Дипломная работа на тему: Гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды

Введение

Актуальность темы. Необходимость существования РR-службы в том или ином виде сегодня становится все более очевидной для многих российских организаций. В первую очередь это обусловлено пониманием того, что любая организация функционирует в рамках сложной, конкурентной среды, в которую могут быть включены рынок определенных товаров и услуг, конкуренты, партнеры, инвесторы, все общество и определенные целевые аудитории, СМИ, государственные и общественные органы в масштабах конкретной местности, всей страны и даже мира.

Современная организация, созданная для достижения конкретных целей, осуществляет свою деятельность в условиях разнообразных взаимодействий и взаимосвязей, в окружении, имеющем разнообразные интересы экономические, политические, правовые, социальные и пр. Такая регуляция отношений с другими организациями, группами, общественностью в основном направлена на достижение взаимного доверия, гармонизацию отношений. Это предполагает специальное планирование и реализацию контактов и внешней информации на основе гибкого взаимодействия и обратных связей, то есть РR-деятельность. Кроме названных внешних субъектов, на деятельность организации большое влияние оказывают и внутренние - а именно, ее сотрудники. Таким образом, для того, чтобы извлекать пользу от всевозможных связей и зависимостей, в условиях которых существует и функционирует компания, необходимо эффективное управление ими.

Все выше сказанное делает актуальным обращение к теме дипломной работы. Поскольку управление представляет собой сложный комплекс мер, то им должна заниматься команда специалистов, будь то отдельное РR-подразделение компании, внешнее агентство или комбинация этих вариантов.

Цель работы - на основе анализа основных направлений деятельности пресс-службы ГУ Иркутского ЦГМС-Р разработать практические рекомендации по улучшению ее работы.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

рассмотреть понятие, функции, цели, структуру пресс-службы;

выявить основные правила и принципы работы пресс-службы со СМИ;

проанализировать основные направления деятельности пресс-службы ГУ Иркутского ЦГМС-Р

дать практические рекомендации по улучшению работы пресс-службы Иркутского Гидрометцентра.

Объектом данной работы является пресс-служба Иркутского Гидрометцентра; предметом - специфика деятельности пресс-службы ГУ Иркутского ЦГМС-Р

Методы исследования, используемые при написании данной работы.

Метод анализа: анализ теоретической литературы по теме исследования, анализ Интернет-сайта Иркутского Гидрометцентра (www.irkugms.com), анализ документов. (Устав, Положение, должностные инструкции пресс-секретаря ГУ Иркутского ЦГМС-Р)

контент-анализ публикаций СМИ.

пилотажный опрос (нестандартизированное интервью)

включенное наблюдение

Обзор литературы.

За основу для данной работы были взяты публикации в специализированных печатных изданиях ("Метеоспектр"), материалы сети Internet и материалы учебных пособий по паблик рилейшнз. Для раскрытия теоретического понятия "пресс-служба" были привлечены труды Бекетова А.В. Игнатьева Д.И., Чумикова А. Н.,Бочарова М.П.

При написании данной работы были использованы также труды таких ученых, Гундарин М.В.; Качалов, Почепцов, Ф.И Шарков. В работах Татаринова Г.Н. , Королько В.Г. "Управление общественными отношениями" содержатся сведения, показывающие место служб РR в фирмах разного размера. Большой объем информации о деятельности ПР-отделов представлен на web-сайтах Интернета: www .irkugms.com.ru, http://www.press-servict.ru, http://www.sostav.ru ,http://www.rupr.ru ,http://www.pronline.ru,http://www.triz-chance.ru , htpp://РR-life.ru , http://www.triz-ri.ru.

Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы и приложения.

Глава 1. Пресс-служба: сущность, функции, специфика работы

.1 Понятие, структура и основные функции пресс - службы

Большинство современных российских кампаний, государственных и муниципальных образований, органов власти, имеют в своей структуре специализированные отделы, деятельность которых, так или иначе, направлена на взаимодействие со средствами массовой информации.

На протяжении всего времени существования подобных отделов, теоретики связей с общественностью пытаются определить специфику их деятельности, выявить наиболее общие функции их работы. Наиболее типичными названиями данных структурных подразделений являются: отдел по работе со СМИ, пресс-центр, пресс-служба, отдел по медиа-маркетингу и т.д.

Большая российская энциклопедия дает следующее определение понятиям пресс-бюро и пресс-центр:

1) служба информации, организуемая на период работы съездов, конгрессов, спортивных состязаний и т.д. для содействия журналистам, освещающим данные события. Организует пресс-конференции, выпускает пресс-релизы и т.п.;

2) Постоянно действующие органы информации при редакциях крупных газет, агентствах печати, телеграфных агентствах и др.

В то же время Толковый словарь русского языка содержит такую трактовку слова "пресс-служба" - "отдел сбора и обработки информации по материалам печати.

Таким образом, если в первом определении мысль сводится к взаимодействию с журналистами, то есть к целенаправленной работе по доведению каких - либо сведений до средств массовой информации, то во втором определении акцент ставится на сбор и анализ выступлений в СМИ по тому или иному поводу, которые уже состоялись.

Определения понятия "пресс - служба" в Толковом словаре русского языка и Большой российской энциклопедии не противоречат друг другу, а только лишь демонстрируют возможность пресс - службы заниматься разными направлениями деятельности.

Идеальную модель пресс-службы и оптимальный перечень конкретных ее задач составить достаточно сложно из-за ее многофункциональности, зависимости направлений деятельности от таких факторов, как специфика региона, в котором работает компания, особенности руководства.

Прямым подтверждением данного вывода, являются труды А.В. Бекетова и Д.И. Игнатьева. В своей работе "Энциклопедия РR от поколения РR-Next" А.В. Бекетов и Д.И. Игнатьев констатируют, что "характер функций пресс-службы, ее штатное расписание и бюджет по ее содержанию, а также, в немалой степени, и эффективность ее работы большей частью зависят от того, какой подход к ее построению будет выбран". На основании исследования деятельности пресс-служб различных организаций, авторы выявили три подхода, каждый из которых определяет место службы в общей структуре компании, ее роль в управлении жизнью организации и степень самостоятельности компании в осуществлении своей информационной деятельности.

В рамках первого подхода, пресс-служба рассматривается как один из ключевых механизмов управления деятельностью организации и ее развития. В этом случае пресс-служба выступает "системообразующей частью", которая напрямую подчиняется руководству компании и имеет широкие полномочия по использованию ресурсов организации.

При использовании второго подхода, пресс-службе отводится роль "промежуточного звена" между компанией и внешними субъектами информационной деятельности. Задачи службы при этом ограничиваются сформулированным руководством перечнем и, как правило, ограничиваются мониторингом средств массовой информации, проведением мероприятий и взаимодействием со СМИ.

Третий подход предполагает использование инструментов аутсорсинга, то есть поручения выполнения ряда функций сторонним организациям. Необходимость в собственной пресс-службе в этом случае отпадает или основной целью ее деятельности становится координация работ подрядчиков.

Работу пресс-службы организации можно условно поделить на две сферы: внутреннюю и внешнюю. Внутренней сферой является сама организация (например: региональная организация). Внешней сферой является все то, что окружает организацию. Схематически это можно выразить следующим рисунком, где внешний круг означает партнеров внешней сферы, а круг внутренний, соответственно, - внутренней сферы организации.

Организация процесса сотрудничества

Сферы деятельности пресс-службы организации также можно поделить в зависимости от целей: внутренних или внешних.

Также можно выделить еще одну сферу - охранную, "в соответствие с которой осуществляется защита служебных тайн, не предназначенной для широких групп общественности"

В связи с вышесказанным, главной целью работы пресс-службы организации является:

- освещение деятельности организации в средствах массовой информации и формирование посредством этого положительного имиджа организации

- создание единого информационного потока внутри организации и от организации

Внутри организации пресс-секретарь территориальной организации взаимодействует с пресс-секретарями первичных и местных организаций и формирует внутреннее информационное поле. Это поле представляет собой хорошо отлаженные коммуникационные линии для передачи оперативной информации.

Во внешней сфере - СМИ, органы государственной власти различных уровней, общественные организации, коммерческие организации. Официальный представитель по связям со СМИ, как и сотрудник (руководитель) пресс-службы должен быть знаком с позицией должностного лица по разнообразным вопросам и иметь прямой доступ к данному должностному лицу. пресса служба иркутский

Официальный представитель должен обладать возможностью сообщать неотложные новости непосредственно должностному лицу в любое время, минуя личного секретаря, помощника или иных третьих лиц. Несмотря на то, что такая неограниченная возможность доступа может вступать в противоречие с установленным порядком субординации, именно данная возможность позволяет организации быстро реагировать на вопросы, связанные со СМИ.

Представитель по связям со СМИ так же должен участвовать в принятии решений, для того, чтобы лица, определяющие политику, понимали, как повлияют, предложенные ими действия на взаимоотношения с общественностью. Если представитель по связям со СМИ не участвовал в разработке решения, ему будет трудно понять контекст данного решения и разъяснить его СМИ.

По словам Йони Инмана из Национальной ассоциации сотрудников государственных пресс-служб (НАСГП): "Если государственный чиновник планирует предпринять какое-либо действие, вам необходимо знать, как оно будет воспринято. Лучше пригласить специалиста по распространению информации для участия в обсуждении на ранних стадиях работы, чем столкнуться с необходимостью исправлять положение задним числом, имея дело с неожиданно отрицательной общественной реакцией, возникшей из-за того, что специалист, чувствующий общественное настроение, во время не был подключён к работе".

Структура пресс-службы определяется в зависимости от величины организации, ее целей и задач, от интереса общества к ее работе, от стремления и умения руководства вести публичную деятельность. Руководитель пресс-службы и (или) пресс-секретарь подчиняется непосредственно руководителю организации и взаимодействует со всеми структурными подразделениями.

Современные пресс-службы выполняют в своих организациях роль информационного центра, являясь структурой, которая обеспечивает сбор, обработку, сохранение и трансляцию информации во внешнюю среду.

Обычно пресс - служба включает в себя следующие три отдела:

- пресс-офис или информационную службу (Press Office), в задачу которой входит взаимодействие с центральными, региональными и местными СМИ;

- отдел по связям с общественностью (Publisity Office), целью которого является) реализация специальных отдельно финансируемых информационных, пропагандистских и рекламных проектов и кампаний (кампании против вождения автомобиля в нетрезвом виде, предупреждение несчастных случаев на железных дорогах и т.п.);

- отдел по работе с письмами и обращениями граждан (Еquiry Office) -рассмотрение жалоб и иных заявлений, поступающих от населения.

Пресс - служба как структура часто состоит из восьми, десяти человек. На региональном уровне таких сотрудников намного меньше - от одного до двух человек. В состав пресс - службы обычно входит сектор электронных СМИ. Специалисты этого сектора отвечают за рассылку электронной почты и обновление сайта в Интернете. Остальные сотрудники готовят информационные сообщения, пресс-релизы, информационные материалы для СМИ. В настоящее время, особенно в районах, состав пресс - службы не очень большой, и один - двое сотрудников выполняют работу целого отдела пресс - службы.

На федеральных уровнях власти существуют многочисленные и часто самостоятельные службы по связям со средствами массовой информации. Как правило, руководитель такой разветвленной пресс-службы имеет несколько заместителей, которые курируют отдельные направления деятельности подразделения:

- взаимодействие с редакциями и журналистами, проведение аккредитации, организация пресс-конференций, подготовка материалов для корреспондентов, мониторинг текущей печатной и электронной периодики, составление дайджестов и первичный анализ публикаций.

- ведение досье по отдельным проблемам и персоналиям с целью обеспечения информацией как самого ведомства, прежде всего руководства, так и журналистов в отдельных пресс-службах

- организация работы теле- и радиостудий, создающих собственные программы.

Штаты пресс-служб, несмотря на их специфическую деятельность, на первых этапах формирования заполняются по преимуществу государственными служащими, в частности теми, кто в должной степени не проявил себя на других участках работы. Постепенно, когда взаимодействие со средствами массовой информации стало приобретать организованность и оказывать влияние на образ организации в глазах общественности, в пресс-службах прочно закрепляются профессиональные журналисты, перешедшие на государственную службу. Сегодня, как правило, обе категории сотрудников более или менее успешно сосуществуют.

Подготовка материалов для средств массовой информации от сотрудников пресс-служб зачастую не требуется, но способность "владеть пером" высоко ценится, поскольку именно журналисты по большей части оказывают помощь руководителю ведомства при подготовке текстов публичных выступлений. Кроме того, журналисты, перешедшие на работу в аппарат органов власти и бизнеса, являются связующим звеном между структурами и прессой, так как знают профессиональную психологию работников СМИ, имеют связи с редакциями. Двойственное положение сотрудников пресс-служб, когда они в равной степени должны быть адаптированы к профессиональной среде служащих, и к профессиональной среде журналистов, как правило, отражается на выполнении ими служебных обязанностей, которая требует лояльности.

Направленностью последних лет стал поиск редакциями "своих информаторов" среди государственных служащих, которые способны сообщать журналистам интересующие их конфиденциальные сведения. Чаще всего к ним относятся сотрудники пресс-служб, нахождение с которыми дружеских контактов необходимо для любой работающей с ведомством редакции.

Отношения с общественностью (public relations) и отношения с прессой (press relations) часто обозначаются одной и той же аббревиатурой РR, которая иногда вносит путаницу. В России путаница распространяется не только на названия, но и на специфику деятельности. Очень часто функции рr - специалиста и сотрудника пресс-службы являются похожими.

Перечислим основные функции пресс-службы:

- Мониторинг выступлений СМИ;

- анализ публикаций с выработкой конкретных предложений руководству по проведению тех или иных мероприятий;

- разработка планов и стратегий информационной политики компании;

- подготовка текстов заявлений руководства компании, пресс-релизов и оперативных сообщений пресс-службы;

- подготовка ответов на критические замечания со стороны различных категорий общественности и специальных опровержений на заведомо ложные и неточные публикации;

- организация интервью, пресс-конференций, выступлений по радио и телевидению руководства компании;

- размещение прямой и косвенной рекламы в СМИ;

- редакционно - издательская деятельность;

- подготовка роликов и сюжетов о деятельности компании, в том числе заказного характера;

- ведение досье на основные СМИ, ведущих журналистов и т.д.;

- прогнозирование редакционной политики ведущих СМИ.

А.С. Тарасов в своей монографии "Современная пресс-служба" формулирует довольно широкие направления деятельности пресс-служб государственных организаций. Автор отходит от детального перечисления форм и методов работы и выделяет следующие направления:

- управление контактами со СМИ и информацией;

- формирование собственного информационного потока организации;

- манипулирование информацией,

- информационное партнерство,

- распространение и сбор эксклюзивной информации,

- оптимизация формы и стиля подачи материалов об организации

- стимулирование роста публицистической ценности материалов об организации.

Похожие направления деятельности служб по связям с общественностью были сформулированы еще в 1998г. О.Н. Савиновой. Исследовательница, на основании данных, полученных в результате анализа работы региональных органов власти, выделила следующие направления: установление, поддержание, расширение контактов с гражданами и организациями, информирование общественности о существе принимаемых решений, анализ общественной реакции на действия должностных лиц и органов власти, прогнозирование социально-политического процесса и обеспечение органов власти прогнозными аналитическими разработками; формирование благоприятного имиджа власти и должностных лиц.

Наиболее значимыми в деятельности современных пресс-служб, по мнению А.С. Тарасова, являются "содержательные, организационные и процессуальные аспекты их взаимодействия со средствами массовой информации". Эти аспекты складываются из таких показателей, как: существование в организации управленческой и информационной деятельности, работа информации, отношения между сотрудниками и журналистами, использование в процессе работы методов и процедуры деятельности.

Такой подход полностью лишает актуальности все попытки стандартизировать схемы и структуры построения пресс-служб. Каждая отдельно взятая пресс-служба, по мнению исследователя, индивидуальна и заслуживает отдельного изучения и анализа.

Иной взгляд на деятельность пресс-служб представлен в работах зарубежных авторов. Специализированные подразделения организаций, деятельность которых связана с массовой информацией, во многих странах Европы и в США имеют достаточно продолжительную историю. Развитие пресс-служб в этих государствах не имело каких-то преград и информационных барьеров. В связи с этим, теоретических работ иностранных авторов о структуре, целях и задачах работы пресс - службы достаточно много.

В работе доктора философии, члена Парламента Великобритании от Консервативной партии с 1979 по 1997 гг. Кита Хэмпсона "Правительство Великобритании. Координация связей с общественностью" наиболее полно и системно отражены различные аспекты работы пресс-служб государственных и муниципальных органов власти. Автор исследования на основании подробного исторического анализа становления и развития института пресс-служб министерств и ведомств делает вывод, что данные службы в Британии, в первую очередь, являются "инструментом, с помощью которого Правительство устанавливает связь с населением". При этом выделяется две основных задачи данных структурных подразделений: информирование населения по самым различным вопросам "построение имиджа" власти в умах избирателей и формировании позитивного мнения о ее деятельности".

Нужно отметить, что "информирование населения" рассматривается Китом Хэмпсоном не как необходимость власти, которая должна периодически сообщать народу о тех или иных своих решениях. Автор исследования утверждает, что "информировать население" необходимо по самым различным вопросам, например: каков размер пенсии, на получение каких пособий и льгот могут рассчитывать инвалиды, какова опасность заболевания раком или насколько велика вероятность попасть в автомобильную катастрофу.

Не менее важным признается и объяснение людям, как та или иная программа, проект могут повлиять на их жизнь: что они могут получить от новой системы образования, здравоохранения и т.д. Информирование населения о рисках, с которыми оно сталкивается ежедневно (риск попасть в автокатастрофу, вред от курения) также входит в первоочередную задачу правительственных и муниципальных пресс-служб.

Системно и достаточно детально работа правительственных организаций Соединенных Штатов Америки описана в работе специалиста по государственным делам и коммуникациям Маргерит Х. Салливан "Ответственная пресс-служба: Взгляд изнутри" . Опираясь на труды Шейлы Тейт, автор монографии констатирует, что служба по связям с общественностью является "центром всей системы общения правительства США с народом. Пресс-служба - это, в первую очередь, канал, через который средства массовой информации ежедневно получают информацию о деятельности правительства.

Официально сформулированная задача данной службы заключается в "объяснении гражданам, как политика и программы правительства отражаются на их жизни. Эта сторона работы пресс-службы делает общедоступными заботы и планы правительственных чиновников, что помогает обществу понять, как на его жизни могут отразиться те или иные действия правительства". То есть, на первое место выходит функция пропаганды действий правительственных организаций.

В том же труде, анализируя опыт работы американских государственных и муниципальных пресс-служб, Маргерит Х. Салливан формулирует две их основные задачи:

- выступать адвокатами правительства в отношениях со СМИ, разъясняя положительные стороны его действий, исправлять ошибочную информацию и облегчать понимание и интерпретацию уже имеющей информации;

- выступать адвокатами СМИ перед правительством, доводя до него запросы журналистов.

Автор приходит к выводам, что, исходя из вышеперечисленных задач, перечень функций пресс-служб включает в себя следующее:

- проведение регулярных или специальных брифингов в качестве официального представителя должностного лица;

- ежедневные дела пресс-службы (мониторинг выступлений СМИ, составление и распространение пресс-релизов);

- содействие в разработке политического курса и стратегии информирования о нем СМИ и общественности;

- планирование и проведение кампаний в СМИ по распространению согласованных долгосрочных материалов;

- удовлетворение запросов СМИ;

- подготовка интервью и брифингов с государственными чиновниками для прессы;

- консультации с государственными чиновниками и их аппаратом по всем вопросам отношений с прессой и потенциальной реакции СМИ на предлагаемые политические решения;

- контроль за подготовкой выступлений, подготовка речей и сообщений;

- осуществления связи с другими государственными пресс-службами;

- организация работы с журналистами (аккредитация, подвоз, размещение в гостиницах и т.д.);

- анализ эффективности проводимых пресс-службой мероприятий и выработка рекомендаций на будущее.

Таким образом, деятельность правительственных пресс-служб США носит прагматичных и несколько утилитарный характер. Основная их миссия обеспечить информационную открытость чиновников, требуемую демократическими принципами построения государства.

Рассматривая функции пресс - службы, как отдела информации, необходимым становится и рассмотрение функций пресс - секретаря, как ключевой фигуры пресс - службы. Пресс - секретарь реализует в своей работе три функции: информационную, общественно - политическую и управленческую. Деятельность пресс - секретаря наглядно отображает отношения руководства с общественностью и со средствами массовой информации. Он регулярно общается с журналистами на пресс -конференциях, встречах и реализует информационную функцию. Выступая перед журналистами, пресс - секретарь сообщает детали и подробности события, мнения, приводит дополнительную аргументацию, альтернативные подходы. Комментируя тем самым деятельность руководства, он выполняет общественно - политическую функцию. Наконец, с помощью пресс - секретаря во многом реализуется обратная, (двусторонняя связь) руководства и общественности со средствами массовой информации.

Вся деятельность пресс - секретаря состоит из собственной работы и того, что он должен быть постоянно в курсе дел своего шефа. Таким образом, хороший пресс - секретарь должен быть источником информации; журналисты должны хотеть переговорить именно с ним; он должен быть хорошо информирован и готовить руководителя для общения с прессой. Он должен стремиться создавать такие информационные поводы, которые бы могли привлечь внимание средств массовой информации, и использовать все возможные средства, чтобы донести информацию до заинтересованных групп общественности. Важным является то, что стремясь обратить внимание средств массовой информации на те или иные проблемы, события организации, или отдельного лица административного органа, журналист или специалист по связям с общественностью должны строго отвечать требованиям, знать свои обязанности и полномочия, не переступать за рамки предписанных и указанных возможностей.

В работе пресс - службы право и этика журналистов и специалистов по связям с общественностью имеют большое значение. В России нет специального нормативного акта - закона о связях с общественностью. Однако public relations вместе с информационными агентствами представляет собой инфраструктуру журналистики и, следовательно, должно подчиняться требованиям Федерального закона "О средствах массовой информации". Основной проблемой журналистского права, на сегодняшний день, является противоречие между правом общества на информацию, на доступ журналиста к этой информации, и правом на информационную безопасность личности, организации. В европейской конвенции о защите прав человека отмечается, что "каждый гражданин имеет право собирать и распространять информацию, но при этом учитывать интересы государственной безопасности, общественной нравственности и репутацию частных лиц".

Различное понимание целей своей деятельности порождает непонимание в отношениях между сотрудниками пресс - служб и прессой. Отношения могут быть разными: дружественными, враждебными, нейтральными. Журналисты бывают недовольны, когда профессионалы РR пытаются:

- приукрашивать происходящие события,

- прямо или косвенно подкупать журналистов для публикации материалов, бесплатно под видом новостей давать рекламу

РR- специалисты выступают посредниками между представляемой ими организацией и целевой аудиторией. Поэтому, профессиональная коммуникация должна осуществляться в рамках закона, быть этичной, соответствовать правилам хорошего вкуса. В основе этих принципов лежат следующие положения:

- уважение к правам человека и власти закона,

- восприимчивость к культурным ценностям и нормам. Соблюдение этических норм является неотъемлемой частью профессии "паблик рилейшнз". Под влиянием традиций журналистики, равно как и этических кодексов деятельности РR - организаций, формируется этика отношений редакций СМИ и пресс - служб.

Деятельность специалистов РR должна быть основана на знании действующего законодательства. К ним относятся важнейшие статьи Закона РФ "О средствах массовой информации". Статья 4 указывает на "недопустимость злоупотребления свободой массовой информации в целях совершения уголовно наказуемых преступлений, для разглашения сведений, составляющих государственную или иную тайну".

Статья 51 гласит: "Недопустимо использовать права журналиста в целях сокрытия или фальсификации общественно значимых сведений, распространение слухов под видом достоверных сообщений, сбора информации в пользу постороннего лица или организации, не являющейся средством массовой информации".

Важно точно соблюдать алгоритм ответа пресс - службы на запрос редакции (статьи 38 - 40). Отвечать следует в течение семи дней. Ответ об отказе или отсрочке в предоставлении информации редакция должна получить не позднее трех дней после запроса. Отказ возможен в случае, если запрашиваемая информация является тайной, охраняемой законом.

Умение работать с журналистами, своевременно сообщать им точную, важную для общества, правдивую и объективную информацию является одним из важнейших требований к РR- профессии.

Сегодня многие современные Российские компании, государственные и муниципальные образования, органы власти не могут обойтись без специализированных отделов - пресс - служб.

Пресс - служба правительства и пресс - служба какой - либо организации, конечно, имеют схожие функции, но разница состоит в целях и задачах, которые преследует отдел информации. Поле деятельности пресс - службы колеблется от масштабов самого учреждения, государственного органа, от степени его "открытости" и готовности взаимодействовать с конкретной аудиторией. Любая отдельно взятая пресс-служба является связующим звеном, обеспечивающим обмен информацией между обществом и организацией, отличающимся от других информационных отделов, и заслуживает отдельного рассмотрения и изучения ее индивидуальных особенностей.

1.2 Ресурсное обеспечение, планирование и правила работы пресс-службы со СМИ

Ресурсное обеспечение

В различных организациях, средства на создание своего медиаобраза, материальные ресурсы могут быть практически неограниченны. Очевидно, что одними материальными затратами не обойтись. Рассмотрим, что необходимо иметь в любой пресс-службе - и в плане материальных, и в плане интеллектуальных продуктов - для начала работы

База данных СМИ. Список прямых контактов с журналистами необходимо знать наизусть. Но телефоны и адреса электронной почты можно забыть, кроме того, они иногда меняются. Поэтому стоит позаботиться о полноте и обновляемости этой информации, в частности, адреса электронной почты должны быть занесены в адресную книгу почтовой программы.

Информационный пакет об организации. Он должен включать как базовую (структура, объем работы в фактических и числовых показателях, количество сотрудников, имена руководителей всех уровней и т. п.), так и обновляемую информацию (все новости организации, даже самые мелкие и незначительные на первый взгляд). Здесь должны содержаться также изобразительные материалы в электронном виде (портреты первых лиц, награды и т. п.). Используется для оперативной информации СМИ по первому запросу. Такая информация часто нужна журналистам, чтобы не допустить элементарных ошибок.

Информационный пакет о руководителе вашей организации. Также служит для предоставления оперативной информации СМИ по первому запросу.

Архив публикаций и мониторинга СМИ нужен для подготовки развёрнутых статей и пр. История организации во многих случаях пишется в СМИ. Работники пресс-службы запросто могут забыть какую-то деталь, а публикация годичной давности живо это воскресит.

Не менее важное условие - организационная структура, позволяющая с максимальной эффективностью использовать имеющийся штат и возможности. Необходимо широко применять средства оргтехники: магнитофоны, копировальные устройства, телефакс, телекс. Основная часть расходов отдела ПР идет на зарплату сотрудникам, следует создать все условия для их производительной работы.

Гибкость - другой важный момент. Крайне непрактично разбивать небольшой отдел на изолированные части. Нужно добиться такой взаимозаменяемости, при которой ни один из проектов не будет прерван или отложен из-за чьей-то болезни или отпуска. Личность руководителя отдела неизбежно оказывает воздействие на сотрудников, а поскольку отношения в коллективе и его работа чрезвычайно зависят от личностных качеств того, кто его возглавляет, трудно предположить, что найдутся два отдела, работающих одинаково, даже если их структуры сходны.

Планирование деятельности пресс-службы

План работы организации и соответствующий ему план работы пресс-службы используется для планирования мероприятий для журналистов, выхода рекламных и заказных материалов. Этот план должен быть максимально подробным. Его можно разослать "доверенным" журналистам и "официальным" СМИ.

Планирование работы пресс-службы должно стать отправной точкой в деятельности пресс-службы. У работников пресс-службы должны быть планы как минимум трех типов:

- долгосрочные (на текущий год и следующий за ним, возможно, еще 1-2 года. Последнее актуально, если известно, какие события точно состоятся в это время. В долгосрочном планировании, конечно, можно учесть только основные вехи);

- среднесрочные (полгода - год, в планы должны быть внесены "опорные точки" более конкретного, детально проработанного свойства. Например, сезонные изменения в деятельности компаний, для которых потребительские сезоны актуальны. Не менее важны они могут быть и для органов госуправления - те же посевные, уборочные, отопительный сезон и пр.);

- краткосрочные (чем подробнее, тем лучше).

Если рассматривать планирование работы над сообщениями в соответствии с моделью коммуникации, действия специалиста пресс-службы как субъекта процесса, то он обязан:

1. Выявить свой объект - целевую аудиторию (конкретное устойчивое множество индивидов, объединенных на какое-то время единой целью, системой ценностей, традициями, стилем жизни) и определить ее состояние по отношению к организации. Состояние целевой аудитории - это социальные, культурные и личностные факторы.

2.Определить желаемое отношение к организации целевой аудитории.

3.Составить сообщение. Здесь существует несколько нюансов:

независимо от того, как передается сообщение - устно или письменно, важно подобрать ключевые слова, которые были бы позитивно восприняты целевой аудиторией. Необходимо учитывать языковые особенности, этнические, региональные и даже возрастные различия у того, кто говорит, и того, кому адресовано сообщение. Также надо внимательно следить, чтобы аудитория правильно интерпретировала сказанное и не составила бы о нем неверного представления.

4.Выбрать наиболее подходящий канал для передачи сообщения;

5.Собрать информацию, поступающую по каналам обратной связи .

В заключение отметим, что сообщения могут производиться пресс-службой в двух видах - печатном (заявления, пресс-релизы, информационные сообщения, аналитические записки и т.д.) и вербальном (сообщения на брифингах и пресс-конференциях, в интервью или приватных беседах). Помимо этого, телецентры крупных пресс-служб самостоятельно готовят передачи или сюжеты. Однако информацию пресс-служб нужно дифференцировать не только по формальному признаку, но и по сущностному - по ее качеству. Эта градация учитывает следующие типы сведений:

- нейтральная текущая информация;

- акцентированная информация, предусматривающая выделение фактов нужного содержания при скудной подаче иных сведений;

- открытая негативная информация, которая распространяется, как правило, из-за явного противостояния ведомства или руководителя внешним организациям или личностям (скандал);

- открытая негативная информация, направленная против конкретной личности (компромат);

- скрытая негативная информация, передаваемая в средства массовой информации в конфиденциальном порядке без ссылки на ее источник (утечка);

- неожиданная информация (сенсация).

Из вышесказанного видно, что планирование производится по "опорным точкам". Они могут быть внутренними и внешними.

Внутренние точки связаны с перспективами деятельности организации.

Руководитель пресс-службы должен быть допущен к самой "секретной" информации и знать о планах руководства из первых рук. Тогда он сможет продумать, как эти планы, заранее обеспечить информационной поддержкой.

Внешние точки известны заранее. Помимо смены времен года, это общенациональные праздники, дни рождения руководителя и организации в целом.

Разумеется, планирование предполагает и строгую отчетность. Это достаточно жесткая форма отчета, принятая в различных государственных структурах. Отчет может быть и в более свободном виде, с приложением избранных материалов, свидетельствующих об успехах пресс-службы.

Правила работы пресс-службы со СМИ

Пресс-служба должна создавать информационные поводы, выбирать и разрабатывать формы общения с журналистами и СМИ в целом и осуществлять непосредственные контакты со СМИ. Противоречие между пресс-службой и СМИ неизбежно. Оно возникает по пов

Оглавление

- Введение

- Теоретические основы организации работы пресс-службы .1. Понятие, структура и основные функции пресс-службы

- Ресурсное обеспечение, планирование и правила работы пресс-службы со СМИ Выводы по главе

- Специфика деятельности пресс-службы ГУ Иркутский ЦГМС-Р 2.1. Общая характеристика ГУ Иркутский ЦГМС-Р

- Функции, задачи, принципы работы пресс-службы Иркутского Гидрометцентра

- Основные направления деятельности пресс-службы Иркутского ЦГМС-Р 2.4 Пути совершенствования работы пресс-службы Выводы по главе

- Заключение

- Список литературы

- Приложение

Заключение

Современные пресс-службы выполняют в своих организациях роль информационного центра, являясь структурой, которая обеспечивает сбор, обработку, сохранение и трансляцию информации во внешнюю Работа с прессой носит в значительной мере оперативный характер. Поэтому существует ответственный за связь с прессой - для того, чтобы своевременно уделять внимание интересам прессы. Он должен быть доступен для прессы.

Для того чтобы полностью понимать задачи и цели корпорации или организации, которую представляет определённая пресс-служба, планирование работы должно было стать отправной точкой в её деятельности.

Создавая информационные поводы, обязанности пресс-службы подводились к выбору и разработке формы общения с журналистами и СМИ в целом и осуществлению непосредственных контактов со СМИ.

Только сотрудники пресс-службы должны быть инициаторами подавляющего большинства контактов в редакциях. Иначе можно просто никогда не дождаться даже упоминания об организации в СМИ.

В результате выполнения задач по исследованию и анализу деятельности пресс-службы ГУ Иркутского ЦГМС-Р были сформулированы следующие выводы:

1. На основе рассмотрения теоретических аспектов (понятие, функции, цели, структура пресс-службы) можно выдвинуть следующие тезисы. Пресс-служба сегодня это важнейший, а порой и неотъемлемый элемент структуры предприятия и организации. Работа пресс-службы - это спланированные и осуществляемые в течение длительного времени действия, направленные на установление и поддержание доброжелательных отношений и взаимопонимания между организацией и общественностью. Предназначение пресс - службы - обеспечить максимальный объем публикаций или радио - и телепередач, содержащих информацию РR-характера об организации, для того чтобы добиться понимания явлений и процессов и предоставить необходимые знания.

Как правило, пресс-служба представляет собой не однокомпонентную структуру. Для качественного осуществления ее функций требуется штат сотрудников, отвечающих за различные направления деятельности.

. Среди основных правил и принципов работы пресс-службы - умение выстраивать отношения с журналистами так, чтобы не создавать ощущения излишней закрытости организации, и при этом защитить служебную информацию. Этого баланса пресс-служба должна достигать в условиях того, что российским законодательством на сегодняшний день не прописаны нормы и правила работы сотрудников отделов по работе со средствами массовой информацией. В ситуации современных социальных, экономических и рыночных отношений, когда роль прессы имеет колоссальное значение, пресс-службе необходимо выполнять такие базовые правила, как например, допуск журналистов по возможности на все мероприятия организации, организация их доступа к руководству, документам.

. Анализ основных направлений пресс-службы ГУ Иркутского ЦГМС-Р позволил отдельно обозначить два из них:

информационно-коммуникативное направление деятельности пресс-службы, которое предполагает продуцирование и тиражирование информации и включает взаимодействие со СМИ. Это направление пресс-службой организации реализовывается неэффективно, что выражается в малом количестве и низком качестве контактов с прессой (и как следствие, в плохом освещении деятельности ЦГМС-Р в средствах массовой информации), а также в небольшом по объему и неоперативном обмене информацией с редакциями;

информационно-аналитическое направление деятельности пресс-службы отсутствует;

- внутрикорпоративное направление деятельности пресс-службы - создание корпоративных стендов и участие в подготовке специальных профессиональных изданий. Среди таких изданий - бюллетень "Метеорология и гидрология", журнал "Метеоспектр", газета "12 месяцев", газета "Исток". Можно сделать вывод, что и это направление реализовывается не в должном объеме.

. Исходя из вышеперечисленного, в практической части диплома даны рекомендации по улучшению работы пресс-службы Иркутского Гидрометцентра. Основными аспектами рекомендаций стали предложения по активной работе с пресс-релизами, разработке и реализации программы по повышению уровень доверия граждан к деятельности организации, плодотворному сотрудничеству с местной прессой, формированию имиджа ГУ Иркутского ЦГМС-Р в глазах общественности, а также разработке стратегии внутреннего РR.

Принятие к сведению и осуществление рекомендаций, разработанных в данной дипломной работе, может стать залогом успешного развития организации. При этом алгоритм некоторых предложений вполне универсален и может послужить как пособие по руководству к действию во многих других организациях.

Список литературы

Нормативно-правовые акты

1. Европейская конвенция о защите прав человека и основных свобод №005.Ст 5

. Федеральный закон "О СМИ" Глава 1 статья 4 Ф.З. " О СМИ" от 27.12.1991. Москва - 2003

. Федеральный закон "О СМИ" Глава 5 ст 51 Ф.З. "Права журналиста" от 27.12.1991.Москва-2003

.Устав Государственного учреждения "Иркутский Центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды с региональными функциями".

. Положение Государственного учреждения "Иркутский Центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды с региональными функциями".

Литература

1.Бекетов А.В. Игнатьев Д.И. "Энциклопедия РR от поколения РR-next".: М - 2007-496с.

2.Блэк К. Конкретный и конкурентный РR : прямое и эффективное руководство для специалистов по РR, имиджу и рекламе : пер. с англ. / К. Блэк. - М. : Эксмо, 2004. - 270 с

.Богданов Н. Психологические основы и "Паблик рилейшнз" / Н. Богданов, В. Зазыкин. - 2-е изд. - СПб. : Питер, 2004. - 204 с.

.Варакута С.А. Связи с общественностью : учеб. пособие / С.А. Варакута, Ю.Н. Егоров. - М. : ИНФРА-М, 2004. - 244 с.

.Васильев Г.А. Основы рекламной деятельности : учеб. пособие для вузов / Г.А. Васильев, В.А. Поляков. - М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2004. - 414 с.

.Викентьев И.Л. Приемы рекламы и PUBLIC RELATIONS."Бизнес-Пресса" 2001, 256 с.

7.Ворошилов В.В. Современная пресс - служба: учебник/ М.:КНОРУС,2009-224с.

8. Горкина М.Б. РR на 100% : как стать хорошим менеджером по РR / М.Б. Горкина, А.А. Мамонтов, И.Б. Манн. - 2-е изд., перераб. и доп. - М. : Альпина Бизнес Букс, 2004. - 236 с.

.Гундарин М.В. Теория и практика связей с общественностью: основы медиа-рилейшнз: учеб. пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007. - 336 с.

.Дженкинс Ф., Ядин Д. Связи с общественностью: Учебник для ВУЗов / Ф. Дженкинс, Д. Ядин М: ОМЕГА-Л 2000. 528с.

.Кондратьев Э. Связи с общественностью : учеб. пособие для высш. шк. / Э. Кондратьев, Р. Абрамов ; под ред. С.Д. Резника. - М. : Акад. Проект, 2004. - 432 с.

12.Комлев Н.Г. иностранные слова и выражения. М.: Современник, 1997-378с.

13.Королько В.Г. Основы паблик рилейшнз. М.: Рефл - Бук; Киев: Вакслер,2000.528с.

.Кочеткова А.В. Современная пресс-служба / А.В. Кочеткова, А.С. Тарасов. - М.: Эксмо, 2009. - 272 с. - ISBN 978-5-699-30472.

15. Кривоносов А. Д. РR-текст в системе публичных коммуникаций. - 2-е изд., доп. - СПб.: "Петербургское Востоковедение", 2002.180с.

16.Кузнецов В.Ф. Связи с общественностью: Теория и технологии: Учебник для вузов.2-е изд., доп. и перераб. М.: Аспект Пресс, 2007. 302с.

.Ньюсом Даг и др. Все о РR. Теория и практика. М., 2001.628с.

Моисеев В.А. Паблик рилейшнз. Терия и практика. К.:Вира.2001.425с.

.Погуляев В.В Комментарий к Закону РФ о средствах массовой информацию.М.: ЮСТИЦИНФОРМ, 2005

20. Почепцов Г.Г. Паблик рилейшнз для профессионалов. - М.: "Рефлук", К.: "Ваклер" - 2003.320с.

21.Прохоров Е.П. Введение в теорию журналистики:. Учеб. Пособие. - М.:Изд-воМГУ,1995

.Ожегов С.И. Шведова Н.Ю. "Толковый словарь русского языка".:М-2009.939с.

22. Савинова О.Н. Власть и общество: деятельность служб по связям собщественностью в российских региональных органах управления: Дис... на соиск.ученой степени доктора полит, наук. - М.:Рагс,1998

23. Салливан Маргерит X. Ответственная пресс - служба: Взгляд изнутри. -М., 2004.234с.

. Сейтель Ф.П. Практический Паблик Рилейшнз / Ф.П. Сейтель; Пер. с англ. Новгород: Ай-Кью, 2004 .284с.

25.Тарасов А.С. Современная пресс - служба. - М.: Изд-во МГИМО (У)МИД РФ, 2000.342с.

26. Тимофеев М. И. Связи с общественностью (Паблик Рилейшнз): учебное пособие / М. И. Тимофеев.-- М.: РИОР, 2005 .- 158 с.

.Шарков Ф.И. Паблик рилейшенз : (связи с общественностью) : учеб. пособие для студентов, обучающихся по специальности 350700 -Реклама / Ф.И. Шарков . - М. ; Екатеринбург : Акад. проект; Деловая книга, 2005. - 303 с.

.Шейнов В.П. Эффективная реклама : секреты успеха / В.П. Шейнов. - М. : Ось-89, 2003. - 448 с.

29.Шомели Ж., Уисман Д. "Связи с общественностью.9-е изд./Пер. с франц. Под ред. Г.Е. Алпатова.Спб.: Издательский Дом "Нева",2003.-128с.;

.Федько В.П., Федько Н.Г. Основы Маркетинга / В.П. Федько, Н.Г Федько. Ростов -на-Дону,2002.362с.

.Харисон Ширли. Связи с общественностью: Учебник / Ширли Харрисон. М.: "Вильямс", 2002. 346с.

. Хэмпсон К. Правительство Великобритании. Координация связей с общественностью. -М.: НШГО,2001.438с.

33.Энциклопед. словарь РR и рекламы 700 терминов. / Сост. С. Ильинский.- электр. книга. - www.frank.deutschesprache.ru

.Яковлев И.П. Паблик рилейшнз в организациях .СПб.,1998.346с.

.htpp://РR-life.ru