Дипломная работа на тему: Правления использования архивных документов. Цели использования архивных документов

Введение

Цель работы - объективная и полная характеристика направлений и каждой формы использования документов.

Основными принципами использования документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования.

Для полноценного раскрытия темы необходимо решение следующих задач:

1. Определение направлений использования архивных документов;

2. Постановка целей использования архивных документов;

3. Характеристика форм использования документов.

При написании работы использовались различные источники и литература.

Источники можно разделить на несколько групп:

1) нормативно-правовые акты (Федеральные законы, Постановления Правительства РФ);

2) нормативно-методические документы (Правила);

Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и ведомственных архивах, осуществляется в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", который в статье 26 указывает, что "пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом" .

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" обеспечивает право на доступ к информации. "Граждане и организации вправе осуществлять поиск и получение любой информации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований, установленных Федеральным законом и другими Федеральными законами…Гражданин имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц в порядке, установленном законодательством РФ, информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы".1

Постановление Правительства РФ "О федеральной целевой программе "Культура России (2001-2005 годы)" среди других не менее значимых целей выделяет сохранение культурного наследия России, Архивного фонда Российской Федерации, его эффективное использование.2

В подпрограмму выделена программа "Архивы России", которая помимо всего прочего подразумевает обеспечение государства и граждан архивной информацией в объемах, необходимых для их успешного функционирования и жизнедеятельности; расширение доступа граждан к архивным документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, получение, использование и распространение имеющейся в них информации.

Предполагались следующие виды работ:

1)Осуществление комплекса работ по совершенствованию и модернизации системы использования государственными архивами документированной информации;

2) Создание и поддержание в работоспособном состоянии механизма преимущественно планового рассекречивания документов государственных архивов с прогнозируемым объемом в 2,5 млн. дел;

3) Информационное обеспечение подготовки поименных книг памяти российских (советских) воинов, погибших и пропавших без вести в период советско-финляндской войны 1939-1940 годов и других военных конфликтов;

4) Организация и проведение документальных выставок, в том числе международных, посвященных юбилейным датам, памятным событиям государственного и международного значения;

5) Оснащение выставочного зала федеральных государственных архивов современными техническими средствами;

6) Подготовка каталогов, путеводителей, сборников архивных документов (в том числе в электронной форме);

7) Совершенствование технологий, связанных с организацией процессов и работы читальных залов государственных архивов.

Также в работе широко использовались такие нормативно-методические документы, как Основные правила работы архивов организаций, Основные правила работы государственных архивов, Основные правила работы ведомственных архивов, Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов РФ, Правила публикации исторических документов в СССР.

Правила работы ведомственных архивов (стоит заметить, что они утратили силу) основными формами использования документов ведомственного архива указывают: информирование руководства и структурных подразделений организации, в структуре которой функционирует архив, других организаций и исполнение их запросов; культурно - просветительная и агитационно - пропагандистская работа архива, исполнение запросов социально - правового характера; предоставление документов для изучения в читальном зале архива.3

Основные правила работы государственных архивов РФ предусматривают то, что основными формами использования документов в архиве являются:

- информационное обеспечение пользователей (органов государственной власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

- представление документов пользователям для исследований в читальном зале;

- экспонирование документов на выставках;

- использование документов в средствах массовой информации;

- проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, "дней открытых дверей", лекций, докладов, устных журналов, читательских конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием документов;

- выдача документов во временное пользование;

- публикация документов в различных формах.4

Основные правила работы архивов организаций определяют то, что "использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан…Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа".5

Правила содержат достаточно полную характеристику форм использования архивных документов.

Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов РФ и Правила публикации исторических документов в СССР содержат сведения о порядке и правилах работы в читальных залах и особенностях и процедуре публикаций документов соответственно.

Использованная литература может быть разделена на две группы:

1) пособия, среди которых можно выделить пособие для архивистов "Организация использования документов ГАФ СССР" и учебное пособие коллектива авторов "Архивоведение" под редакцией В.П. Козлова.

2) Периодические издания, прежде всего журналы "Отечественные архивы" и "Вестник архивиста".

В "Организации использования документов ГАФ СССР" довольно полно дана характеристика форм использования документов. Авторы подробно останавливаются на разборе инициативного информирования потребителей, организации использования документов через СМИ и встреч с общественностью, исполнения социально-правовых и тематических запросов. Отдельное внимание уделено вопросам организации комплексного использования архивной информации.

"Архивоведение" - пособие, в котором в комплексе рассматриваются проблемы направлений использования документов, вопросы анализа целей использования архивных документов и связанных с ними форм использования.

Статьи "Отечественных архивов" рассматривают различные формы использования документов на примерах архивов и архивных органов.

Например, Н.И. Капустина считает, что "одним из напряженных участков остается исполнение социально-правовых запросов граждан…возрос поток личных обращений граждан по вопросам местонахождения документов ликвидированных предприятий и организаций".6

В статье Н.Е. Елисеевой и И.М. Нагаева сообщается, что "…основными формами использования документов ЦГАСА… в последние годы [1990-годы] являлись исполнение тематических запросов и использование документов архива исследователями через читальные залы".7

"Вестник архивиста" дает оценку современного состояния архивов посредством определения процедуры доступа к документам государственных архивов, их соответствия демократическим принципам и зарубежным аналогам.

Структура работы следующая: введение, три главы, которые включают разделы, заключение, список использованных источников и литературы.

Во введении обосновывается выбор темы, формулируется цель работы, ставятся задачи исследования, дается анализ использованных источников и литературы, описывается структура доклада.

Первая глава освещает направления использования архивных документов для того, чтобы дать общее представление о вопросе.

Вторая глава содержит характеристику целей использования документов Архивного фонда РФ.

В третьей главе дан подробный анализ форм использования документов: информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании, исполнение запросов социально-правового характера, использование документов в СМИ, предоставление документов в читальный зал, организация информационных мероприятий, выдача подлинников документов и дел во временное пользование, организация публикаций документов.

Заключение посвящено обобщению материала, характеристике поставленных задач, анализу результата их решения, выводам по теме.

Оглавление

- Введение3-8

- Направления использования архивных документов

- Цели использования архивных документов

- Формы использования архивных документов

- Информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании

- Исполнение запросов социально-правового характера

- Использование документов в средствах массовой информации

- Организация информационных мероприятий

- Организация выставок документов

- Организация встреч с общественностью

- Дни открытых дверей

- Экскурсии в архивы

- Устные журналы

- Лекции, доклады

- Предоставление документов пользователям в читальный зал

- Выдача подлинных документов и дел во временное пользование

- Публикация документов

- Заключение...30-31

- Список использованных источников и литературы

Заключение

Использование документов - одна из важнейших функций архивов всех уровней.

Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну. Необходимо дальнейшее расширение доступа к архивным фондам, развитие системы научно-справочного аппарата архивов; организация публикаций документальных источников по актуальным проблемам отечественной истории, использование архивных документов в культурно-просветительских целях; создание системы непрерывного повышения квалификации работников архивных учреждений, расширение практики стажировок и обмена опытом между отечественными и зарубежными архивами, учреждениями науки и культуры.30

ВНИИДАД в настоящее время завершает разработку нормативного акта "Порядок доступа пользователей к документам, хранящимся в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, и организация пользования ими".

В подготовленном проекте сделана попытка урегулировать следующие вопросы:

1. Обязанности государственных и муниципальных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам и пользования ими;

2. Ответственность государственных архивов при организации доступа к архивным документам;

3. Права государственных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам;

4. Порядок доступа к документам, хранящимся в государственных архивах, и организация пользования ими по категориям доступа - открытые документы, документы, содержащие государственную тайну или конфиденциальную информацию, а также документы, хранящиеся в архивах на особых условиях - имеются ввиду документы, собственники которых, передавая их на хранение в государственные архивы, оговорили условия доступа к ним в договорах с архивами; подлинники или копии документов, поступившие в госархивы из-за рубежа на особых условиях их использования; документы, подпадающие под действие законодательства об авторских и смежных правах);

5. Права и ответственность пользователя при работе архивными документами;

6. Организацию копирования архивных документов и поисковых архивных средств.

В целях оптимизации использования архивных документов ВНИИДАД с участием Рекомендаций Министров стран - членов Совета Европы по европейской политике в области доступа к архивам (одобрены Комитетом Министров 13.07.2000 г.) разработал проект нормативного документа, а также вариант методических рекомендаций по их внедрению. После принятия этих документов должен появиться инструментарий, который поможет как архивисту, так и пользователю найти правовые пути решения возникающих вопросов, прежде всего в части доступа к документам, содержащим персонифицированную информацию.31

Список литературы

- Опубликованные источники.

- Федеральный закон "Об архивном деле в РФ" от 22.10.2004 г. 125-ФЗ;.

- Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27.07.2006 г. 149-ФЗ;.

- Постановление Правительства РФ "О Федеральной целевой программе "Культура России (2001-2005 годы)" от 14.12.2000 г. 955;.

- Основные правила работы ведомственных архивов. М.

- Основные правила работы государственных архивов РФ. М.

- Основные правила работы архивов организаций. М.

- Правила публикации исторических документов в СССР. М., 1990;.

- Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов РФ. М.

- Литература.

- Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования/Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. - 3-е изд., доп. - М.: Издательский центр "Академия", 2005;.