Дипломная работа на тему: ГКУСО ГАНТСДСО история создания, структура, основные правления деятельности

Введение

Одной из важнейших функций архивов всех уровней является использование документов. Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну.

К вопросам использования архивных документов действующие правила относят следующие: доступ пользователей к архивным документам, организация работы по рассекречиванию архивных документов, справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат) к архивным документам, формы использования архивных документов (исполнение запросов, обслуживание пользователей в читальном зале, инициативное информирование пользователей).

В Основных правилах работы с научно - технической документацией в государственных архивах СССР отражены специфические особенности системы справочного аппарата и использования научно- технической документации по исполнению тематических запросов, при организации выставок, лекций, подготовке докладов, использовании НТД через средства массовой информации и в читальном зале.

Государственный архив выдает научно-техническую документацию по запросам организаций и предприятий при наличии разрешения организации разработчика или директора архива. По запросам организаций и предприятий выдаются подлинники или копии НТД во временное пользование или для работы в читальном зале. В подлинниках выдаются сброшюрованные научно - технические документы (отчеты по НИР, пояснительные записки и др.), а также сброшюрованные светокопии. Графические документы, выполненные на кальке выдаются только в копиях. В запросах должен указываться наименование объекта, организации, на основании которых осуществляется поиск архивных документов. Выдача НТД во временное пользование оформляется специальным актом. При выдаче единицы хранения (или ее части) в акта выдачи указываются номера листов в соответствии с внутренней описью.

Имеет свои особенности и инициативное информирование о НТД. Государственный архив организует тематические выставки научно - технических документов по истории науки и техники. Для экспонирования на выставках используются текстовые, графические и фотодокументы, а рисунки и также личные документы выдающихся деятелей науки и техники. Экспонирование на выставках подлинных научно - технических документов допускается в исключительных случаях с разрешения вышестоящего учреждения государственной архивной службы. На этикетках к экспонатам выставки указывается вид НТД: автор, дата, составления, стадия (этап) разработки, краткое содержание, способ воспроизведения.

Лекции, доклады, экскурсии, встречи с общественностью посвящаются выдающимся деятелям, ученым и специалистам, строительству уникальных и особо важных объектов капитального строительства, уникальным изделиям. НТД, используемая через средства массовой информации должна отражать историю развития науки и техники, историю индустриализации страны, становление науки и техники, историю развития и реконструкции городов и населенных пунктов, историю отдельных предприятий, историю строительства уникальных зданий, создания уникальных изделий. Статьи, подготавливаемые для опубликования в печати, могут носить характер обзора НТД по определенной теме, посвящаться истории отраслей промышленности и народного хозяйства, истории крупнейших научных и научно - технических центров, истории открытий и изобретений, содержать информацию о деятельности ученых и специалистов. При подготовке статей учитываются запросы учреждений, интересующихся той или иной темой, вопросом. В зависимости от поставленной задачи, в статьях могут использоваться сами документы (чертежи, графики, фото, автографы и т.д.)

Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи. Особенностью архивного фонда и одним из основных отличий его от других информационных фондов является то, что его объем постоянно возрастает за счет новых поступлений, причем с течением времени информационная, историческая и научная ценность архивной информации не снижается, а, напротив, постоянно возрастает. Поэтому увеличивается и интерес исследователей к архивной информации.

Всем известно, что архивная служба строит свою работу по трём основным направлениям: формирование Архивного фонда, обеспечение сохранности и государственный учёт документов, использование архивных документов. Все эти направления, безусловно, важны, но именно работа по использованию архивных документальных богатств позволяет судить о многогранной деятельности архивистов, свидетельствует об эффективности и общественной значимости их труда. Практика использования документов показывает, что тесное взаимодействие архивистов и потребителей информации является важнейшим фактором удовлетворения запросов общества в ретроспективной документной информации.

Использование архивной информации - один из основополагающих аспектов архивной деятельности. Основные Правила работы государственных архивов Российской Федерации понятие использования архивных документов трактуют следующим образом: "применение пользователями и архивом архивных документов и/или информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства".

Основными принципами использования документов Архивного Фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность её поиска, получения и использования.

Организация использования архивных документов является частью научно-информационной деятельности архивов и направлена на введение в научный оборот и предоставление государственным, общественным организациям и гражданам ретроспективной документной информации. В современных условиях использование архивных документов отличается большим тематическим, географическим, хронологическим разнообразием. Расширилась сфера применения документной информации, происходят изменения в категориях ее потребителей.

Постоянное информирование государственных и общественных организаций об архивных документов по актуальным проблемам политического и экономического развития страны, по вопросам науки и культуры, предоставление документов исследователям в читальных залах архивов, выдача копий документов, организация документальных выставок, публикации в печати, привлечение материалов для подготовки кинофильмов, теле- и радиопередач, исполнение запросов учреждений и граждан социально-правового характера, подготовка сборников документов - вот далеко не полный перечень форм использования архивных документов в деле удовлетворения потребностей общества в ретроспективной документной информации.

Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного Фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну.

На нынешнем этапе качественного преобразования российского общества, в условиях осуществления поставленных задач социально-экономического и политического развития особое значение приобретает глубокое изучение исторического опыта прошлого, его анализ и творческое общение. Так, совершенствование структуры экономики, организации производства и труда, планирования и прогнозирования социально-экономического и политического развития все в большей мере осуществляется на основе имеющегося опыта, отраженного в архивных документах, что и обусловило актуальность данной работы. Обогащение духовного мира российского народа неотделимо от необходимости познания истории страны, отраженных документов. Углубление творческого подхода к развитию общественных наук, и прежде всего исторической науки, их стремление удовлетворить конкретные нужды практики, дальнейший всесторонний анализ накопленного опыта также способствуют значительному повышению интереса к архивным документам. Все это конкретно воплощается в значительном расширении использования документальных богатств нашего общества.

Актуальность выбранной темы объясняется тем, что архивные документы, представляя материальную и духовную жизнь общества, имея историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являются одним из символов российской государственности, отражают правовые и организационные основы ее становления и развития. Архивные документы содержат сведения по политической истории страны, истории ее экономики, науки, культуры, социального развития населяющих Россию народов и народностей.

В связи с этим целью данной дипломной работы является характеристика направлений использования архивных документов.

В нашем исследовании мы постараемся раскрыть одно из основных направлений деятельности Государственного архива научно-технической и специальной документации с момента его создания до мая 2013 года, т.е. до середины первого квартала текущего года.

Основными принципами использования документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования.

Для полноценного раскрытия темы необходимо решение следующих задач:

. Определение направлений использования архивных документов;

. Постановка целей использования архивных документов;

. Характеристика форм использования документов.

В качестве научной литературы для дипломной работы были использованы труды исследователей советского и постсоветского периода, связанные с организацией работы с научно-технической документацией в государственных архивах СССР и Российской Федерации. Использованная литература может быть разделена на две группы:

) пособия, среди которых можно выделить пособие для архивистов "Организация использования документов ГАФ СССР" и учебное пособие коллектива авторов "Архивоведение" под редакцией В.П. Козлова.

) Периодические издания, прежде всего журналы "Отечественные архивы" и "Вестник архивиста".

В "Организации использования документов ГАФ СССР" довольно полно дана характеристика форм использования документов. Авторы подробно останавливаются на разборе инициативного информирования потребителей, организации использования документов через СМИ и встреч с общественностью, исполнения социально-правовых и тематических запросов. Отдельное внимание уделено вопросам организации комплексного использования архивной информации.

"Архивоведение" - пособие, в котором в комплексе рассматриваются проблемы направлений использования документов, вопросы анализа целей использования архивных документов и связанных с ними форм использования. (Е.В. Алексеева, 2005)

Статьи "Отечественных архивов" рассматривают различные формы использования документов на примерах архивов и архивных органов.

Например, Н.И. Капустина считает, что "одним из напряженных участков остается исполнение социально-правовых запросов граждан…возрос поток личных обращений граждан по вопросам местонахождения документов ликвидированных предприятий и организаций". (Капустина, 1992)

В статье Н.Е. Елисеевой и И.М. Нагаева сообщается, что "…основными формами использования документов ЦГАСА… в последние годы [1990-годы] являлись исполнение тематических запросов и использование документов архива исследователями через читальные залы". (Елисеева Н.В., 1992)

"Вестник архивиста" дает оценку современного состояния архивов посредством определения процедуры доступа к документам государственных архивов, их соответствия демократическим принципам и зарубежным аналогам. (Павлова, 2007)

Источниковую базу дипломной работы составили опубликованные и неопубликованные документы. Опубликованными источниками исследования являются нормативные и методические документы, которыми должен руководствоваться архив при работе с НТД. В своей работе государственные архивы руководствуются Основными правилами работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, принятых в 1991 году. Данные Правила подготовлены с учетом изменений, которые произошли в документировании и стандартизации, а также опыта работы, накопленного ведомственными службами НТД и государственными архивами за период после издания в 1977 году Главархивом СССР "Правил работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях СССР".

Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в ГКУСО "ГАНТСДСО", осуществляется в соответствии с такими законодательными и нормативными актами как Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" (№125-ФЗ от 22.10.2004 г), Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" (№ 149-ФЗ от 27.07.2006г.), законом Российской Федерации "Об участии в международном информационном обмене", закон Российской Федерации "О государственной тайне" (ст.13, 14, 15), "Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации", зарегистрированными Минюстом России 16 декабря 1996 г. и др.

Также архив руководствуется Основными правилами работы с научно-технической документацией в государственных архивах Российской Федерации, одобренными решением Коллегии Росархива в 2003 году. В новых "Правилах…" регламентированы основные направления работы с НТД в государственных архивах Российской Федерации с учетом современного законодательства Российской Федерации, международных, государственных (национальных) российских стандартов и других нормативных актов, регламентирующих создание, хранение и обращение в Российской Федерации разных видов НТД на бумажных, машинных, пленочных и других носителях информации. Впервые новые "Правила…" регламентируют работу с НТД в электронном формате и применение автоматизированных архивных технологий для обеспечения основных функций государственных архивов, комплектующихся и/или хранящих НТД.

Помимо основных правил работы с НТД, архив руководствуется Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, принятыми в 2007 году. Эти правила являются едиными для государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек, организаций Российской академии наук.

Кроме того, используют наработки и многолетний опыт работы с НТД в РГАНТД г. Самара: Методические рекомендации по организации работы по экспертизе ценности научно-технической документации источников комплектования филиала РГАНТД (Самара, 2007); Методические рекомендации по упорядочению и приему научно-технической документации в федеральные и государственные архивы субъектов Российской Федерации (Самара, 2007). Данные рекомендации предназначены специалистам федеральных и государственных архивов субъектов Российской Федерации, комплектующихся НТД, а также архивов государственных и негосударственных научно-технических организаций и предприятий Российской Федерации для оказания практической помощи специалистам при подготовке НТД к передаче на постоянное хранение.

В связи с развитием информационного общества в качестве источника следует выделить официальный сайт ГКУСО "ГАНТСДСО", который отчетливо отражает основные направления деятельности архива. На сайте размещены документы, которыми архив руководствуется в своей работе информация о составе и содержании документов архива, а также результаты работы в области комплектования, хранения, учета и использования научно-технической документации в архиве.

Основу дипломной работы составили неопубликованные источники. Это документы, находящиеся на стадии текущего делопроизводства ГАНТСДСО: устав архива, положение об отделе комплектовании, годовые планы работы, отчеты и иные документы.

Эти документы отражают работу архивистов по организации комплектования архива научно-технической и специальной документацией, ее особенности и результаты.

Помимо опубликованных и неопубликованных источников в дипломной работе использованы архивные фонды организаций-источников комплектования ГАНТСДСО.

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" обеспечивает право на доступ к информации. "Граждане и организации вправе осуществлять поиск и получение любой информации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований, установленных Федеральным законом и другими Федеральными законами…Гражданин имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц в порядке, установленном законодательством РФ, информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы".

Структура работы следующая: введение, три главы, которые включают разделы, заключение, список использованных источников и литературы.

Во введении обосновывается выбор темы, формулируется цель работы, ставятся задачи исследования, дается анализ использованных источников и литературы, описывается структура диплома.

Первая глава освещает историю создания, структуру и направления использования архивных документов в ГАНТСДСО, для того, чтобы дать общее представление о вопросе.

Вторая глава содержит характеристику справочно-информационного фонда архива.

В третьей главе в полной мере раскрывается порядок информационного обслуживания посетителей архива в читальном зале.

В четвертой главе дан подробный анализ форм использования документов исполнение запросов социально-правового и тематического характера.

Пятая глава отражает всю важность выставочной деятельности архива.

Заключение посвящено обобщению материала, характеристике поставленных задач, анализу результата их решения, выводам по теме.

Оглавление

- Введение

- ГКУСО ГАНТСДСО история создания, структура, основные направления деятельности

- Справочно-информационный фонд ГАНТСДСО

- Информационное обслуживание посетителей архива в читальном зале

- Порядок выполнения запросов граждан и организаций

- Выставочная деятельность архива Заключение

- Список литературы и источников

- Приложения

Заключение

Использование документов - одна из важнейших функций архивов всех уровней.

Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну. Необходимо дальнейшее расширение доступа к архивным фондам, развитие системы научно-справочного аппарата архивов; организация публикаций документальных источников по актуальным проблемам отечественной истории, использование архивных документов в культурно-просветительских целях; создание системы непрерывного повышения квалификации работников архивных учреждений, расширение практики стажировок и обмена опытом между отечественными и зарубежными архивами, учреждениями науки и культуры.