Дипломная работа на тему: Теоретические аспекты организации документооборота предприятии

Введение

Работа с документами предполагает организацию документооборота в учреждении, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Анализ документооборота может показать степень загруженности отдельных подразделений службы ДОУ и отдельных ее работников, наметить основные пути рационализации работы с документами.

Внедрение компьютерных технологий в делопроизводство позволяет децентрализовать регистрацию документов, создавая в то же время централизованную информационно-поисковую систему (базу данных) о документах организации.

Использование таких технологий становится необходимой характеристикой работы службы ДОУ. Но это не означает отказа от существующих правил документирования управленческой деятельности в традиционных бумажных документах, что в первую очередь входит в понятие "делопроизводство". Компьютерные технологии на современном этапе все больше внедряются в организацию работы с документами, что позволяет не только автоматизировать выполнение традиционных этапов документооборота, но и реализовать принципиально новые возможности в деле управления документооборотом в целом по организации, выполнения справочно-информационной и аналитической работы, а также использования элементов электронного документооборота. Это позволит поднять работу служб ДОУ на новый качественный уровень.

Характеризуя степень научной разработанности проблемы "Анализ документооборота в учреждении", следует учесть, что данная тема уже анализировалась у различных авторов в различных изданиях: учебниках, монографиях, периодических изданиях и в интернете. Тем не менее, при изучении литературы и источников отмечается недостаточное количество исследований данной темы.

С одной стороны, данное исследование получает интерес в научных кругах, с другой стороны, как было показано, существует недостаточная разработанность и нерешенные вопросы. Это значит, что данная работа будет иметь как теоретическую, так и практическую значимость.

Определенная значимость и недостаточная научная разработанность проблемы анализа документооборота определяют научную новизну данной работы.

Теоретико-методологическую базу составили: авторские издания, учебная литература (учебники и учебные пособия, справочная и энциклопедическая литература, комментарии к законодательству), научные статьи в периодических журналах, специализированные веб-сайты организаций.

При проведении данного исследования были использованы следующие методы исследования:

анализ научных источников по рассматриваемой теме (метод научного анализа);

обобщение и синтез точек зрения, представленных в научных источниках (метод научного синтеза и обобщения);

Объект работы - система организации документооборота.

Предмет исследования - частные вопросы деятельности системы документооборота.

Целью написания курсовой работы является анализ организационного документооборота в деятельности учреждения "Медико-социальной экспертизы".

Поставленная цель определяет задачи исследования:

ознакомление с организационной структурой учреждения МСЭ;

изучение функций, задач, основных видов деятельности учреждения;

рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности МСЭ;

изучение организации службы документационного обеспечения управления МСЭ, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;

изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;

Работа состоит из введения, глав основной части, выводов (заключения), списка литературы.

Теоретическое и методическое исследование опирается на положения как зарубежных ученых (Р.В. Гутч, С. Дворачек, А. Хайек, Т. Питере, X. Решке, X. Шелле), так и отечественных (Бурков В.Н., Воропаев В.И., Гальперина З.М., Мазур И.И., Разу М.Л., Шапиро В.Д., Шейнберг М.В., Якутии Ю.В. и др.), основополагающие работы в области делопроизводства и документационного обеспечения управления (Качалина Л.Н., Кудряев В.А., Митяев К.Г., Пшенко А. В.), основополагающие работы по автоматизации управления предприятием (Баронов В.В., Калянов Г.Н., Колесников С.Н., Титов И. Н.), законодательные и нормативные документы президента, правительства и различных министерств и комитетов РФ.

Оглавление

- Введение

- Теоретические аспекты организации документооборота на предприятии

- Понятие документооборота

- Регистрация документов

- Контроль исполнения документов

- Систематизация дел

- Формирование дел

- Анализ системы документационного обеспечения в МСЭ

- Краткая характеристика МСЭ

- Анализ документооборота Заключение

- Список источников и литературы

Заключение

В ходе курсовой работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности в такой организации как "медико-социальной экспертизы" филиала 33.

Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.

Для повышения оперативности и сокращения трудоемкости делопроизводственного процесса внедряется механизация и автоматизация и работы с документами. При решении задач документационного обеспечения управления используется электронная техника. От правильной организации делопроизводства зависит оперативность управления, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использовать документы в будущем.

Список литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство. "Управление персоналом".М., 2005.

2. Галахов В.В., Корнеев И.К. Секретарское дело. М., 2006.

. Галахов В.В. Делопроизводство. М., 2004.

. Демин Ю.М. Делопроизводство. М., 2004.

. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства. Секретарское дело 2000. №4.

. Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства. Делопроизводство 1998. № 1.

. С. Короткий. Современные технологии корпоративного документооборота. Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3.

. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. М. - Н. ИНФРА - М. - Сибирское соглашение, 2002.

. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. М. - Н. ИНФРА - М. - Сибирское соглашение, 2002.

. Кудряева В.А. Организация работы с документами. М. ИНФРА - М. - Сибирское соглашение, 2002.

. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М., 2002.

. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М., 2007.

. Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса. Секретарское дело 2000. №4.

. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения. М. 2004.

. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие. М., ВНИИДАД. 1998.

. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса. Делопроизводство 2001. №2.

Список нормативных документов, государственных стандартов:

17. Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" от 10.02.2002 № 1-ФЗ (в ред. от 08.11.2007г.).

18. Федеральный закон от 25 января 1995 года № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" (в ред. от 10.01.2003г. №15-ФЗ)

. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1998.

. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000.

. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000.

. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.