Решение задач на тему: Интеграция СЭД с системой архивного хранения. Анализ законодательного закрепления использования СЭД

Введение

В век IТ - технологий особую актуальность приобретает организация на предприятии электронного архива в рамках электронного документооборота. Говоря об электронном документообороте, мы обычно имеем в виду движение документов с момента их создания до уничтожения. Это движение поддерживают системы документооборота, которые также обеспечивают реализацию документально ориентированных бизнес-процессов и контроль над ними. А системы электронного архива решают преимущественно специализированные задачи - хранения и поиска нужных документов.

При классификации систем документооборота электронные архивы принято считать частным случаем СЭД. Главные задачи, которые они решают - это обеспечение эффективного, безопасного и надежного хранения документов, а также поиска информации.

Среди представленных на рынке продуктов можно выделить те, которые исполняют учетные функции при бумажных архивах, и те, что поддерживают хранение электронных версий документов, а также промежуточные варианты. Также архивные системы различают по типу контента, виду документов (правовые, кадровые, техническая документация и т.д.), архитектуре и функционалу.

14 июня 2018 г. на официальном сайте Федерального архивного агентства (Росархива) в разделе "Проекты документов" размещен "Проект типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов" объёмом 37 страниц.

Отрасль давно ожидала этот документ. И как заявлено в проекте, требования разработаны в целях формирования единой нормативной основы для систем электронного документооборота (СЭД) и систем хранения электронных документов (СХЭД), а также для оценки уже применяемых СЭД и СХЭД. В документе явным образом разделяются СЭД и СХЭД, и это важный момент.

Выделение термина СХЭД является одним из принципиальных отличий новых требований. Заметен явный акцент на этапе архивного хранения в жизненном цикле документа. Раньше речь шла в основном о СЭД, а вопросы хранения электронных документов (ЭД) оставались за кадром. Соответственно, документы длительных сроков хранения ранее либо изначально создавались в бумажном виде, либо распечатывались перед передачей на хранение.

Цель данной работы изучить интеграцию СЭД с системой архивного хранения.

Оглавление

- Введение 3

- Интеграция СЭД с системой архивного хранения

- Анализ законодательного закрепления использования СЭД с системой архивного хранения

- Интеграция систем электронного архива с ведомственными СЭД и системами контроля исполнения поручений ОКИД, УКИД

- Заключение 13

- Список литературы 14

Заключение

Внедрение современной системы электронного архива и переход на использование электронных информационных ресурсов позволит государственному учреждению совершить качественный скачок в документационном обеспечении исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг.

Предоставление государственных услуг и обеспечение открытости власти

Снижение, за счёт обеспечения эффективного поиска и работы с электронными документами, времени и трудозатрат на обработку:

- запросов, поступающих через каналы межведомственного взаимодействия.

социально-правовых запросов граждан, поступающих лично или через портал госуслуг.

Автоматизация процессов предоставления информации о деятельности государственного учреждения в публичный доступ на официальные порталы в сети Интернет.

Документационное обеспечение основных функций

Обеспечение полноты и оперативности получения необходимых для принятия решения электронных сведений и документов, даже в случае передачи бумажных оригиналов на постоянное хранение.

Оптимизация деятельности учреждения в части комплектования, обеспечения сохранности и использования электронных документов, в том числе в рамках взаимодействия с территориально-распределёнными подразделениями.

Обеспечение возможности одновременной работы сотрудников различных подразделений с электронными документами за счёт интеграции хранилища с используемыми информационными системами.

Создание основы для перехода органа власти на полностью электронный документооборот, а также централизованного подключения ГИС к инфраструктуре СМЭВ и официальным порталам в сети Интернет.

Список литературы

1. ФЗ-125 от 22.10.2004 "Об архивном деле"

2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" 31 марта 2015 г. № 526

3. Закон Свердловской области от 25 марта 2005 года № 5-ОЗ "Об архивном деле в Свердловской области"

4. Интеграция систем электронного архива с ведомственными СЭД и системами контроля исполнения поручений (ОКИД, УКИД) [Электронный ресурс] - Режим доступа. - http://www.elar.ru/resheniya/regionalnye_ogv/avtomatizatsiya_dokumentooborota_ogv/integratsiya_sistem_elektronnogo_arkhiva_s_vedomstvennymi_sed_i_sistemami_kontrolya_ispolneniya_poru/ (Дата обращения: 18.12.2018.)

5. Микрюков А. Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов [Электронный ресурс] - Режим доступа. - https://ecm-journal.ru/docs/Tipovye-funkcionalnye-trebovanija-к-sistemam-ehlektronnogo-dokumentooborota-i-sistemam-khranenija-ehlektronnykh-dokumentov-v-arkhivakh-gosudarstvennykh-organov.aspx Дата обращения: 18.12.2018.)

6. Ряшенцева Ю.А. Интеграция СЭД с современными информационными системами // Научное сообщество студентов: МЕЖДИСЦИПЛИНАРНЫЕ ИССЛЕДОВАНИЯ: сб. ст. по мат. XXXIV междунар. студ. науч.-практ. конф. № 23(34). URL: https://sibac.info/archive/meghdis/23(34).pdf (дата обращения: 20.12.2018)

7. Храмцовская, Н. Стандарты СЭД: что подойдет России? // [Электронный ресурс] - Режим доступа. - www.cnews.ru/reviews/index.shtml7200 (Дата обращения: 18.12.2018.)