Дипломная работа на тему: Методика организации поиска документов

Введение

Актуальность темы исследования обусловлена проблемой организации поиска необходимой информации в документационном массиве организации. Каждое предприятие имеет определенную структуру, внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и структурными подразделениями или сотрудниками, и внешние связи с деловыми партнерами, предприятиями, органами власти. Внешние и внутренние связи предприятия можно рассматривать как информационные1.

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение2.

Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.

Цель данной дипломной работы - организация поиска документов в базе организации.

Для достижения цели ставятся следующие задачи:

1. дать определение понятию "документ";

2. рассмотреть делопроизводство как систему документационного обеспечения;

3. изучить методы усовершенствования системы поиска документов в базе организации.

Объектом исследования являются системы документационного обеспечения управления.

Предметом - методы, применяемые в осуществлении поиска документов.

Оглавление

- Введение 3

- Основные приемы и методы осуществления поиска документов документальной и архивной базе организации

- Понятие поиска документа

- Поиск документов в системе оперативного делопроизводства

- Поиск документов в системе архивного хранения организации

- Методика организации поиска документов в документальном и архивном массиве организации

- История организации

- Анализ состояния справочно-информационной работы организации

- Рекомендации по внедрению профессиональных методик организации справочно-информационной работы

- Заключение 38

- Список использованной литературы 40

Заключение

Актуальность исследованной темы заключается в востребованности задокументированной информации на всех уровнях жизни человека и ее быстрый поиск и предоставление является необходимым атрибутом жизни современного человека и предприятия.

Поиск информации в делопроизводстве, как и в любой другой системе осуществляется по определенным данным закодированным и понятным как формирующему систему данных, так и осуществляющему по ней поиск. Следовательно быстрый поиск зависит от правильного приемы и сбора массива документов.

Наиболее используемой системой хранения и поиска документов являются картотеки.

В предметной картотеке карточки группируют по алфавиту понятий (например, для приказов - по алфавиту наименований участков деятельности: акционирование, производство, сбыт, охрана труда; для писем - по алфавиту наименований организаций-корреспондентов и т.п.)

Целесообразным является создание картотек по личному составу для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера. Карточки должны содержать фамилию, имя, отчество сотрудника организации и поисковые данные (номер фонда, описи, дела и листов) документов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируют по фамилиям в порядке алфавита в пределах одинаковых фамилий по алфавиту имен и отчеств.

Карточная форма регистрации документов имеет несомненные преимущества перед журнальной:

1. Обеспечивается реализация принципа однократности регистрации документа. Можно одновременно изготовить необходимое количество карточек и передать их по назначению: исполнителям, для формирования справочных и контрольных картотек.

2. В отличие от неподвижно скрепленных листов журнала, карточки можно располагать в любой последовательности. "Подвижность" карточек позволяет использовать в справочных картотеках различные поисковые признаки, т.к. их можно расположить по корреспондентам, исполнителям, авторам, содержанию, хронологии и др.

3.Карточная система позволяет сразу передать один экземпляр карточки в сроковую контрольную картотеку. Таким образом, отпадает необходимость создания специального массива карточек, предназначенного исключительно для ведения контроля за исполнением документов.

Однако на сегодняшний день наибольшее распространение получают автоматизированные системы регистрации, позволяющие заполнять регистрационные формы на компьютере и одновременно создавать базу данных по документам организации.

Изучение автоматизированных систем учета, хранения и поиска документов организации должно стать темой последующих работ.

Список литературы

1. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 13.07.2015) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

2. ГОСТ 6.10.5 - 87 УСД. Требования к построению формуляра-образца. - М.: Экономика, 1987. - 125с.

3. ГОСТ Р 6.30 - 97. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов. -М.: ГОСТстандарт, 1997 - 19с.

4. ГОСТ 6.38-90. Система организационно-распорядительной документации: Требования к составлению документов/Государственный комитет СССР по по управлению качеством продукции и стандартам. - М.,1990.

5. Алексеева Е.В.. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В.Алексеева, Л .П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Под ред. В.П.Козлова. - 3-е изд., доп. - М.: Издательский центр "Академия". 2015 - 272 с.

6. Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство. -М.: ЗАО "Бизнес-школа" "Интел-Синтез". 2011. -160с.

7. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. - М., 2008.

8. Бурова Е.М. Основные классификационные, информационно-поисковые и учетные справочники на архивные документы организации. Номенклатура дел [Электронный ресурс] Режим доступа http://naar.ru/articles/osnovnye-klassifikatcionnye-informatcionno-poiskovye-i-uchetnye/

9. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний (практическое пособие). - М.: ЗАО "Бизнес-Школа "Интел-синтез", 2010. - 76 с.

10. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. - М., 2007.

11. Войцехович Т. В. Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией [Электронный ресурс] Режим доступа http://naar.ru/articles/rabota-s-vhodyaschey-dokumentatsiey/

12. Выдача архивных справок: [Электронный ресурс] Режим доступа http://www.kdelo.ru/art/382315-qqq-16-m7-01-07-2016-vydacha-arhivnyh-spravok

13. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 2011.

14. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 2011.

15. Делопроизводство в системе государственного управления. Учебно-практическое пособие. / Под ред. Е.В. Охотского, А.Ю. Ивановой, Н.Н. Шуваловой. - М.: РАГС, 2011. - 372с.

16. Делопроизводство и корреспонденция / Н.В. Кацерикова. Кемеровский технологический институт пищевой промышленности. Томский межвузовский центр дистанционного образования. Томск, 2014. - 128 с.

17. Делопроизводство. Учебник. / Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М: МЦФЭР. 2014. - 359 с.

18. История делопроизводства [Электронный ресурс] Режим доступа http://vos.dviger.com/virtoteka/show/c_588.html

19. Кузнецова Т.В. - Документы и делопроизводство. - М.: Высшая школа, 2011. - 172с.

20. Кузнецова Т.В., Подольская И. А. Методы предпроектного обследования при рационализации делопроизводства. // Вестник РГГУ. 2007. - С. 12 -24.

21. Ларин М. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях. // АКДИ Экономика и жизнь. 2002, от 05.11.

22. Лившиц Я.З. История делопроизводства. - М.: МИАИ, 1974. - 133с

23. МДС 12-37.2007. Рекомендации по ведению документооборота в строительной организации [Электронный ресурс] Режим доступа http://snipov.net/c_4649_snip_113828.html

24. Надъярных Н. Штрихкод на документе: пять преимуществ [Электронный ресурс] Режим доступа http://naar.ru/articles/shtrikhkod-nа-dokumente-piat-preimushchestv/

25. Основные понятия информационного поиска. Релевантность, пертинентность и их отличие. [Электронный ресурс] Режим доступа http://koriolan404.narod.ru/tipis/25.htm

26. Этапы поиска документной информации [Электронный ресурс] Режим доступа http://www.studfiles.ru/preview/5333046/page:27/