Курсовая работа на тему: Теоретические основы учета и обеспечения сохранности документов архивного фонда Российской

Введение

Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации - исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.

Государственные архивы - это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений Федеральной архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации. [2, стр.4]

Образующаяся в работе организаций документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления.

Информация, содержащаяся в данных материалах, выступает в качестве документальной памяти о свершениях народа и представляет собой историческую ценность.

Состав организаций и категории их документов, подлежащих включению в ГАФ РФ, определяются Федеральным Архивным агентством.

Ответственность за состояние и совершенствование архивного дела и делопроизводства в организациях несут их руководители. [3, стр.7]

Система учета архивных документов является неотъемлемой частью организации работы архива, она обеспечивает быстрый поиск архивных документов, их учет и проверку наличия состояния документов.

Предметом курсовой работы является учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.

Таким образом, цель данной курсовой работы - изучение системы учета и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.

Цель работы предопределяет следующие задачи:

1. Изучить литературу по данной теме;

2. Определить понятие "учет документов";

3. Рассмотреть проведение учета особо ценных документов АФ РФ;

4. Рассмотреть порядок размещения и топографирование документов в архиве;

5. Проследить порядок выдачи дел из хранилищ;

Можно выделить несколько групп источников, используемых в написании курсовой работы. Это законы, например, Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" - Закон № 125-ФЗ; нормативно-методическая база:

- ГОСТ Р. 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";

- Основные правила, работы государственных архивов Российской Федерации;

- Основные правила работы архивов организаций.

Вопрос учета и обеспечения сохранности документов АФ РФ довольно хорошо освещен в учебной литературе по архивоведению, например, у таких авторов как Михайлов О.А. "Электронные документы в архивах", Тельчаров А.Д. "Архивоведение", Артемьева СИ., Иванцова Н.Ф. "Архивоведение", Крайская З.В., Челлини Э.В. "Архивоведение".

Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.[7, стр.9]

Оглавление

- Введение

- Теоретические основы учета и обеспечения сохранности документов архивного фонда Российской Федерации

- Понятие учета документов в государственном ведомственном архиве

- Учет особо ценных документов АФ РФ. Учет страховых копий

- Порядок размещения и топографирование документов в архиве

- Порядок выдачи дел из хранилища

- Поверка наличия и состояния документов в архивах Заключение

- Список использованных источников

Заключение

Государственные архивы играют активную роль в формировании, хранении и управлении архивными документами. Они принимают участие в сборе, обработке, накоплении, поиске и распространении архивной информации. Государственные архивы можно рассматривать как специальную информационную систему, которая выполняет функции информационных процессов. Закон признает архивные документы и информационные технологии, используемые государственными архивами, объектами, на которые распространяются различные отношения между физическими и юридическими лицами, а также сами государством. Кроме того, они являются объектами права собственности и авторского права, а их защита осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Список литературы

Законодательная база:

1. Закон Алтайского края "Об Архивном фонде Алтайского края и архивах"

2. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

Нормативно-методическая база:

3. ГОСТ Р. 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

4. ГОСТ 7.48-2000 "Основные термины и определения"

5. ГОСТ Р. 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

6. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации, М., 2002

7. Основные правила работы ведомственных архивов Российской Федерации, М., 2002

8. Основные правила работы архивов организаций, М., 2003

Литература:

9. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение.- М.,2002

10. Алтайский архивист. - 2003 № 2

11. Андреева В.И. Делопроизводство (с образцами документов на основе ГОСТов РФ). - М.:ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез", 2001. - 192с.

12. Артемьева С.И., Иванцова Н.Ф., "Архивоведение" - Бийск, 2002

13. Архив фирмы.- М., 1997

14. Архипова Н.Г. Делопроизводство на компьютере. - М., 2004 - 260с.

15. Афанасьева Л.П. Примерная программа дисциплины "Архивоведение". - М., 1999

16. Безопасность архивов и архивных фондов. - М., 2000

17. Болгова Е.Н. Отбор на государственное хранение управленческих документов. Методические рекомендации. - М., ВНИИДАД, 2001

18. Бункина Н.К., Семенов А.Н. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 2002

19. Вялова М.Н. Архив фирмы (негосударственной организации). Методическое пособие и Примерный перечень документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций. - М., Мосгорархив, 2001

20. Иванова А.Л. Законодательство и нормативы по обеспеченю сохранности документов. - М., 2003

21. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М., 1996

22. Михайлов О.А. Электронные документы в архивах. - М., 2000

23. Отечественные архивы. - 2004 № 4

24. Павлюк Л.В., Киселева Т.Н., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - М-СПб., 2001

25. Тельчаров А.Д. "Архивоведение" - М., 2005