Реферат на тему: Сущность бизнес-процессов. Понятие бизнес-процесса. Описание бизнес-процессов

Введение

В условиях постоянной изменчивости внешней среды компании вынуждены постоянно улучшать свою деятельность. Это требует разработки инновационных технологий и приемов ведения бизнеса, повышение качества результатов деятельности и, конечно же, внедрение более эффективных методов управления и организации деятельности компаний. Огромное значение для компании имеет хорошо отлаженная система бизнес-процессов. Для этого руководителю компании должен владеть необходимой и достаточной информацией, которая позволяет знать не только, как работает компания в целом, как оно взаимодействует с внешними поставщиками и заказчиками, но и принципы организации деятельности на каждом отдельно взятом рабочем месте. Современную компанию можно сравнить с механизмом, функционирующим только при условии объединения всех его частей в определенном порядке и выполнении каждой частью только той функции, которая имеет значение для остальных частей и всего механизма в целом. Только в этом случае он сможет работать без сбоев, и им можно будет управлять. Поэтому для необходимость иметь такого рода информацию, создается модель.

Модель позволяет провести всестороннее исследование, взглянуть со всех точек зрения, увидеть то, что, возможно, не видят все работники предприятия, в том числе и руководство.

Имея модель компании, всех его бизнес-процессов, сфокусированных на конкретной цели, можно открыть возможность его совершенствования. Анализ компании как модели является удобным способом ответа на вопрос, что необходимо и достаточно для достижения конкретной поставленной цели.

Цель реферата - обобщение теоретического материала по проблеме бизнес - процессов.

1. Описание сущности бизнес-процессов.

1.1. Понятие бизнес-процесса.

При всем существующем разнообразии методов обследования деятельности предприятий, которые существуют и активно используются в современной практике управления, исследование бизнес-процессов занимает особое место по целому ряду причин. Принципиальная особенность подобного исследования состоит в возможности увидеть всю совокупность операций компании, которая приводит к созданию добавочной стоимости. Подобная возможность, не просто информирует, а является предпосылкой для менеджмента изменить парадигму мышления, ракурса оценки, широты охвата проблем, которые связаны с текущей деятельностью.

Любая компания является совокупностью взаимосвязанных бизнес-процессов. Эффективное управление этими процессами, постоянное совершенствование и оптимизация позволяют достигнуть реальное улучшение работы по основным показателям - сокращению издержек, оперативности, качества, удовлетворенности клиентов.

Для формирования общей бизнес - системы требуется проанализировать общую организационную структуру компании, для построения оптимизированной системы, которая позволит моделировать бизнес-процессы, потому что организационная структура предприятия не простоусловная схема, на которой указаны подразделения компании и взаимосвязи между ними. Она должна отражать логику функционирования компании и соответствовать стратегии ее развития.

Понятие бизнес-процесс по своей сути включает в себя два понятия: бизнес и процесс. Рассмотрим сначала понятие процесс. Одно из базовых определений процесса гласит "... - некоторая логическая последовательность связанных действий, которые преобразуют вход в результаты или выход".

Теперь к понятию процесс нужно добавить понятие бизнес, для того чтобы отличить бизнес-процесс от других видов процессов, которые происходят в рассматриваемой организации.

Бизнес-процесс - это цепочка логически связанных между собой, повторяющихся действий, в результате которых происходит использование ресурсов организации для переработки объекта с целью достижения определенных измеряемых итогов или продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей. Это целенаправленная совокупность взаимосвязанных между собой видов деятельности, которая преобразует ряд исходных данных в ряд выходных данных (товары или услуги), которые представляют ценность для потребителя.

В качестве примера рассмотрим бизнес-процесс "Обслуживание клиента в ресторане"

Рисунок 1 - "Обслуживание клиента в ресторане"[9]

Главный принцип в том, что у любого бизнес-процесса есть потребители внутренние или внешние. Опираясь на это определение, все действия внутри компании рассматриваются либо как бизнес-процессы, либо как его части.

1.2. Описание бизнес-процессов.

В экономической литературе выделяют вертикальный и горизонтальный способы описания бизнес-процессов.

В случае вертикального описания показны только работы и их иерархический порядок в дереве бизнес-процессов. Т.е. только вертикальные связи между родительскими и дочерними работами.

В случае горизонтального описания бизнес-процесса показана взаимосвязанность между работами, последовательность их выполнения и движение между ними информационных и материальных потоков. В этом случае отображаются горизонтальные связи между различными работами, которые составляют рассматриваемый бизнес - процесс (рис. 2).

Рисунок 2. - Горизонтальное и вертикальное описание бизнес-процессов

Специалисты по организационному проектированию в своей работе используют профессиональную терминологию описывая бизнес-процессы. Так к примеру, вертикальное описание бизнес-процесса некоторые специалисты называют функциональным описанием деятельности, а горизонтальное описание - процессным описанием или просто описанием бизнес-процессов[8].

Способы описания бизнес-процессов

Рассмотрим основные подходы к горизонтальному описанию бизнес-процессов. В настоящее время существуют три основных способа описания (рис. 3).

Первый способ - есть не что иное как текстовое последовательное описание бизнес-процесса. Примером текстового описания фрагмента бизнес-процесса является следующий текст: "Отдел продаж составляет договор купли-продажи и согласует его с Юридическим отделом".

Многие российские предприятия разработали для использования в своей повседневной деятельности регламентирующие документы, часть которых является процессными регламентами и представляют ничто иное как текстовое описание бизнес-процессов.

Для целей анализа и оптимизации деятельности организации данный не подходит. Так как что описание бизнес-процесса в текстовом виде системно рассмотреть и проанализировать не представляется озможным. Текстовая информация воспринимается человеческим мозгом последовательно. К примеру, когда человек читает регламент, и доходит до его конца, практически всегда он уже забыл про то, что было прочитано в начале документа. Вторым недостатком текстового представления бизнес-процесса является то, что человеческое сознание устроено так, что оно эффективно может работать только с образами. При восприятии и анализе текстовой информации человеческий мозг раскладывает ее на ряд образов, что занимает дополнительное время и умственные усилия. Поэтому использование текстового описания бизнес-процессов влияет на производительность и качество решений по оптимизации деятельности отнюдь не в положительную сторону, что особенно сильно проявляется при принятии решение группой людей.

В свое время специалисты по информационным технологиям разработали более структурированный подход к описанию бизнес-процессов. Ими было предложено разбить бизнес-процесс по ячейкам структурированной таблицы, в которой каждый столбец и строчка имеют определенное значение. Данную таблицу читать более просто, из нее легче понять, кто за что отвечает, в какой последовательности в бизнес-процессе выполняются работы, и соответственно бизнес-процесс проще проанализировать. Табличная форма описания бизнес-процессов более эффективна по сравнению с текстовой и в настоящее время активно применяется специалистами по информационным технологиям для описания бизнес-процессов в приложении к задачам автоматизации.

В последние годы интенсивное развитие и применение при описании бизнес-процессов получили графические подходы. Признано, что графические методы наиболее эффективны при решении проблем, которые связанны с описанием, анализом и оптимизацией деятельности предприятия.

Было выявлено, что графика хороша тем, что информация представленая графически и расположенная в области зрения человека, воспринимается мозгом в качестве целого. Вторым преимуществом является то, что для менеджеров характерно правополушарное мышление и он мыслит в виде образов. Любую текстовую информацию он раскладывает в образы. Поэтому, когда ему представляют информацию в виде графических образов, значительно возрастают его возможности к анализу и принятию решений [3].

Рисунок 3. - Способы описания бизнес-процессов

Описание окружения бизнес-процесса.

Первым этапом при реализации процедуры описания бизнес-процесса является описание его окружения, представляющее собой совокупность входов и выходов бизнес-процесса, с указанием поставщиков и клиентов. Причем, поставщики и клиенты могут быть как внутренними, так и внешними. Внутренние поставщиками и клиентами являются подразделения и сотрудники компании, с которыми рассматриваемый бизнес-процесс взаимодействует.

Пример 1. В описании бизнес-процессе "Поиск, подбор и прием сотрудника в штат организации" в качестве входа указана заявка на подбор сотрудника, поступающего из профильного подразделения, являющегося внутренним поставщиком процесса. В качестве выхода процесса рассмотривается принятый на работу сотрудник, направляемый в указанное профильное подразделение и в этом случае профильное подразделение в то же время является и внутренним клиентом бизнес-процесса.

За счет подробного описания входов, выходов, поставщиков и клиентов горизонтальное описание бизнес-процесса более четко описывает бизнес-процесс и его рамки. В этом - одно из его преимуществ по сравнению с вертикальным описанием.

Пример 2. В одной организации при осуществлении вертикального описания деятельности был сформулирован перечень процессов и работ, реализуемых в компании. Среди данных бизнес-процессов, был процесс, который называется "Комиссионирование". Новые сотрудники, которые поступили на работу в организацию долго не могли понять что это за бизнес-процесс. Интересным является факт, что и сотрудники, которые проработали несколько лет в этой компании, запутано и по разному объясняли его структуру.

Для вертикального описания деятельности это считается вполне естественной ситуацией, т.к. только одним названием не возможно четко определить бизнес-процесс. Когда рассматриваемая компания применила горизонтальное описание, в рамках которого было описано окружение этого процесса, то выяснилось следующие факты. Входом бизнес-процесса "Комиссионирование" является заявка на набор заказа, поступающего от внутреннего поставщика процесса в роли которого выступает отдела сбыта. Выходом этого процесса является собранный заказ, внутренним клиентом которого является отдел доставки, доставляющий затем заказ внешнему клиенту. Теперь ясно видно, что бизнес-процесс "Комиссионирование" связан с набором заказа для клиента, происходящим на складе. Только подробное описание входов и выходов точно и конкретно описывает рамки бизнес-процесса, и очень часто без использования горизонтального описания бизнес-процессов в достаточно сложных ситуациях трудно обойтись.

Описывая окружение бизнес-процесса желательно выстроить его графическую схему (рис. 4).

Рисунок 4. - Схема окружения бизнес-процесса

Классификация входов и выходов бизнес - процесса.

При описании окружения бизнес-процесса приходится его входы и выходы делить на два типа: первичные и вторичные. В результате такого деления получаются первичные и вторичные входы, а также первичные и вторичные выходы.

Это делается для того, что бы не нарушать принцип Парето 20 на 80. Дело в том, что когда описывается окружение бизнес-процесса количество различных входов и выходов оказывается очень большим, в результате чего описанное окружение получается чрезвычайно больший и насыщенным. На это уходит много времени и сил и при этом малосущественная для анализа и принятия решения информация будет сильно мешать, что в дальнейшем может привести к не успешности проекта по оптимизации деятельности компании. Для того, что отделить существенное от несущественного используется деление входов и выходов бизнес-процесса на первичные и вторичные. Для этого что бы провести такое разделение нужно воспользоваться следующими определениями (табл.1).

Таблица 1. - Характеристики первичных и вторичных входов и выходов бизнес-процесс

Элемент

Определение и характеристики

Первичный выход

- Основной результат, ради которого существует бизнес--процесс.

- Определяется целью, назначением бизнес-процесса.

Вторичный выход

- Побочный продукт бизнес-процесса, который может быть востребован вторичными клиентами.

- Не является основной целью бизнес-процесса.

Первичный вход

- Поток объектов, инициирующий "запуск" бизнес-процесса - заказ клиента, план закупок и т.д.

Вторичный вход

- Потоки объектов, обеспечивающие нормальное протекание бизнес-процесса - стандарты, правила, механизмы выполнения действий, оборудование и пр.

Данный инструментарий первичности - вторичности используется для упрощения, ускорения и повышения качества работ по описанию и оптимизации деятельности предприятия. При описании окружения бизнес-процесса нужно сфокусировать внимание на описании его первичных входов и выходов. Вторичные входы и выходы должны быть описаны более детально, особенно при нахождении подпроцессов, для которых эти входы и выходы станут первичными.

Описание бизнес-процессов верхнего уровня.

Классический подход.

После этапа описания окружения бизнес-процесса наступает этап описания его внутренней структуры. При вертикальном описании показывают работы, составляющие бизнес-процесс. На шаге горизонтального описания рассматривается описание взаимодействий между работами, не исключая и материальные и информационные потоки.

Существует порядка нескольки десятков подходов или стандартов описания бизнес-процессов - ARIS, IDEF0 и др. Несмотря на это, у желающих освоить навыки описания и оптимизации бизнес-процессов встает проблема разобраться во всем этом разнообразии и принять окончательное решение о использовании определенного стандарта в данной ситуации.

Классическая методика описания бизнес-процессов, разработаная на заре рождения процессных технологий управления, достаточно простая и включает в себя всего лишь два стандарта описания бизнес-процессов - DFD и WFD. Остальные современные стандарты представляют собой разновидности и дополнения двух классических подходов DFD и WFD.

Согласно классического подхода стандарт DFD ( Data Flow Diagram) представляет собой диаграмму потоков данных, используемая для описания бизнес-процессов верхнего уровня. В свою очередь стандарт WFD (Work Flow Diagram) представляет собой диаграмму потоков работ, используемая при описания бизнес-процессов нижнего уровня. У диаграммы потоков работ имеется и другое название - диаграмма алгоритмов. Рассмотрим подробнее оба этих стандарта, которые составляют классическую методологию описания бизнес-процессов.

Построение диаграмм потоков данных - DFD

Стандарт описания бизнес-процессов DFD используют для описания процессов верхнего уровня.

На диаграмме потоков данных показаны работы выполняемые в описываемом бизнес-процессе, а также входы и выходы каждой из работ. Эти входы и выходы - информационные, либо материальные потоки. При этом выходы одной работы могут являться входами для других.

Входы и выходы, показанные при описании окружения бизнес-процесса - это внешние. Внешние входы на DFD-схеме поступают из вне от поставщика процесса, а внешние выходы уходят наружу к клиенту процесса. При построении DFD-схемы бизнес-процесса требуется перенести со схемы окружения процесса DFD-диаграмму. Для окончательного описания бизнес-процесса остается описать только внутренние информационные и материальные потоки. Каждый из которых является выходом одной из работ и в то же является входом для другой (рис. 5).

Рисунок 5. - Диаграмм потоков данных - DFD

Занимаясь построением DFD-схемы бизнес-процесса требуется помнить, что на схеме указаны потоки материальных и информационных потоков, но она не говорит о временной последовательности работ. Чаще всего временная последовательность работ совпадает с направлением движения потоков в бизнес-процессе. В общем случае это не верно, т.к. могут быть случаи подобные примеру (рис. 6).

Рисунок 6. - Несовпадение временной последовательности

работ и направления движения документа

В этом примере второе действие по времени начало выполняться раньше первого действия, но документ движется от первой работы ко второй. Поэтому стандарт DFD удобен для описания бизнес-процессов верхнего уровня или макропроцессов, при описании которых в общем невозможно определить временную последовательность действий, т.к. все действия выполняются одновременно или есть в наличии несколько вариантов различных последовательностей, зависящих от различных точек зрения. Рассмотрим пример второго бизнес-процесса(рис. 7).

Рисунок 7. - Бизнес-процесс верхнего уровня

Если организация использует схему работы "на склад", то при определении что происходит раньше закупка продукции или ее продажа могут быть два варианта результата в зависимости от двух различных ситуаций. Если данный продукт имеется в наличии на складе, то его закупка по времени раньше происходит, чем продажа. Однако, при обращении клиента продукция на складе отсутствует, и клиент готов подождать закупку, то процесс продажи происходит по времени раньше, чем закупка, а заканчивается позже. Поэтому, при описании данного бизнес-процесса и подобных ему более целесообразно использование DFD стандарт.

При построении DFD-схемы бизнес-процесса требуется показать подразделения и должности ответственнных за выполнение работ, входящих в состав процесса. Желательно каждой работе присвоить идентификатор, а также выполнить два правила при формулировке названия работ.

Правило 1. Наименование работы формулируется согласно формуле:

К примеру, если эта работа связана с действием по продаже продукции, то ее нужно назвать "Продажа продукции", а еще лучше уточнить вид продукции. В данном случае "Продажа" является действием, а "продукция" - объектом, над которым действие по продаже производится.

Правило 2. При формулировании наименования работы требуется использовать краткую и лаконичную формулировку, что повышает эффективность дальнейшей работы по оптимизации бизнес-процесса. Идеальный вариант когда наименование работы формулируется при помощи 2-3 слов. В крайнем случае в наименовании должно быть не более 50 символов. В сложных случаях, также рекомендуется для каждого краткого наименования работы сделать ее подробное описание, которое помещают в глоссарий.

При формулировании наименований материальных и информационных потоков также используют эти правила. В этом случае второе правило используется без изменений, а первое правило формулируют по следующей формуле:

Наименование потока =

Объект, которые представляет поток + Статус объекта

К примеру, если речь идет о продукции, отгруженной клиенту, то данный поток формулируют следующим образом - "Продукция, отгруженная" или "Продукция, отгруженная клиенту". В данном случае "Продукция" - это объект, который представляет поток, а "отгруженная клиенту" - это статус объекта[2].

Построение сети бизнес-процессов.

При описании и оптимизации деятельности компании целесообразно разработать DFD-схему самого верхнего уровня - уровня организации в общем. При выделении бизнес-процессов разрабатывают дерево бизнес-процессов, в котором процессы классифицируют на основные, которые обеспечивают и управленческие. Основная задача данной классификации - это облегчение работы по выделению процессов, снижение вероятности пропуска важных процессов, а также наглядное представление выделенных бизнес-процессов, которые разбиты на небольшие группы.

Другим наглядным представлением бизнес-процессов предприятия является DFD-схему, которую строят на основе бизнес-процессов, которые составляют дерево.

При построении окружения бизнес-процесса описывают входы и выходы. Вход и выход каждого бизнес-процесса соответственно являются выходом и входом для другого бизнес-процесса или внешнего субъекта, с которыми взаимодействует компания. Взаимодействия между бизнес-процессами, которые составляют дерево, показывают с помощью сети процессов (рис. 8).

Рисунок 8. - Разработка сети бизнес-процессов

Иерархические связи и классификация бизнес-процессов на сети процессов не показывается для того, что бы не загромождать модель. В отличие от дерева бизнес-процессов сеть процесса дает более полное системное представление о деятельности организации, так как позволяет показать не только элементы организации, но и взаимодействия между ними. Помимо этого сеть процессов обеспечивает проверку разработанной модели деятельности организации на целостность, правильность выделения бизнес-процессов и описания их окружения. Если выход одного из бизнес-процессов, например документ, нигде далее не используется, то есть не является входом для другого бизнес-процесса или внешнего субъекта, то это означает следующее. Первое - описанный выход бизнес-процесса является либо ошибочным, либо лишним. В противном случае нужно найти бизнес-процесс для которого данный выход является входом и доработать схему окружения этого бизнес-процесса[8].

На практике сеть процессов часто называют сетью или схемой взаимодействия бизнес-процессов. Отличие сети процессов от классической схемы DFD состоит в том, что на сети нужно показать внешние субъекты, с которым взаимодействуют бизнес-процессы компании - клиенты, поставщики, банки и др. На рис. 9 приведено пример сети бизнес-процессов для производственной компании.

Оглавление

- Введение...3

- Сущность бизнес-процессов

- Понятие бизнес-процесса

- Описание бизнес-процессов

- Классификация бизнес-процессов

- Подходы к определению бизнес-процессов

- Процессный подход

- Структурный функциональный подход

- Заключение

- Список использованной литературы

Заключение

Бизнес-процессом называют цепочку этапов выполнения какого-либо цельного процесса, в котором чётко прописано каждое звено (этап действия), для которого есть свой регламент, инструкция, и, как следствие, очерёдность.

Бизнес-процессы компании являются движущей силой его стратегии. Описание и моделирование процессов оказывает помощь при описании и моделировании путей реализации стратегии предприятия. Постоянное совершенствование бизнес-процессов увеличивает эффективность предприятия и определяет его конкурентоспособность.

Рассмотрев в данном реферате теоретические вопросы, можем сделать выводы о том, что деятельность любого хозяйствующего субъекта представляет собой процесс, состоящий из множества шагов, которые совершает организация от одного состояния к другому, где "на входе" находится заказ, а "на выходе" ― продукт или услуга, предоставляющие ценность для потребителя. Отдельные шаги или задачи, входящие в данный процесс, при всей их важности не имеют значения для клиента, если процесс не срабатывает, продукт не изготовлен и услуга не оказана. Бизнес-процесс интегрирует узкоспециализированные производственные и управленческие операции и задачи в единый процесс, результатом которого должен быть не отчет вышестоящему управленческому звену, а вполне определенная конкретно значимая полезность для клиента. Переориентация внутрифирменных ценностей с пооперационных результатов на конечный интегрирующий бизнес-процесс ― исходный и обязательный момент реинжиниринга.

Список литературы

1. Е. Бережной. Инфологическое моделирование бизнес-процессов печатных агентств / Бережной Е. // Информационные технологии в социально-экономических и правовых процессах. Секция "Технология моделирования информационных систем": материалы Всерос. науч.-практ. интернет-конф. ― Ставрополь: Северо-Кавказский социальный институт, 2009.

2. Федюкин В.А. Управление процессами // Современный менеджмент. - 2011. - №5.

5. Басовский Л.Е. Реинжиниринг бизнес-процессов: модное лекарство? // Современный менеджмент. - 2007.

6. Бусленко Н.П. Моделирование сложных систем.// Н.П. Бусленко - М.: Юрайт, 2012. 465 с.

7. http://center-yf.ru/data/iр/Biznes-process.php

8. Бизнес-консалтинг. http://corpsite.ru/

9. Консалтинговая компания: http://www.regcons.ru/prim-biz-proc.htm

10. Сайт о менеджменте качества. Режим доступа: http://quality.eup.ru