200134681

3. Инкомстрой, ООО // СБИС: информационный портал. URL: https://sbis.ru/contragents/8604047905/860401001

4. Истомин К. Российский рынок СЭД/ECM: история, современность, перспективы. URL: https://www.directum.ru/blog-post/901

5. Модель Альтмана (Z-score). Пример расчета. URL: https://afdanalyse.ru/publ/finansovyj_analiz/1/bankrot_1/13-1-0-10#four

6. Организация ООО "Инкомстрой" // List-Org: информационный портал. URL: https://www.list-org.com/company/6304245

7. Пахчанян А. Рынок ПО: Обзор систем электронного документооборота / А. Пахчанян, Д. Романов. - 2002, 17 мая. URL: https://www.cnews.ru/articles/rynok_po_obzor_sistem_elektronnogo

8. Российский рынок СЭД/ECM / TAdviser. URL: https://www.tadviser.ru/index.php/%D0%А1%D0%АD%D0%94

9. Храмцовская М. Российский рынок СЭД/ECM: перспективы развития // Информационная безопасность - 2015. - № 2. URL: https://lib.itsec.ru/articles2/doc/rossiyskiy-rynok-sed-ecm-perspektivy-razvitiya