Решение задач на тему: Совершенствование процесса проведения деловых совещаний в организации

Введение

В настоящее время растет интерес к изучению различных форм коллективного делового общения, таких как совещания.

Одним из направлений работы любого руководителя является организация и проведение подобных мероприятий. Предполагается, что деловое совещание как элемент управленческой деятельности руководителя позволяет использовать коллективный интеллект, знания и опыт специалистов для решения сложных задач, организовать обмен информацией между отдельными сотрудниками и структурными подразделениями, а также оперативно ставить конкретные задачи непосредственным исполнителям. Но есть проблема, суть которой заключается в явном противоречии между потенциальной полезностью этой формы управления и практическими выгодами, которые приносит фактически проведенная совещание.

Анализ управленческой деятельности при формировании российского рынка позволяет сделать вывод, что одним из решающих условий успеха руководителя является необходимость обеспечения его влияния на подчиненных с целью завершения их самореализации в профессиональной сфере. Следует отметить, что эффективный руководитель выполняет эту работу в процессе реализации трех основных ролевых функций: в качестве высококвалифицированного специалиста, умелого организатора совместной трудовой деятельности, компетентного практического психолога и воспитателя подчиненных [14].

Совещания играют важную роль в деловом общении. Их успех зависит не только от престижа людей и компаний, но и от самой возможности продолжения бизнеса.

Из-за низкой эффективности многие руководители используют форму деловых совещаний только в качестве крайней меры, тем самым совершая большую ошибку, поскольку согласованность важных решений является одним из факторов успеха их реализации. Исследования многих специалистов в области коммуникации и управления подтверждают нашу идею о том, что совершенствование методов принятия управленческих решений в коллективных формах является потенциалом многих организаций, фирм и учреждений, что зачастую недооценивается. Следовательно, хорошо спланированная и правильно проведенная деловая совещание способствует росту производительности и качества работы, создает благоприятный социально-психологический климат в коллективе и повышает эффективность всего организации.

Таким образом, актуальность нашего исследования обусловлена наличием проблем в организации деловых совещаний и необходимостью создания модели эффективной организации и проведения совещаний.

Объектом данного исследования являются деловые совещания, проанализированные с точки зрения их эффективности.

Предмет исследования - условия организации и проведения успешных деловых совещаний в организации.

Цель работы - определить условия для проведения деловых совещаний путем создания модели оптимальных совещаний и попыток реализации этой модели в реальном учреждении.

Поставленная цель реализуется в ряде основных задач:

- уточнить понятие, сущность и задачи деловых совещаний;

- на основе существующих методов и проведения деловых совещаний рассмотреть их классификацию;

- рассмотреть принципы и этапы проведения совещаний;

- изучить особенности процесса проведения деловых совещаний в организации;

- разработать рекомендации по совершенствованию процесса проведения деловых совещаний в организации.

Прежде чем продолжить, мы предположили, что корректировка совещаний на основе нашей модели проведения совещаний может существенно улучшить качество процессов коллективного принятия решений.

В данном исследовании мы использовали следующие методы:

- анализ теоретических источников;

- систематизация и классификация материала;

- изучение документации (протоколы заседаний).

Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и приложений.

Оглавление

- Введение 14

- Деловое совещание как элементы управленческой деятельности

- Деловые совещания понятие, сущность и задачи

- Классификация по целям и методам проведения

- Принципы и этапы проведения совещаний

- Анализ процесса технологий проведения деловых совещаний в организации

- Особенности процесса проведения деловых совещаний в организации

- Совершенствование процесса проведения деловых совещаний в организации

- Заключение 45

- Список использованной литературы 47

Заключение

Таким образом, на основании изложенного материала, сделаем следующие выводы по курсовой работе.

Если проанализировать управленческую деятельность в целом, то можно выделить ряд направлений, способствующих повышению ее эффективности. Одним из них является правильное проведение совещаний, переговоров, деловых бесед. Именно на эту работу руководитель тратит до 50% своего рабочего времени. Деловое совещание - один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию режима работы всего коллектива. Потребность проведения совещаний очевидна. Они необходимы для ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания и, как следствие, на весь коллектив.

Чаще всего деловые совещания проводятся: при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение, если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы; если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников.

Одна из основных задач ведущего делового совещания - привлечь как можно больше фактов, чтобы более полно оценить сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы. Конечно, у ведущего должна быть своя точка зрения на сложившуюся ситуацию, но необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять, правы они или нет в своем понимании проблемы. Если верна чужая точка зрения, ведущий совещания может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или упускают что-то существенное, он может сообщить недостающие факты. Правильно поставленные вопросы - прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание в нужное русло. Время проведения служебного совещания должно планироваться заранее и, по возможности, не нарушать общего ритма работы организации. При разработке регламента совещания следует помнить об организационно-психологических нормах его продолжительности.

Независимо от плановости проведения совещания руководителем должно быть выполнено основное правило по подготовке мероприятий такого типа: ознакомить заранее всех участников с целями, задачами, перечнем рассматриваемых вопросов, списком выступающих. Невыполнение этого правила ведет к снижению эффективности совещания, нарушению взаимоотношений в коллективе.

Таким образом, совещание - одна из важнейших форм управленческой деятельности, во время которой происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения. Как видим, совещание - процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил подготовки и проведения.

Список литературы

1. Абуладзе Д. Г. Документационное обеспечение управления персоналом: учебник и практикум для СПО / Д. Г. Абуладзе, И. Б. Выпряжкина, В. М. Маслова - Москва: Издательство Юрайт, 2018 - 299 с.

2. Абрамов А.Г. Современные принципы деловой переписки с использованием электронной почты // Научная периодика: проблемы и решения, 2012 - N 1 - С.4-7.

3. Басаков М.И. Делопроизводство [Документационное обеспечение управления]: учебник / Басаков М.И., Замыцкова О.И. - 13-е изд., стер. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2014 - 376 с.

4. Бороздина Г. В. Психология делового общения / Г.В. Бороздина - М.: ИНФРА - М, 2017 - 304 с.

5. Васильев М. Общая технологи работы с деловыми письмами // Налог. вестник, 2011 - N 5 - С.102-111.

6. Вечер Л.А. Секреты делового общения / Л.А.Вечер // Работа для вас, 2002- N 8.

7. Виноградов С.И. Культура русской речи: Учебник для вузов. / С.И.Виноградов. Под ред.проф. Л.К.Граудиной, проф.Е.Н.Ширяева - Москва: Изд. группа НОРМА-ИНФРА М, 1999 - 560 с.

8. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25 мая 1998 г. - № 33 - Москва: Главархив СССР, 1991.

9. Гравицкий А. Основы деловой этики / А. Гравицкий - Санкт-Петербург: Феникс, Северо-Запад, 2017 - 190 с.

10. Грозова О. С. Делопроизводство : учеб. пособие для академического бакалавриата / О. С. Грозова - Москва: Издательство Юрайт, 2018 - 124 с.

11. Давлетгаряева Р.Г. Универсальная этика и глобальные проблемы современности. В сборнике: Научное обеспечение инновационного развития АПК материалы Всероссийской научно-практической в рамках XX Юбилейной специализированной выставки "АгроКомплекс-2010". 2010. С. 228-229.

12. Доронина Л. А. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для СПО / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. - Москва: Издательство Юрайт, 2018. - 233 с

13. Игебаева Ф.А. Современный руководитель АПК: каким он должен быть (на примере Республики Башкортостан) // Аграрный вестник Урала. Всероссийский научный аграрный журнал, 2014, № 6 (124), С.105 - 108.

14. Игебаева Ф.А. Нравственность как ценностное выражение управленческой деятельности. В сборнике: Образование без границ -2014. Materiały X międzynarodowejnaukowi-praktycznejkonferencji. 2014.- С. 88-90.

15. Казакевич Т. А. Документационное обеспечение управления : учебник и практикум для СПО / Т. А. Казакевич, А. И. Ткалич. - 2-е изд., испр. и доп. - Москва: Издательство Юрайт, 2018. - 177 с.

16. Канке В.А. Современная этика: Учебник. 2-е изд., стереотип. / В.А. Канке. - Москва: Омега-Л, 2018. - 400 с.

17. Колтунова М.В. Язык делового общения / М.В.Колтунова. - Изд-во: Экон. литература. - Москва, 2003. - 288 с.

18. Колышкина Т. Б. Деловая культура: учеб. пособие для СПО / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. - 2-е изд., испр. и доп. - Москва: Издательство Юрайт, 2018. - 163 с.

19. Колышкина Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство: учеб. пособие для прикладного бакалавриата / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. - 2-е изд., испр. и доп. - Москва: Издательство Юрайт, 2018. - 163 с.

20. Кузин Ф.А. Культура делового общения: Практическое пособие / Ф.А. Кузин. - Москва: Ось-89, 2002. - 320 с.

21. Кузнецов И. Н. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления: справ. пособие для вузов / Кузнецов И.Н.- Ростов-на-Дону: Феникс, 2014. - 396 с.: ил. - (Справочник). - ISBN 978-5-222-23094-7: 376-00.

22. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум / И.Н. Кузнецов. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 477 с.

23. Кузнецов И. Н. Деловое общение. Деловой этикет [Текст]: учебное пособие для студентов вузов / И. Н. Кузнецов. - Москва: ЮНИТИ-ДАНА, 2015. - 431 с.

24. Курбатова Н. Техника проведения совещания // Консультант. 2005. N 23.

25. Магулаева А.А. Роль организационных коммуникаций в эффективности управления предприятием / А.А. Магулаева // Мир науки, культуры, образования. - 2015. - № 5. - С. 291 - 292.

26. Мансурова Т.Г. Влияние внутренних коммуникаций на эффективность деятельности предприятия / Т.Г. Мансурова, Г.Р. Гумерова, Н.В. Руднева // Экономика и предпринимательство. - 2017. - № 6. - С. 1084 - 1089.

27. Петрунин, Ю.Ю. Этика бизнеса: Учебник. 4-е изд. / Ю.Ю. Петрунин, В.К. Борисов. - Москва: ТК Велби, Проспект, 2017. - 352 с.

28. Пожникова, Н.М. Практикум по предмету "Документы, корреспонденция и делопроизводство": Учебное пособие / Н.М. Пожникова. - Москва: Академия, 2017. - 224 с.

29. Рыбаков В.А. Коммуникация как социальный механизм организационного управления / В.А. Рыбаков // Образование и наука в современных условиях. - 2015. - № 3. - С. 196 - 198.

30. Смирнов А.Н. Коммуникационная политика предприятия / А.Н. Смирнов - М.: LAP LambertAcademicPublishing, 2014. - 116 с.

31. Спивак В.А. Деловые коммуникации. Теория и практика / В.А. Спивак. - Москва: Юрайт, 2017. - 460 с.

32. Технология делового общения. - Москва: МарТ, ИКЦ "МарТ", 2015. - 128 с.

33. Чемоданова О.Н. Управление коммуникациями как фактор операционного менеджмента / О.Н. Чемоданова // Управленческие науки в современном мире. - 2016. - № 1. - С. 286 - 289.

34. Чернышева Л.И. Деловое общение [Электронный ресурс]: учеб. пособие для студентов вузов. - ЮНИТИ-ДАНА, 2012 - 415с.

35. Шапиро С.А. Организационные коммуникации в целях эффективной работы компании / С.А. Шапиро. - Москва: ГроссМедиа, 2017. - 336 с.