Дипломная работа на тему: Теоретические аспекты современных информационных систем. Понятие и сущность информационных систем

Введение

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом.

Информация является основой процесса, управления, т.к. содержит сведения, необходимые для оценки ситуации и принятия управленческих решений, а управление предполагает воздействие на объект. Это воздействие осуществляется путем выдачи управляющих команд, разрабатываемых на основе анализа, имеющихся информационных характеристик ситуации.

Актуальность темы выпускной квалификационной работы определяется тем, что рационально управлять всеми видами ресурсами предприятия предпринимателю дают именно информационные технологии. Представляется, что ключевым фактором успеха работы руководителя предприятия является необходимость принятия правильного и своевременного управленческого решения о концентрации ресурсов. Сведения, предоставляемые информационными технологиями, позволяют осуществить концентрацию ресурсов в нужное время и в нужном месте для решения основных задач.

Формирование и внедрение информационных технологий и технических средств управления в организациях промышленности России происходит до настоящего времени стихийно и не всегда эффективно. Это объясняется следующими основными причинами:

- сохраняется функциональная несогласованность в действиях различных структурных подразделений предприятий при их автоматизации и информатизации и неоднозначность понимания сущности различных показателей менежерами-пользователями ИС / ИТ и их разработчиками;

- отсутствует координация процессов внедрения и использования ИС / ИТ между подразделениями предприятия и филиалами, которые могут быть территориально удалены друг от друга;

-в структурных подразделениях и филиалах используются различные несопрягаемые между собой ИС / ИТ (отличающиеся по основным возможностям и функциональному назначению, разной степени автоматизации бизнес-процессов, разных производителей и др.), что вызывает ограничения возможностей горизонтальной интеграции и невозможности, например, автоматического формирования консолидированной отчетности, рациональности логистических процессов и др. Отмеченные факторы ограничивают рост эффективности управления предприятий и не позволяют в полной мере использовать потенциал эксплуатируемых информационных систем.

В научной литературе также нет устоявшегося общепринятого подхода, к решению задач интеграции ИС / ИТ в основные бизнес-процессы организации. Отдельные задачи в области автоматизации и информатизации процессов управления предприятиями исследованы достаточно глубоко, накоплен определенный практический опыт решения задач в данной сфере, но пока остаются без достаточного обоснования подходы и методы к систематизации использования ИС / ИТ как инструментов управления, оценке адекватности их выбора, анализу рациональности использования. Как следствие, в профессиональной литературе не рассматриваются вопросы влияния ИС на повышение эффективности управления предприятием.

Отмеченные выше причины и факты и обусловили выбор темы исследования выпускной квалификационной работы, исходя из ее актуальности с научной точки зрения и высокой практической значимости.

Объект исследования - информационная система ООО "Кватро".

Предмет исследования - процессы управления ООО "Кватро", основанные на формировании и развитии информационных систем и технологий, обеспечивающие рост эффективности деятельности предприятия.

Целью исследования является совершенствование информационной системы деятельности предприятия с целью повышения эффективности его управления.

Задачи данного исследования:

- изучить понятие и сущность информационных систем в управлении предприятиями;

- рассмотреть методы управления предприятиями при создании информационных систем;

- рассмотреть эффективность как комплексная характеристика информационных систем предприятий;

- рассмотреть специфику предприятий в полиграфической отрасли;

- провести анализ информационной системы типографии ООО "Кватро";

- выявить проблемы информационной системы типографии;

- разработать проект внедрения (обновления) информационной системы типографии;

- расчет эффективности внедрения (обновление) информационной системы.

Теоретической и методологической основой исследования послужили

фундаментальные научные труды российских и зарубежных ученых и специалистов по вопросам разработки стратегии управления с использованием информационных систем и технологий, в том числе - Година В.В., Захмана Дж., Моисеевой Н.К., Родкиной Т.А., Саломатина Н.А., Шеера А.В. и др.

В процессе исследования использовались такие методы как: метод системного анализа; метод классификации; статистический, табличный, графический, описательный методы.

В данной работе представлены результаты выполнения описанных выше задач дипломной работы. Диплом состоит из трех глав.

Оглавление

- Введение

- Теоретические аспекты современных информационных систем

- Понятие и сущность информационных систем в управлении предприятиями

- Методы управления предприятиями при создании информационных систем

- Эффективность как комплексная характеристика информационных систем предприятий

- Специфика предприятий в полиграфической отрасли

- Характеристика информационной системы типографии ООО Кватро

- Организационная структура типографии ООО Кватро

- Анализ информационных потоков типографии

- Применение информационных технологий в ООО Кватро

- Проблемы информационной системы типографии

- Совершенствование информационной системы типографии ООО Кватро

- Оптимизация процесса допечатной подготовки

- План мероприятий по обновлению информационной системы типографии

- Расчет экономического эффекта от внедрения ИС

- Заключение

- Список использованных источников

Заключение

По результатам проведенного исследования можно сделать следующие выводы:

Информационные ресурсы необходимы для принятия управленческих решений, которые являются важной составной частью системы управления предприятием. Деятельность любого предприятия связана с управлением процессами, например, процессом сбора, накопления, обработки, передачи, хранения информации. Информационные потоки, поступающие со всех структурных подразделений предприятия, образуют информационную систему, которая, как и любая другая система, объединяет объект управления и орган управления. Совершенствование информационных систем способствует скорейшему достижению поставленных целей и задач развития и стабильного функционирования.

Информационную систему обеспечивают: технические средства; методы, модели, алгоритмы обработки информации, программ; документация по взаимодействию, например, персонала с техническими средствами; правовые нормы по эксплуатации информационных систем.

Внедрение информационных систем на предприятиях позволит снизить общие затраты, улучшить качество продукции и повысить качество обслуживания покупателей. Устранению излишка или дефицита информации в процессе управления предприятием как системой способствует использование различных экономико-математических методов обработки информации (данных), внедрение компьютерных программ.

В данной работе была проанализирована типография ООО "Кватро. Было выяснено, что ключевые процессы фирмы (допечатная подготовка заказа, планирование и снабжение, производство, организация передачи заказа) в цепочке добавленной стоимости соответствуют типовым; особенности и различия становятся заметными при рассмотрении организации процессов на уровне отдельных операций, сложившихся подобным образом по мере развития фирмы. При детальном изучении процессов на операционном уровне обнаружилось, что допечатная подготовка имеет множество неэффективных операций (например, перенос макета по папкам на сервере, ручной расчет стоимости заказа с помощью калькулятора, ручное ведение списка заказов - все это связано с неиспользованием имеющейся информационной системы), а также процесс плохо управляется и контролируется. Помимо этого, руководство процессом имеет амбициозные цели (при неверной оценке имеющихся возможностей и мощностей для выполнения заказа). Вследствие этого может возникать увеличение продолжительности работы с заказами или невыполнение обязательств по заказам, что сказывается на репутации фирмы и лояльности клиентов.

Для улучшения процесса следует использовать способ вертикального сжатия процессов и сокращения избыточных бизнес-процессов: делегировать часть полномочий, отказаться от неэффективных операций и пустить некоторые операции параллельно позволяет использование функций информационной системы управления предприятием PrintEffect.

Для повышения надежности процесса и разгрузки исполнителей решено делегировать часть полномочий директора и менеджеров путем введения новых должностей (главного менеджера и управляющего производством) и найма работников.

План оптимизации предполагает разработку регламента оптимизированного процесса и доведение его до работников, введение новых должностей в штат, составление должностных инструкций, найм, обучение сотрудников (нового работника - работе с производством, имеющихся сотрудников - работе с информационной системой). После этого производится тестирование оптимизированного процесса на основе мониторинга и анализа показателей эффективности и, при необходимости, внесение в регламент изменений (тестирование проводится до получения оптимального результата протекания процесса). После получения положительных результатов тестирования производится окончательный переход на новое выполнение процесса.

Расчёт экономического эффекта от внедрения показал, что проект по улучшению процесса на основе функциональности ИС окупится примерно за 7 месяцев и принесет прибыль в размере 202 961 р; использование ИС в процессе позволяет существенно сократить время обработки заказа до 76%, а также сократить ежемесячные затраты на 10656,25 р.

Внедрение оптимизированного процесса позволит снизить вероятность возникновения ряда рисков (в частности - репутационный риск), а также повысить управляемость процесса на основе показателей эффективности. Дальнейшие изменения в процессе допечатной подготовки не требуют изменения или отказа от каких-либо операций и, при наличии соответствующих целей предприятия, могут быть связаны с работой с клиентами, например, соединение телефонной связи и информационной системы и т.д.

Список литературы

- Альвеер, Т. ВРМN 2.0 Введение в стандарт моделирования бизнеспроцессов: учебник / Т. Альвеер. - Киев: Вusinеss Рrосеss Sоlutiоns, 2010. - 174 с.

- Бескоровайная, С. А. Оценка масштабов внедрения ЕRР-систем в российских издательствах и полиграфии в 2005-2016 гг. и перспективы на 20162017 гг. / С. А. Бескоровайная // Бухгалтерский учет в издательстве и полиграфии. - 2016. - 3. - С.

- Биннер, X. Управление организациями и производством. От функционального менеджмента к процессному: учебник / X. Биннер. - М.: Альпина-Паблишер, 2010 - 282 с.

- Борздова, Т. В. Информационные технологии в бизнесе: учеб. пособие / Т. В. Борздова, Л. В. Белецкая, В. П. Киреенко, Н. Н. Поснов. - Минск: ГИУСТ БГУ, 2012. - 72 с.

- Борискин, О. И. Стандартизация и сертификация информационноинтегрированных систем: учеб. пособие / О. И. Борискин. - Тула: Тульский государственный университет, 2015. - 138 с.