Курсовая работа на тему: Теоретические основы учета и обеспечения сохранности документов архивного фонда Российской

Введение

Считаются, что Государственные архивы России имеют главное значение при сохранении и распределении Архивного фонда Российской Федерации - их собрание, содержащее исторические записи и иную информацию о жизни народов. Государственные архивы, являющиеся специализированными государственными учреждениями, являются ключевыми организациями Федеральной архивной службы России. Органы, ответственные за хранение государственных архивных документов, выполняют следующие задачи: учет и сохранение документов, пополнение фонда документами от государственных и негосударственных организаций и физических лиц, а также создание научно-справочного аппарата и информационных технологий. Они также предоставляют доступ к архивным документам для юридических и физических лиц, обслуживают государственные органы и самостоятельно используют документы для укрепления российской государственности и удовлетворения общественных потребностей в документной информации.

Документация, создаваемая организациями, отражает разнообразные аспекты трудовой деятельности в различных сферах, таких как материальное производство, наука, культура и общественная жизнь, а также функционирование государственных и хозяйственных органов управления. Федеральное Архивное агентство определяет состав организаций и категории их документов, которые должны быть включены в Государственный архивный фонд Российской Федерации. Эти данные материалы содержат информацию, которая является свидетельством о прошлых событиях в жизни народа и имеет важное историческое значение. Руководителям предоставляется ответственность за состояние и улучшение архивного делопроизводства в организациях. Система учета архивных документов, которая является неотъемлемой частью работы архива, обеспечивает быстрый поиск документов, их учет и проверку состояния. Задача выполнения курсовой работы заключается в осуществлении учета и обеспечении сохранности документов, принадлежащих Архивному фонду Российской Федерации. Это включает анализ системы, применяемой для учета и обеспечения сохранности данных документов. Таким образом, основная цель курсовой работы заключается в изучении этой системы и ее компонентов, а также в оценке ее эффективности и возможных улучшений. В ходе исследования будет произведен анализ основных принципов и методов учета и обеспечения сохранности документов, определение их сильных и слабых сторон, а также предложение практических рекомендаций для улучшения системы. Важным аспектом работы является также изучение законодательных основ и требований, регулирующих учет и обеспечение сохранности документов, чтобы обеспечить соответствие их процессов требованиям и стандартам. В качестве исследовательского инструмента будет использован анализ актуальных источников, в том числе отчетов и научных работ, а также проведение интервью и анкетирование специалистов в области архивного дела. Отчет о выполненной работе будет включать предложения по усовершенствованию системы учета и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации на основе полученных результатов исследования. В рамках данной исследовательской работы необходимо выполнить следующие задачи:

1. Проанализировать информационные материалы, посвященные данной проблематике.

2. Определить содержание понятия "учет документов".

3. Изучить технику и порядок учета особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации.

4. Рассмотреть вопросы связанные с расположением и организацией документов в архиве.

5. Изучить процесс хранения и выдачи дел из архивного хранилища.

В процессе написания данного исследования были использованы различные источники информации. Одним из важных источников был Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" - названный закон. Также использовалась нормативно-методическая база, включающая в себя ГОСТ Р. 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Она предоставила необходимые рекомендации и подходы к организации учета и хранения документов. Учебники по архивоведению, включающие работы Михайлова О.А. "Электронные документы в архивах", Тельчарова А.Д. "Архивоведение", Артемьевой С.И., Иванцовой Н.Ф. "Архивоведение", а также Крайской З.В., Челлини Э.В. "Архивоведение", содержат информацию о терминах и определениях, основных правилах работы государственных архивов Российской Федерации и архивов организаций. Вопросы учета и обеспечения сохранности документов в Архиве Федерации детально раскрыты в указанных учебниках. Государственные архивы имеют важную роль в управлении архивными документами. Они активно участвуют в процессах сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения архивной информации. Государственные архивы выполняют функции специальной информационной системы и являются важными субъектами информационных процессов. Они формируют и организуют использование архивных документов. Закон обеспечивает защиту архивных документов и информационных технологий государственных архивов, которые являются предметом отношений между физическими и юридическими лицами, а также государством. Эти документы и технологии имеют статус собственности, а также включают в себя авторские и другие права. Правовая защита осуществляется в соответствии с законодательством [7, стр.9].

Оглавление

- Введение

- Теоретические основы учета и обеспечения сохранности документов архивного фонда Российской Федерации

- Понятие учета документов в государственном ведомственном архиве

- Учет особо ценных документов АФ РФ. Учет страховых копий

- Порядок размещения и топографирование документов в архиве

- Порядок выдачи дел из хранилища

- Поверка наличия и состояния документов в архивах Заключение

- Список использованных источников

Заключение

Государственные архивы играют активную роль в формировании, хранении и управлении архивными документами. Они принимают участие в сборе, обработке, накоплении, поиске и распространении архивной информации. Государственные архивы можно рассматривать как специальную информационную систему, которая выполняет функции информационных процессов. Закон признает архивные документы и информационные технологии, используемые государственными архивами, объектами, на которые распространяются различные отношения между физическими и юридическими лицами, а также сами государством. Кроме того, они являются объектами права собственности и авторского права, а их защита осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Список литературы

Законодательная база:

1. Закон Алтайского края "Об Архивном фонде Алтайского края и архивах"

2. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

Нормативно-методическая база:

3. ГОСТ Р. 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

4. ГОСТ 7.48-2000 "Основные термины и определения"

5. ГОСТ Р. 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

6. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации, М., 2002

7. Основные правила работы ведомственных архивов Российской Федерации, М., 2002

8. Основные правила работы архивов организаций, М., 2003

Литература:

9. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение.- М.,2002

10. Алтайский архивист. - 2003 № 2

11. Андреева В.И. Делопроизводство (с образцами документов на основе ГОСТов РФ). - М.:ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез", 2001. - 192с.

12. Артемьева С.И., Иванцова Н.Ф., "Архивоведение" - Бийск, 2002

13. Архив фирмы.- М., 1997

14. Архипова Н.Г. Делопроизводство на компьютере. - М., 2004 - 260с.

15. Афанасьева Л.П. Примерная программа дисциплины "Архивоведение". - М., 1999

16. Безопасность архивов и архивных фондов. - М., 2000

17. Болгова Е.Н. Отбор на государственное хранение управленческих документов. Методические рекомендации. - М., ВНИИДАД, 2001

18. Бункина Н.К., Семенов А.Н. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 2002

19. Вялова М.Н. Архив фирмы (негосударственной организации). Методическое пособие и Примерный перечень документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций. - М., Мосгорархив, 2001

20. Иванова А.Л. Законодательство и нормативы по обеспеченю сохранности документов. - М., 2003

21. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М., 1996

22. Михайлов О.А. Электронные документы в архивах. - М., 2000

23. Отечественные архивы. - 2004 № 4

24. Павлюк Л.В., Киселева Т.Н., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - М-СПб., 2001

25. Тельчаров А.Д. "Архивоведение" - М., 2005