Курсовая работа на тему: Понятие и правовые основы учета документов в архивах. Организация государственного учета документов

Введение

В соответствии с Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" документы Национального архивного фонда, хранящиеся в архивах организации государственной и негосударственной формы собственности подлежат обязательному централизованному учету.

Во все времена было важно сохранить документы для будущих поколений, для этого, и предназначен учет, т.к. он определяет количество документов и их состав в установленных единицах учета и отражает это количества в учетных документах. Правильное и точное заполнение всех учетных форм в архивохранилище, оперативное внесение всех изменений в них гарантирует точность учета. Это означает, что все документы, передаваемые на постоянное хранение в архив, будут сохранены в должном состоянии.

Документ - это ценный носитель информации, сохраняемый и подлежащий сохранению в силу значимости. Учет документов происходил во все времена: при образовании государственности, в Великом Княжестве Литовском, в Речи Посполитой, в Российской империи, в Советский период, а также на современном этапе развития. Учет документов является средством для обеспечения сохранности и контроля над их наличием, дает возможность адресного поиска необходимой информации. В каждом архиве нашей страны, как в государственном, так и в ведомственном, имеется научно-справочный аппарат для учета, поиска и использования хранящихся документов. Учету подлежат документы, которые передаются из структурного подразделения в ведомственный архив, в книге поступления и выбытия, а также электронные документы.

Учету подлежат все документы, находящиеся в архиве, в том числе необработанные и непрофильные для данного архива, фонды, объеденные фонды, описи дел. Принципиальной основой учета архивных документов является единство их хранения и учета. Осуществляется с помощью основных и вспомогательных документов. В архиве в обязательном порядке ведутся следующие основные учетные документы:

- описи дел;

- книга поступления и выбытия документов;

- листы фондов;

- список фондов;

- номенклатура дел;

- дела фонда;

Кроме учетной документации на архивные материалы в государственных архивах имеются системы учета особо ценных фондов и дел. Система учетных документов, имеющихся в архиве, обеспечивает контроль над сохранением, приемом, движением и выбытием документов.

Целью моей курсовой работы является: описать основные моменты организации учета документов в архивах Республики Беларусь; закрепление теоретических знаний, полученных в процессе обучения и овладение навыками самостоятельной работы; развитие ответственного отношения к своей будущей профессии; поиска информации; научиться самостоятельной работы с нормативно-правовыми документами.

Оглавление

- Введение

- Понятие и правовые основы учета документов в архивах

- Организация государственного учета документов в архивах Заключение

- Литература

- Приложение А Обложка книги учета поступления и выбытия документов

- Приложение Б Список фонда

Список литературы

1 Закон Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь".1994г., с изменениями и дополнениями от 06.01.1999г.

2 Правила работы государственных архивов Республики Беларусь. - Мн.: БелНИИДАД, 2006.

3 Жумарь С.В. Ведомственные архивы и отраслевые фонды Республики Беларусь. - Мн.: БелНИДАД, 2005.

4 Шумейко М.Ф., Козак К.И., Селезнев В.Д. Архивоведение Беларуси. Учебное пособие в двух частях. - Мн.: Издательский центр РИВШБГУ, 1998.

5 Шостак Г.Н. Белорусский государственный архив научно-технической документации. - Мн.: БелНИДАД, 1998.

6 Основные правила работы архивов центральных и местных органов Государственной власти и управления, учреждений, организации и предприятий Республики Беларуси. - Мн.: БелНИДАД, 2008.

7 Кудрякова Г.Н. Архив с нуля. - Мн.: Информационное правовое агентство Регистр,2008.

8 Метадычныя рэкамендацыi па рабоце архiвау з дакументамi асабiстага паходжання (Беларускi Дзяржауны архiу-музей лiтаратуры i мастацства). - Мн.: БелНIДАД, 2005.

9 Шилин Ю. Учет документов в архиве. Журнал "Секретарское дело", 2008, № 7, с 31-34.

Приложение А