Дипломная работа на тему: Описание объекта исследования. Описание организационной структуры ООО КЭР

Введение

Развитие общества, рыночных отношений сопровождается созданием огромного объема различных видов документов, появлением новых носителей информации, способов ее записи, хранения и поиска. Требуется быстрота принятия решений, что напрямую зависит от правильно организованного документооборота, от применяемых технологий и техники. Поэтому организации стараются автоматизировать процесс делопроизводства.

В настоящее время на рынке автоматизированных систем существует несколько десятков программных предложений (автоматизированных систем документационного обеспечения управления - далее АС ДОУ), которые отличаются по возможностям, технологическим решениям, потому достаточно трудно подобрать оптимальную АС ДОУ для конкретной организации.

Особенное внимание проблеме автоматизации уделяют в предприятиях, объединенных в холдинговую структуру (территориально-распределенные предприятия), где необходимо сокращать временные, трудовые затраты и увеличивать скорость обмена информацией.

ООО "КамЭнергоРемонт" (ООО "КЭР") является территориально-распределенным предприятием, где в настоящее время происходит разработка и внедрение автоматизированной системы "1 С: Предприятие" версия 8.0. Но так как ООО "КЭР" самостоятельно занимается разработкой корпоративной системы, не воспользовавшись услугами компаний, которые оказывают комплексные услуги по автоматизации, то регулярно возникают проблемы и вопросы при работе с системой, сбои в работе, дублирование операций с документами.

Таким образом, целью данной выпускной квалификационной работы является анализ документационного обеспечения управления ООО "КамЭнергоРемонт" и выбор автоматизированной системы, которая интегрируется с "1 С: Предприятие" версии 8.0.

Задачами выпускной квалификационной работы являются:

- описание, анализ деятельности, структуры и функций ООО "КамЭнергоРемонт";

- характеристика службы документационного обеспечения организации;

- описание уровня автоматизации ДОУ, характеристика внедренной системы "1 С: Предприятие", выявление достоинств и недостатков в ее

функционировании;

- выбор, оценка и анализ программных продуктов, способных интегрироваться с "1С:Предприятие" версии 8.0.;

- выбор наиболее подходящей по функциональным и системно- техническим требованиям системы автоматизации документационного обеспечения управления;

- анализ работы службы ДОУ ООО "КамЭнергоРемонт" при внедренной системе автоматизации.

Данная тема является актуальной, так как автоматизация ДОУ является одним из направлений деятельности управления и существуют проблемы по разработке и внедрению модуля "Управление документацией" в "1С: Предприятие".

Только путем сравнения и анализа можно выбрать АС ДОУ, которая будет соответствовать предъявляемым требованиям.

Прежде чем разрабатывать рекомендации по совершенствованию и автоматизации ДОУ ООО "КЭР", необходимо было получить наиболее полное представление о состоянии ДОУ на сегодняшний день. Для этого проводилось предпроектное обследование, в котором использовались следующие методы: наблюдение - непосредственное присутствие на рабочих местах руководителей, исполнителей, работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях; опрос - позволил уточнить данные и подтвердить результаты наблюдения, узнать мнение работников о существующей системе ДОУ; было проведено интервью с начальником отдела автоматизированных систем управления, в котором выяснились недостатки существующей АС ДОУ, проблемы по разработке и внедрению модуля "Управление документацией"; Метод изучения документов позволил получить общее представление о структуре, задачах и уровне службы ДОУ.

Был изучен и проанализирован федеральные закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации"1, где даются основные понятия, связанные с информацией и их определения - информационных систем, технологий и средствах их обеспечения; федеральный закон "Об электронной цифровой подписи"2, на основании которого определяются правовые условия использования электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП), использование средств ЭЦП. При анализе ДОУ ООО "КЭР", видов существующей документации проверялось соответствие ГОСТу Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации3, и соответствие Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ)4. В данных источниках закреплены требования к оформлению документов, составу реквизитов документов; требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Данные требования и правила создают условия для эффективного применения технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации. При анализе существующих систем автоматизации ДОУ и правил их внедрения были изучены: рекомендации по выбору автоматизированных систем и руководства для пользователей автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях, где описываются системы автоматизации, их функции, основные подходы при

1 Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.

2 Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ.

3 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

4 Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991

выборе, предлагаются критерии их оценки, характеризуется отечественный и зарубежный рынок АС ДОУ.

При изучении структуры и функций службы ДОУ были рассмотрены стандарты предприятия: "Управление документацией в подразделении", "Управление документацией внешнего происхождения"; должностная инструкция секретаря ООО "КамЭнергоРемонт"; должностная инструкция делопроизводителя ООО "КЭР". В качестве дополнительных источников информации по данной теме послужили статьи в журнале "Делопроизводство и документооборот", где рассматривается теория и практика электронного документооборота, решаются вопросы параллельного функционирования бумажного и "безбумажного" документопотоков; даются практические советы по вопросам выбора и внедрения систем автоматизации ДОУ; проводится информационное обследование в рамках внедрения автоматизированных систем ДОУ; изучается и описывается документооборот в территориально-распределенных компаниях. Соответствующие сайты в Интернет содержат необходимую информацию об интересующих системах: демонстрационные материалы, руководства по внедрению и использованию, информацию о создателях систем, о достоинствах систем.

Оглавление

- Введение

- Описание объекта исследования 1.1.Описание организационной структуры ООО КЭР

- Анализ функций и организации ДОУ объекта

- Функции службы ДОУ

- Виды документации, существующей в ООО КЭР

- Систематизация документов формирование дел, информационно справочный аппарат, хранение документов в ООО КЭР

- Потоки движения документов

- Определение уровня автоматизации ДОУ объекта

- Описание автоматизированной системы 1 С Предприятие версии 8.0, внедренной в ООО КамЭнергоРемонт

- Комплексное решение Управление производственным предприятием

- Этапы разработки модуля Управление документацией 1.4.3. Предложения по организации разработки модуля документацией Вывод по главе

- Выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления для ООО КамЭнергоРемонт 2.1.Составление перечня предъявляемых основных функциональных и системно - технических требований к системе автоматизации ДОУ

- Выбор системы весовых коэффициентов баллов для экспертной оценки

- Поиск программных продуктов

- Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных и системно-технических требований

- Отбор программных продуктов, удовлетворяющих функциональным и системно - техническим требованиям 2.6.Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением приложения по автоматизации делопроизводства выбранных систем автоматизации Вывод по главе

- Характеристика функций и возможностей выбранной системы автоматизации ДОУ DocsVision 3.1.Описание объекта исследования с внедренным приложением Делопроизводство системы DocsVision

- Оценка экономической эффективности при внедрении приложения Делопроизводство системы DocsVision для службы ДОУ ООО КамЭнергоРемонт Вывод по главе

- Заключение

- Список источников и литературы

- Приложения

Заключение

В данной выпускной квалификационной работе в качестве объекта исследования выступало ведущее предприятие в городе Нижнекамске по ремонту основного и вспомогательного оборудования на предприятиях энергосистемы, объектах нефтепереработки и нефтехимической промышленности Республики Татарстан - ООО "КамЭнергоРемонт". Исследовался процесс документационного обеспечения управления предприятия, в ходе которого была выявлена основная проблема - неграмотная и неэффективная организация автоматизации делопроизводственного процесса в системе "1С: Предприятие" версии 8.0.

В результате была определена основная цель исследования - выбор автоматизированной системы, которая интегрируется с "1 С: Предприятие" версии 8.0. и автоматизирует процесс ДОУ.

В первой главе была дана характеристика структуры и системы управления предприятия, особенностей организации делопроизводства, внедренной в ООО "КЭР" автоматизированной системы "1С: Предприятие версии 8.0" и разрабатываемого модуля "Управление документацией". Были выявлены основные недостатки: модуль разрабатывается медленно; процесс разработки не регламентирован; в работе с модулем возникают регулярные ошибки, что приводит к возврату на начальные этапы разработки; происходит дублирование операций с документами - ведение журналов регистрации в электронном и бумажном виде; модуль не обеспечивает организацию делопроизводства в соответствии с традиционными и типовыми правилами ДОУ.

Были разработаны предложения по организации процесса разработки модуля "Управление документацией" и предложен альтернативный вариант решения проблемы автоматизации ДОУ ООО "КамЭнергоРемонт" - выбор и внедрение уже разработанного приложения существующих на российском рынке автоматизированных систем ДОУ.

Во второй главе были описаны функциональные и системно-технические требования, заданы критерии, которым должна соответствовать автоматизированная система. Из десятка систем были выбраны следующие: "ДЕЛО" ("Электронные офисные системы"), "DIRECTUM" (НПО "Компьютер", компания "DIRECTUM"), "DocsVision" (фирма "Digital Design"), "Управление делами" (компания "КИНТ").

Для того чтобы выбрать наиболее оптимальную систему, был проведен сравнительный анализ по методике компании Sputnik Labs, т. е. проводилась экспертная оценка систем по выбранной шкале баллов, в результате наиболее подходящими для внедрения в ООО "КЭР" оказались системы "DIRECTUM" и "DocsVision", так как соответствуют предъявляемым требованиям.

Результатом проведения сравнительной оценки затрат на данные системы была почти одинаковая стоимость приложений по организации автоматизированного делопроизводства. Но основную задачу исследования позволяет решить система "DocsVision", которая имеет шлюз к системе "1С: Предприятие", следовательно, значительно упрощает и ускоряет процесс внедрения, к тому же позволит не менять существующие настройки.

В третьей главе была дана характеристика приложения "Делопроизводство" "DocsVision" и рассчитана ежемесячная экономия от внедрения приложения для службы ДОУ, она составляет 3192 рубля. Таким образом, затраты на внедрение готового разработанного приложения окупаются в кратчайшие сроки.

Таким образом, были выполнены основные задачи исследования и достигнута поставленная цель.

В ходе выполнения данной выпускной квалификационной работы были разработаны следующие документы: алгоритм обработки распоряжения и инструкция секретаря и делопроизводителя по работе в системе "1С: Предприятие" в приложении "DocsVision.Делопроизводство".

Алгоритм необходим на начальном этапе разработки автоматизированной системы, так как позволяет упорядочить документооборот, разрабатывать правила создания и обработки документов, вносить необходимые сведения об исполнителях, создавать связи между заданиями и регистрационными карточками документов.

Инструкция регламентирует работу с системой, организует процесс автоматизированного делопроизводства, содержит необходимую информацию о приложении и о правилах работы, содержит демонстрационный материал, что позволяет ускорить процесс обучения персонала, избежать ошибок и сбоев в программе.

Разработанные предложения и рекомендации могут иметь практическое применение в оптимизации деятельности ООО "КамЭнергоРемонт".

Список литературы

1. Нормативно-правовые акты

1. Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.

2. Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ.

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

2. Методические пособия и рекомендации

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М. ВНИИДАД. 1991.

5. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации: зарегистрирована Минюстом России от 05 августа 1993 №321.

6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: зарегистрирована Минюстом России от 26 декабря 2000 г. № 2508.

7. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления: утверждены Постановлением Минтруда от 10 сентября 1993 № 152.

8. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления: утверждены постановлением Минтруда от 25 ноября 1994 № 72.

9. Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях. М: Россархив, ВНИИДАД, 2003.

10. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие/ под ред. А.А. Пестрецова. М, 1998.

11. Корпоративная система электронного документооборота "DIRECTUM". Руководство пользователя и администратора - DIRECTUM, 2004.

Документы предприятия

12. Стандарт предприятия 01.02.2002 (с изменениями от 01 октября 2007 г.). Управление документацией в подразделении.

13. Стандарт предприятия 01.08.2003.Управление документацией внешнего происхождения.

14. Должностная инструкция секретаря ООО "КамЭнергоРемонт".

15. Должностная инструкция делопроизводителя ООО "КамЭнергоРемонт".

2. Справочные и периодические издания

16. А. П.Савельев. Почему системы электронного документооборота мало распространены в России?// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003, №2.

17. М. П. Бобылева. Теория и практика электронного документооборота // Журнал "Делопроизводство".2003, №2, № 3, с. 15-18.

18. Ю. В. Химич. Документооборот в территориально-распределенных подразделениях журнале // Журнал "Делопроизводство и документооборот" 2006, № 9, с. 10-13. 2007, № 7, с. 14-17.

5. Сайты в Интернет

Приложение 1

Схема организационной структуры

ООО "КамЭнергоРемонт"

Сокращения, используемые в схеме:

ПУ - производственное управление

Зай ГРЭС - Заинская гидроэлектростанция

КазТЭЦ - Казанская ТЭЦ

НК ТЭЦ - Нижнекамская теплоэнергоцентраль

НЧ ТЭЦ - Набережночелнинская ТЭЦ

РМЗ - ремонтно-механический завод

ЭТЦ - электротехнический цех

ЭМЦ - энергомеханический цех

ЦРТИ - цех по ремонту термоизоляции

ПТО - производственно технический отдел

ППО - планово-производственный отдел

СГМ - служба главного метролога

СГС - служба главного сварщика

ЛМиС - лаборатория металла и сварки

УДиН - участок диагностики и наладки

ОТК - отдел технического контроля

ОГТ - отдел главного технолога

АСУ - автоматизированные системы управления

ОРП - отдел по работе с персоналом

ЮО - юридический отдел

АХО - административно-хозяйственный отдел

ВСО - внутренняя служба охраны

УПТК - управление производственно-технической комплектации

ОМ - отдел маркетинга

ОУКиС - отдел управления качеством и стандартизацией

Приложение 2

Оперограмма движения входящего документа в ООО "КамЭнергоРемонт":

№ п/п

Название операции

Должностные позиции

Секретарь Делопроизво-

дитель

Руководство

Исполнители

Прием и первичная обработка документа

Предварительное рассмотрение и распределение документов по структурным подразделениям;

Регистрация документа в журнале входящей документации

Снятие копий с документа

Отправка документа исполнителю

(если указано

конкретное должностное лицо или структурное подразделение), в том случае, если документ не

требует рассмотрения руководством

Отправка документа на рассмотрение и ознакомление руководству

Рассмотрение руководством (наложение резолюции);

Возврат завизированного документа в канцелярию

Просмотр виз документа, определение исполнителей

Постановка документа на

контроль с учетом резолюции (отметки в журнале

Передача документа исполнителю

Исполнение документа

Получение отчета от исполнителя о выполнении задания (контроль исполнения)

Снятие документа с контроля

Помещение исполненного документа в дело

Обозначения: - движение документа, Å - выполнение операции.

Приложение 3

Оперограмма движения исходящего документа в ООО "КамЭнергоРемонт":

№ п/п

Название операции

Должностные позиции

Секретарь Делопроиз -

водитель

Руководство

Исполнители

Формулировка задач и выдача заданий

Составление черновика, оформление документа

Проверка правильности оформления документа

Согласование или возврат документа на доработку исполнителю (в этом случае документ возвращается на первый этап)

Регистрация документа

Отправка документа адресату и направление в дело

Образец 2

Алгоритм обработки распоряжения

Исполнитель

(разработчик)

Подразделения

Руководитель

подразделения

Делопроиз-

водитель

Визирующие

Секретарь

Исполни-

тельный

директор

Исполни-тель

(адресат)

На доработку

На доработку

Отказ

Согласовано

заме-

чаний

нет

На доработку

Если

согласовано

всеми

визирующими

Отказ

Исполнитель

(разработчик)

подразделения

Руководитель

подразделения

Делопроиз-

водитель

Визирующие

Секретарь

Исполни- тельный

директор

Исполни-

тель

(адресат)