Магистерская диссертация на тему: Архивные описи, их назначение и место в системе научно-справочного аппарата НСА

Введение

Политические и социально-экономические изменения жизни российского государства и общества, произошедшие за последнее десятилетие, существенно активизировали интерес общества к архивной информации и архивам, как хранилищам универсального информационного ресурса архивных документов.

Обеспечение общества достоверной информацией является одной из главных задач архивных учреждений Российской Федерации на современном этапе. Поиск архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования осуществляется на основе комплекса взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, созданных на единой методической основе, то есть на основе системы научно-справочного аппарата. Эффективность функционирования научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда России напрямую зависит от качества составления архивных справочников, а именно архивных описей.

Тема работы "Архивная опись как справочник по содержанию и учету единиц хранения в организациях и архивных учреждениях", так как именно архивная опись является базовым справочником российского архива. Архивная опись, будучи справочником по содержанию и учёту документов, несет большую информационную нагрузку и, кроме того, является основой для составления других типов архивных справочников: каталогов, путеводителей, указателей. От качества подготовки описей во многом зависит эффективность поиска архивной документной информации.

Проблема изучения архивной описи занимает значительное место в трудах современных ученых, архивистов, документоведов. Проблемой изучения понятия и назначения архивной описи, истории создания архивной описи, ее места в системе научно-справочного аппарата занимались Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина, Е.Н. Сахарова. Л.И. Белянина, Е.В. Алексеева уделяли внимание изучению архивной описи как справочника по учету и содержанию документов. Также в рамках этой темы были изучены основные правила работы архивов организаций и методические рекомендации по составлению архивных описей.

Исходя из темы нашей работы учитывая, что архивная опись является архивным справочником, предназначенным для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учёта дел, она выполняет ряд важных функций. В рамках данной работы подробно рассмотрены две функции: информационная, которая раскрывает состав и содержание документов, и учётная, которая обеспечивает учёт единиц хранения.

Объект исследования: архивные описи дел.

Предмет исследования: архивная опись как справочник по содержанию и учету единиц хранения в организациях и архивных учреждениях Российской Федерации.

Цель работы: анализ архивной описи как справочника по содержанию и учёту единиц хранения в организациях и архивных учреждениях современной России.

Задачи:

1. рассмотреть понятие, назначение архивной описи, историю ее создания и место в системе научно-справочного аппарата;

2. охарактеризовать архивную опись как внутрифондовый первичный учетный документ;

. охарактеризовать архивную опись как внутрифондовый справочник по составу и содержанию единиц хранения.

Данная работа состоит из введения, трёх глав, заключения, 8 приложений и списка источников и литературы.

В первой главе рассмотрены общие понятия об архивной описи, ее назначение, история создания и место в системе НСА.

Вторая глава посвящена изучению учетной функции архивной описи.

В третьей главе рассматривается информационная функция архивной описи.

Приложения представлены формами описей, титульного листа, листа-заверителя и внутренней описи.

Проблема архивной описи остается актуальной на сегодняшний день, так как именно архивная опись является основным архивным справочников в архивных учреждениях и организациях России, занимает особое место в системе НСА архива, является справочником, раскрывающим состав и содержание единиц хранения, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета, справочником, обеспечивающим эффективный поиск архивной документной информации.

архивный опись справочный

Оглавление

- Введение

- Архивные описи, их назначение и место в системе научно-справочного аппарата НСА

- Понятие об описи дел и документов

- История создания архивной описи

- Архивная опись как внутрифондовый первичный учетный документ

- Архивная опись как внутрифондовый справочник по составу и содержанию единиц хранения Заключение

- Список источников и литературы

- Приложения

Заключение

Рассмотрев сущность понятия архивной описи, проанализировав информационную и учётную функции архивной описи, выявив место и значение архивной описи в системе НСА, в ходе данного исследования нами была предпринята попытка изучить архивную опись как справочник по содержанию и учёту единиц хранения в организациях и архивных учреждения.

Для достижения данной цели в ходе работы были решены следующие задачи:

изучена имеющаяся научная литература и публицистика по теме исследования;

введено понятие и назначение архивной описи, её место в системе научно-справочного аппарата;

рассмотрена история создания архивной описи;

изучена и охарактеризована учётная функция архивной описи, раскрывающая сущность архивной описи как внутрифондового первичного учетного документа;

изучена и охарактеризована информационная функция архивной описи, раскрывающая сущность архивной описи как внутрифондового справочника по составу и содержанию единиц хранения.

В ходе работы мы пришли к следующим выводам:

Список литературы

Источники

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (в ред. ФЗ от 04.12.2006 № 202-ФЗ) // СЗ РФ. 2004. № 43. Ст. 4169; ИПС "Консультант Плюс".

2. Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утв. приказом Росархива от 11.03.1997 № 11; зарегистрирован в Минюсте РФ 08.07.1997 № 1344) // ИПС "Консультант Плюс".

. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации (утв. приказом Росархива от 13.02.2002 № 16). М., 2002.

. Основные правила работы архивов организаций (утв. решением Коллегии Росархива от 06.06.2002). М., 2002. 152 с.

. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19) // ИПС "Консультант Плюс".

. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28 с датой введения 01.01.1999). М.: Издательство стандартов, 1998. 7 с.

. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст с датой введения 01 июля 2003 г.). М.: Изд-во стандартов, 2003. 17 с.

8. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (утв. приказом Главархива СССР от 25 мая 1991 г. № 33). М.: Упрполиграфиздат, 1991. 74 с.

9. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000) (ред. от 27.10.2003).

. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08 ноября 2005 г. № 536, зарегистрирована в Минюсте РФ 27.01.2006 № 7418) // ИПС "Консультант Плюс".

Литература

11. Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения. М.: РГГУ, 2001. 396 с.

12. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Учёт архивных документов - основа обеспечения их сохранности. // Делопроизводство, 2003, № 4. с. 89-93

. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Опись - важнейший архивный справочник (история и методика составления). // Делопроизводство, 2004, № 2. с. 98-101.

. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Опись - важнейший архивный справочник (история и методика составления). // Делопроизводство, 2004, № 3. с. 99-103.

. Архивоведение. Уч. для нач. проф. образования. Учеб. пособие для сред. проф. образования. / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Под ред. В.П. Козлова. 5-е изд., допол. М.: Издательский центр "Академия", 2007. 270 с.

. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство / Под ред. Т.В. Кузнецовой. 2 изд., перераб. и допол. М.: МЦФЭР, 2006. 560 с.

. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. М.:ООО "Интел - синтез АПТ", 2005. 400 с.

. Павлюк Л.В. [и др.] Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Издание 9-е, перераб. и допол. СПб.: Издательский дом "Герда",2004. 356 с.

. Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода: Методическое пособие / Росархив. ВНИИДАД. М., 2003. 128 с.

. Составление архивных описей: Методические рекомендации / Росархив. ВНИИДАДА. М., 2003. 144 с.

. Энциклопедия секретаря / Андреева В.И., Быкова Т.А., Вялова Л.М. и др. М.: МЦФЭР, 2004. 144 с.