Нужна индивидуальная работа?

Подберем литературу

Поможем справиться с любым заданием

Подготовим презентацию и речь

Оформим готовую работу

Узнать стоимость своей работы

Дарим 200 руб.
на первый
заказ

Дипломная работа

Менеджмент

Дипломная работа на тему: Электронный архив, управление ключевой системой, пакет документов

Купить за 600 руб.

Страниц

Размер файла

140.45 КБ

Просмотров

152

Покупок

Процессе конструкторской и технологической подготовки производства ТПП появляется и используется большое количество документов, причем часть из них создается различными средствами конструкторской

Введение

В процессе конструкторской и технологической подготовки производства (ТПП) появляется и используется большое количество документов, причем часть из них создается различными средствами конструкторской разработки, частично используется ранее разработанная документация (в бумажном и электронном виде), множество документов возникает при технологическом проектировании, а также оперативном планировании и управлении производственным процессом.

Инженерный документооборот - решение позволяющее организовать на предприятии систему электронного документооборота, как офисных документов, так и специализированных инженерных данных (архив 3D моделей, CAD/CAE данными разработанными в системах Pro/ENGINEER, Autocad, MathCAD и прочее). Тем самым оно позволяет организовать параллельную и совместную работу, в том числе специфических подразделений, таких как проектно-конструкторское и прочие.

Система электронного документооборота (рис.1) предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая:

1. процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно - распорядительных документов (подсистема "Электронный архив");

2. процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема "Ввод стандартных форм документов");

3. управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов - подсистема "Делопроизводство").

Объектом автоматизации являются процессы:

- создание документов;

- подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно - распорядительных, отчетно - статистических, учетных, плановых, информационно - справочных и других управленческих документов;

- работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).

Рисунок 1

Внедрение "Инженерного документооборота" позволяет предприятию автоматизировать:

- управление электронным документооборотом (согласование документов в электронном виде, автоматическая рассылка уведомлений, построение отчетов по состоянию разработки и т.д.),

- визуализацию хранимых документов (чертежи, 3D модели, и т.д.) без использования программного обеспечения, в котором они созданы, а так же функцию "красного карандаша" для внесения замечаний.

- управление хранением структурированных CAD-данных,

- управление процессом разработки изделия,

- интеграцию с приложениями Microsoft Office, предоставив web-ориентированное рабочее пространство, поддержку коллективных обсуждений, баз знаний и т.п.

- управление совместным доступом к данным через web-интерфейс для членов рабочих групп.

Практически на всех отечественных предприятиях даже при использовании электронных средств проектирования и конструирования главным носителем информации все-таки остается чертеж на бумаге. Тем не менее его утвержденная растровая копия может и должна участвовать в инженерном документообороте наравне с электронными документами.

Для физического хранения и обработки всей накапливаемой информации и электронных документов необходимо выделение достаточных по производительности файлового сервера (или нескольких серверов), систем хранения больших объемов данных и средств резервного копирования. Существующие аппаратные средства позволяют организовать как оперативный доступ к хранимой информации, так и ее надежное долговременное хранение.

Определим тот необходимый уровень функциональных возможностей, которому должна соответствовать современная система автоматизации делопроизводства. Любая система должна поддерживать полный жизненный цикл документа в организации - от его первичной регистрации до списания в дело.

Жизненный цикл документа состоит из двух основных стадий:

1. Стадия разработки документа, которая может включать: собственно разработку содержания документа; оформление документа; утверждение документа.

В том случае если документ находится на стадии разработки, то он считается неопубликованным, и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя.

2. Стадия опубликованного документа, которая может включать:

- активный доступ; архивный документ: краткосрочного хранения; долгосрочного хранения;

- уничтожение документа. Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, тогда права на документ остаются только одни - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа можно привести шаблон стандартного бланка предприятия.

Организация работы современного офиса предполагает оперативное информационное обслуживание. Сроки подбора всех документов по запрошенному руководством вопросу не должны превышать нескольких часов. В то же время многие документы (докладные, аналитические записки, отчёты, стенограммы заседаний и т.п.) содержат информацию о множестве вопросов, не отражённых в заголовках. Поэтому оперативную и максимально полную подборку можно получить, только используя компьютерный поиск по текстам документов в электронной форме. Для этого в системах инженерного документооборота предусмотрена организация электронного архива, т.е., простыми словами, не надо идти в хранилище, искать дело, заполнять лист-заместитель, при необходимости - изготавливать копию документов, при возврате дела - осуществлять полистный просмотр, раскладку на место и т.п. - все процедуры автоматизируются.

Заключение

АМ-WorkFlow - замечательный продукт, выполненный на базе AutoCAD, и имеющий интерфейс, одинаковый на всех платформах. Он идеально подходит для процесса проектирования, но весьма затруднительно будет использовать его для тех, кто непосредственно не связан с производственным процессом, например, для нужд управленческого персонала. Желание обеспечить совместимость платформ заставляет разработчиков большинства продуктов TDM ориентироваться на возможности среды Windows, но АМ-WorkFlow - не тот случай.

Пользовательский интерфейс RxEDM очень прост и доступен благодаря тому факту, что вам требуетс работать с тремя модулями (RxIndex, RxHighlight и RxForm), а не в комбинированном интерфейсе. RxEDM не находится на том же уровне сложности, как некоторые другие рассмотренные продукты. С другой стороны, он был полностью переработан и перенастроен на интерфейс Windows, что означает, что он не тащит за собой тяжкого наследия DOS. Экран помощи в RxHighlight, например, обеспечивает все гипертекстовые возможности, предоставляемые Windows. При работе в режиме просмотра/комментария можно использовать "птичий глаз", что, конечно же, очень удобно на больших рисунках. Плохо то, что, когда вы импортируете файл в RxIndex, продукт проявляет странную склонность сообщать вам, что вы забыли заполнить поле диалогового окна, находящегос прямо над полем, которое вам нужно заполнить. Если же вы заполняете поля и затем выбираете импорт, то RxIndex очищает поле и говорит, что вы опять забыли его заполнить.

Поскольку этот продукт полностью отошел от своего DOS-собрата, его интерфейс и возможности разработаны с учетом ожиданий пользователей Windows. Выглядит он совсем как программа, написанная для Windows, но в действительности многие стандартные возможности, например, "drag and drop", отсутствуют. Что касаетс связей между модулями, составляющими RxEDM, то здесь нет никаких неожиданных сюрпризов.

В сравнении с другими тестированными продуктами RxEDM отстает в защите файлов. Возможности просмотра не самые сильные в группе, но более чем адекватные в случае прямой поддержки сканированных файлов. Имеетс непосредственный вывод на печать векторных и растровых изображений. При необходимости вы можете из RxEDM запустить AutoCAD и любые другие программы. Возможности создания комментариев средние, зато количество и типы файлов, которые могут быть просмотрены, не столь ограничено, как у других продуктов. Список поддерживаемых файлов обширен, и некоторые пользователи будут приятно удивлены тем, что программа работает с файлами MicroStation DGN точно так же, как с обычным набором файлов, относящимся к AutoCAD. Поддержка баз данных в целом средняя. У RxHighlight есть ценна функция circulation slip, с помощью которой изображение может циркулировать между всеми, кто над ним работает, для внесения комментариев. Вы можете также использовать функцию сравнения, чтобы определить различия двух файлов.

Заключение

RxEDM - золотая середина между библиотекой рисунков и более сложными TDM. Многие пользователи решат, что именно этот продукт наиболее полно отражает их нужды в управлении документами и что еще какие-то возможности на самом деле не нужны. Однако, если ваша цель - проводить деятельность TDM в соответствии с нормами, задаваемыми ISO 9000, то вам, вероятно, придетс поискать что-нибудь другое.

Softdesk добавила во ViewBase много новых ниспадающих меню и некоторое количество хорошо разработанных пиктограмм и кнопок. Как в случае с RxHighlight и CadmanView, инструменты внесени комментариев не появляются до тех пор, пока вы их не включите - это очень упрощает интерфейс. Одна из основных задач ViewBase Tools - расширение и унификаци пользовательских интерфейсов CAD Overlay for Windows и AutoCAD for Windows. В основе ViewBase Manager лежит FoxPro, поэтому он довольно ограничен в своих возможностях и неказист внешне. Если вы пользователь FoxPro, то вы сможете создать свой интерфейс для базы данных. Компоненты ViewBase, как и RxEDM, разработаны для продажи по одиночке, и есть даже версия ViewBase Tools для работы с АМ-WorkFlow. Более унифицированный и полный продукт можно было бы, только приветствовать, так как среди ViewBase Tools есть такие, которых не имеет ни один из тестированных продуктов.

Без использования версии FoxPro для разработчиков, гибкость и способность к адаптации раздела управлени базами данных существенно ограничиваются. Тот простой факт, что пакетный импорт файлов не обеспечивается, может исключить ViewBase из вашего рассмотрения. Также не поддерживаются пароли пользователя, и интерфейс базы данных связан недостаточным количеством доступных полей спецификаций.

Управление базами данных и возможности защиты файлов крайне бедны в сравнении с другими рассмотренными здесь TDM. С другой стороны, возможность просмотра/ комментирования одна из лучших, если не лучшая. ViewBase обрабатывает множество типов изображений, выводит их на плоттер или принтер напрямую. Возможность просмотра включает в себя послойное комментирование, комментируемое изображение можно сделать серым, чтобы высветить комментарии. Весьма продвинуты функции манипулирования растровыми изображениями - поворот, инверсия и зеркальное отображение. ViewBase manager имеет прямую поддержку сканирующего программного обеспечения, что порадует пользователей CAD Overlay.

Обе составляющие ViewBase хорошо интегрированны в среду Windows. Вы можете настраивать другие программы для работы с ViewBase, используя макроязык. Такие возможности Windows, как drag and drop и ассоциирование файлов с загрузкой программ, отсутствуют, за исключением того, что касается AutoCAD. Такое же расхождение между ViewBase Tools и ViewBase manager существует при установке и интеграции функций. ViewBase Tools логичен и легок в использовании, но возможности ViewBase manager явно не звездные.

Заключение

Softdesk Imaging Group считает, что их продукт предназначен для пользователей, которым нужен сильный интерфейс для просмотра файлов и создания комментариев, работа со сканированными фоновыми изображениями и с чужим менеджером баз данных для адаптации интерфейса управления файлами. При использовании ViewBase Work In Process, маршруты файлов и адаптация интерфейсов баз данных должны обслуживаться с помощью других продуктов.

Заключение

Роль систем автоматизации бумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля работы с документами, который обусловлен особенностями российского законодательства, требующего четкого документального подтверждения всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие ИКТ постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. По консервативным оценкам, количество бумажных документов будет увеличиваться на 7% ежегодно, а электронных - на 20%. Эта тенденция обостряет необходимость учета не только бумажных документов, но и электронных, благодаря чему САДД плавно переориентировались на работу с электронными документами, став системами электронного документооборота и делопроизводства. Действительно, хотя при традиционном делопроизводстве первоочередным объектом автоматизации является ведение картотек, то ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом документа (текстом, графическим изображением, аудио- или видеозаписью).

В свою очередь, накопленные бумажные архивы, при помощи систем потокового ввода бумажных документов, могут быть переведены в электронные архивы. В результате высвобождается пространство, упрощается управляемость архива, повышается доступность хранимой информации для всех заинтересованных пользователей, снижается риск в вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. Разумеется, полностью избавиться от бумаги в этом случае не удается, поскольку юридически значимой формой документа по-прежнему считается бумажная. Но процент таких документов в общем объеме относительно невелик, а перевод их в электронную форму как минимум многократно ускорит их поиск и повысит доступность в тех случаях, когда электронной копии для работы достаточно. Сегодня отсутствие веб-клиента у СЭУД уже нонсенс. Более того, многие производители ПО постепенно забывают о настольных клиентах и разрабатывают ИС только с веб-клиентом. Такой подход на первый взгляд сулит множество преимуществ перед настольными клиентами: веб-клиент предоставляет универсальный интерфейс для всех категорий пользователей, независимо от их роли и географического местоположения, что упрощает настройку системы и техническую поддержку пользователей. Однако без настольных интеграционных компонентов, устанавливаемых на рабочих местах, не может быть и речи об организации единого хранилища документов и повышении эффективности работы пользователей. Поэтому портальные технологии СЭУД должны использоваться скорее только для привлечения к бизнес-процессам внешних пользователей, которых невозможно или нецелесообразно включать в корпоративную сеть.

Разумеется, использование корпоративных информационных порталов (КИП) не ограничивается применением их в рамках управления документооборотом. Современные порталы интересны и как самостоятельные информационные системы, позволяющие организовать единый персонализированный безопасный доступ ко всем бизнес-приложениям и корпоративной информации. КИП является еще одной технологией консолидации информационных систем: если СЭУД консолидирует все документоориентированные информационные системы, то портал накрывает "зонтиком" все бизнес-приложения организации, включая СЭУД.

Современные порталы позволяют организовать доступ к корпоративным ресурсам не только с подключенных к Интернету рабочих станций, но и с портативных устройств, таких как сотовые телефоны, смартфоны, карманные сли бы крупная организация начинала автоматизацию с нуля, обладая солидным бюджетом, то выбор ДИС, очевидно, должен быть в пользу универсальной платформы по управлению неструктурированной информацией, способной удовлетворить потребности организации в долгосрочной перспективе. Конечно, на практике такое вряд ли возможно, обычно подобные системы собираются из множества небольших блоков, каждый из которых решает локальную задачу автоматизации. Главное - у организации должна быть четко спланированная стратегия развития автоматизации, а приобретаемые или разрабатываемые блоки, кроме всего прочего, должны обладать необходимыми интеграционными качествами. Конкретное содержание стратегии каждого предприятия определяется его размерами, отраслевой принадлежностью и технологическим уровнем, многообразием используемых информационных систем и многими другими факторами.