Дипломная работа на тему: Улучшение качества процессов делопроизводства основе внедрения элементов системы менеджмента

Введение

Своевременное управление организацией (предприятием, учреждением) представляет собой непрерывную череду составления и движения документов. Документы используются аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Поток обрабатываемых документов, независимо от масштабов организации, достаточно велик. Документы составляют информационную среду любой организации, независимо от того каким способом они созданы - традиционным или с использованием компьютерных технологий.

Актуальность данной темы обусловлена тем, что при отсутствии правильной организации документооборота у любой организации возникают похожие проблемы - запутанные маршруты прохождения и потери документов, отсутствие четкой номенклатуры дел, проблемы с поиском документов, ведением управленческого учета, невозможность установить взаимосвязи между документами и в результате не получить оперативный доступ к истории той или иной сделки.

Документооборот охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке документов. Документооборот, который рационально организован, обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

Примерно 85% всей информации, которая необходима организации, сосредоточена в документах. Вся работа коллектива связана с документированием получаемой и используемой информации. Документы являются важной частью любой организации, так как с помощью документов до сотрудников доводятся указания руководителей, исполнение данных решений, происходит контроль исполнения. В документах фиксируется информация об оперативной работе организации. Также документы содержат полные сведения об аппарате управления предприятия и его деловой активности, а также - документы являются свидетельствами выполненных действий/ планов/ достижения установленных целей.

В рамках системы менеджмента качества, малые предприятия стремятся повышать степень удовлетворенности потребителей продукцией, улучшать показатели эффективности и результативности деятельности, и контролировать качество своей продукции, с целью повышения конкурентоспособности.

Цель данного исследования состоит в том, чтобы рассмотреть процесс прохождения документа от его создания до отправки адресату на примере предприятия …….. и определить способы сокращения длительности маршрута документа. / сократить время жизненного цикла документа за счет внедрения методики управления документацией организации

Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Провести обзор теоретических основ делопроизводства,

2. Анализ методов управления качеством при реализации функций менеджмента

3. Разработка методики по совершенствованию управления делопроизводством

Объект исследования - Гимназия №192 Калининского района Санкт-Петербурга "Брюсовская гимназия".

Предмет исследования - процессы и методы управления делопроизводством гимназии.

Теоретической базой при написании выпускной квалифицированной работы послужили нормативно-методические документы по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации; учебники по документоведению, статьи по соответствующей тематике.

К настоящему времени отечественным документоведением накоплен довольно значительный объем практических знаний, который отражен в учебных и методических пособиях, статьях, материалах конференций, но, к сожалению, нет до сих пор монографических исследований. В процессе работы над темой были использованы теоретический анализ и математические и статистические методы для обработки полученных данных.

Теоретическая значимость работы заключается в определении места и роли документооборота в системе управления предприятием

Практическая значимость работы заключается в том, что результаты исследования будут использованы руководством гимназии №192 Калининского района Санкт-Петербурга "Брюсовская гимназия".

Структура выпускной квалификационной работы соответствует содержанию и включает введение, три главы, заключение, приложения и список литературы.

Оглавление

- Введение 4

- Документация как основа системы менеджмента организации

- Сущность и классификация документов

- Документооборот и документопотоки на предприятии

- Общие проблемы управления документооборотом

- Выводы по главе 1

- Методы управления качеством делопроизводства

- Применение информационных и офисных технологий в современном делопроизводстве

- Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота Дело

- Выводы по главе 2

- Разработка методики по совершенствованию делопроизводства

- Унификация и стандартизация как способ совершенствования документооборота предприятия

- Основные требования к документации системы менеджмента по ISO 90012015

- Выводы по главе 3

- Заключение 59

- Список использованной литературы 60

- Приложения

Список литературы

Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. - М., 2017. 2. Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных. - М., 2016. 3. Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2015. №3. С. 23-26. 4. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2016. №4. С. 23-28. 5. Салменкова М.В Система электронных источников правовой информации: современное состояние и пути совершенствования: Автореф…дис. кан. пед. наук. /Краснодар. гос. ун-т культуры и искусств. Краснодар 2004. - 24 с.