Дипломная работа на тему: Учетные документы и учно-справочный аппарат архива орагнизации

Введение

Все хранящиеся в архиве документы (в том числе непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету.

Учет документов необходим для:

1. обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием;

2. для создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров;

3. для наиболее эффективного использования документов.

При наличии в архиве организации одного хранилища должен осуществляться централизованный учет документов. При существовании двух и более хранилищ - по каждому хранилищу.

Учет документов в архиве организаций базируется на четко отработанной и оправдавшей себя системе, на принципах централизации и преемственности. Это значит, что в делопроизводстве в архиве организаций, а затем в государственных архивах применяются единые формы единиц учета (дело) и единые формы учета (опись и др.)

В архиве организации учет ведут в соответствии с "Правилами работы ведомственных архивов", М., 1986. Прежде всего, учитывают фонды (фонд) и единицы хранения (дела). Учетные документы архива хранят в специально выделенном помещении (или непосредственно в хранилище) в сейфе или металлическом шкафу.

"Основными правилами" предусмотрена группа учетных документов. Основные учетные документы, обязательные для архива организации:

1. книга учета поступления и выбытия документов;

2. список фондов;

3. листы фондов;

4. описи дел.

Основными видами научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива организации являются справочники по составу и содержанию документов.

Справочники по составу и содержанию документов архива организации включают:

1. описи дел;

2. номенклатуры дел;

3. картотеки;

4. исторические справки.

Научно-справочный аппарат взаимосвязан с учетными документами архива и предназначен также для более оперативного поиска и эффективного использования документов. Описи дел - это основная группа справочников, на которой базируется разработка остальных (кроме регистрационно-контрольных картотек, составленных на стадии делопроизводства).

Все виды научно-справочного аппарата связаны между собой поисковыми данными документов. Эти данные закреплены описями дел. К ним относятся номера фонда, описи, дела, листов дела.

Оглавление

- Введение.3

- Учетные документы архива

- Учет и обеспечение сохранности документов Архивного Фонда Российской Федерации

- Организация учета документов Архивного Фонда Российской Федерации

- Составление учетных документов в архиве

- Научно-справочный аппарат к документам архива

- Система научно-справочного аппарата к архивным документам

- Классификация архивной документации

- Распределение дел в соответствии со схемой классификации

- Влияние классификации документов и дел в пределах архивного фонда на составление архивной описи

- Составление собственно архивной описи дел

- Составление справочного аппарата к описи

- Архивные путеводители

- Характеристика фондов в путеводителе

- Справочный аппарат к путеводителю

- Обзоры документов и другие архивные справочники

- Характеристика документов в обзоре

- Справочный аппарат к обзору

- Заключение....25

- Список литературы...26

Заключение

Государственный учет документов АФ РФ заключается в определении их количества в учетных единицах и отражение этого количества, состава и состояния в учетных документах. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архив. Учет документов обеспечивает организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием.

Учет документов с 1992 г. регламентируется соответствующими нормативными и организационно-распорядительными документами. Это, прежде всего Положения об отделе обеспечения сохранности, госучета и научно-справочного аппарата документов.

Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводит планомерное комплектовании в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.

Основу НСА архива составляли описи дел и каталоги, картотеки документальных материалов, исторические справки, обзоры фондов, тематически обзоры.

Основные усилия сектора НСА направляются на усовершенствование описей: создание предисловий к описям фондов, титульных листов, оглавлений, указателей.

Список литературы

1. Совершенствование научно-справочного аппарата к документам бывших партийных архивов: Метод. рекомендации. - М., 1994.

2. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учебное пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. - М.: ПрофОбрИздат, 2002. - 272 с.

3. Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат. - М., 1994.

4. Основные положения развития системы научно-справочного аппарата к документам государственных архивов. - М., 1981.

5. организация использования документов ГАФ СССР: Пособие для архивистов. - М., 1987.

6. Гост. Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". - М., 1998.

7. Автократов В.Н. Общая теория архивоведения // Вопросы истории. - 1973. - № 8.

8. Алексеева Е.В. Архивы и права. - М., 2003

9. Бакалинская Г.Г. О пересмотре отраслевого состава источников комплектования АФ РФ. - М., 2004

10. Банасюкевич В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. - М., 2003

11. Крайская З.В. Архивоведение. - М., 2004

12. Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002

13. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П. Архивоведение. - М., 2004

14. Алексеева Е.В. Архивы и права. - М., 2003

15. Дифференцированный подход к описанию документов. Методичсекие рекомендации. - М., 1969. - Вып. 1.