Курсовая работа на тему: Особенности системы электронного документооборота организации ооо ксенокс

Введение

С развитием хозяйственной деятельности человека объем информации создаваемой, обрабатываемой и хранимой только растет. И с развитием наук люди учитывают все больше различных факторов влияющих на экономический результат, это и обуславливает необходимость в эффективных системах документооборота.

Существуют оценки, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде структурированном (в базах данных) и неструктурированном.

На долю же информации в бумажном виде сейчас приходится около 70%. Хранение информации в бумажном виде создает немалые трудности при поиске и обработки информации и требуют физического пространства для хранения а также не позволяет ускорять процесс делопроизводства.

Конечно сейчас ситуация меняется возможно не так быстро как хотелось бы и виной тому множество различных причин, это и внутриорганизационные такие как низкий уровень автоматизации и внешние как например непроработанное законодательство.

Для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации очень важен .

Именно поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от правильного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования.

Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (CЭД). Электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями.

При этом под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают СЭД, включают: текст, графика, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы.

В связи с этим стала проявляться тенденция перехода от детального управления внутренней деятельностью организации к управлению подсистемой оформления заказа. Способность создавать и углублять взаимоотношения с другими отделами, умение четко и правильно планировать выполнение заказов обеспечивают конкурентоспособность организации на рынке. Причинами этого являются:

расширение экономического пространства;

наличие разнообразных услуг, помогающих контролировать коммерческий риск;

появление нового стратегического ресурса - информации;

принятие во внимание фактора времени: четкость выполнения заказа обеспечивает своевременное предоставление необходимой информации по запросам клиентов.

Целью курсовой работы является проектирование информационной системы оформления заказов.

Объектом исследования выбрана организация ООО "Ксенокс"

Предметом исследования является процесс оформления заказов на предприятии ООО "Ксенокс"

Для проектирования информационной системы оформления заказов клиентов необходимо выполнить следующие задачи:

проанализировать деятельность организации ООО "Ксенокс";

описать организационную структуру организации;

рассмотреть особенности организации хозяйственных связей ООО "Ксенокс" с клиентами;

построить функциональную модель системы оформления заказа;

спроектировать базу данных организации.

Оглавление

- Введение

- ОСОБЕННОСТИ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИИ ООО Ксенокс 1.1 Назначение системы электронного документооборота СЭД

- Основные свойства системы электронного документооборота ГЛАВА 2 ПОСТРОЕНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ МОДЕЛИ ПОСТАВКИ ТОВАРОВ В СУПЕРМАРКЕТ

- Постановка задачи

- Проектирование системы обеспечения продукцией в BPwin

- Проектирование БД в среде МS Access ЗАКЛЮЧЕНИЕ

- Список использованной литературы и источников

- Приложение

Заключение

Успешная работа учреждения во многом зависит от уровня ее технического оснащения и эффективной автоматизации процессов управления в условиях увеличивающегося с каждым днем объема информации.

Появление информационных систем является одной из первоначальных задач усовершенствования деятельности управления.

Разработанная система автоматизированного документооборота отвечает основным требованиям оперативности и точности обработки документов.

В результате внедрения системы автоматизированного документооборота удается достичь:

повышения исполнительской дисциплины;

повышения продуктивности работы отдельных сотрудников и подразделений в целом;

сокращения времени исполнения поручений;

оптимизации маршрутов прохождения документов;

повышения оперативности получения необходимой информации;

качественного улучшения контроля различных направлений деятельности учреждения;