Решение задач на тему: Письма - Приглашения, Приветствия, Поздравления

Введение

Письмо было и до сих пор остается важным элементом ведения бизнеса в мире.

Без переписки вести деловые отношения почти невозможно. Практически все телефонные и телеграфные договоренности требуют письменного подтверждения; при установлении же деловых контактов, хорошо составленное, правильно сформулированное письмо может наилучшим образом представить вашу фирму и создать самое благоприятное о ней впечатление у вашего потенциального партнера.

Прежде всего, письма следует писать с позиции вашего корреспондента. Вы должны посмотреть на проблему с точки зрения лица, которому вы пишете.

Деловое письмо, связанное с предложением какого-либо товара, услуги или идеи должно быть живым, написанным "с огоньком", (по принципам составления реклам). Ваша убедительность в неподдельности вашего предложения передается людям и они положительно откликаются на нее.

Прежде, чем писать письмо, следует определить цель и способы ее достижения. Продумать, какие следует использовать для этого факты и высказать идеи, чтобы добиться желаемого результата. В деловом письме не должно быть личных отклонений, пишите то, что хочет знать ваш корреспондент или что вы хотите сообщить. Новую мысль, которую вы хотите выделить, начинайте с нового абзаца, располагая абзацы в логическом порядке.

Первая и последняя фразы делового письма имеют весьма важное значение. Первое предложение должно быть как заголовок рекламы. В ней должен содержаться предмет или причина, по которому вы пишете письмо, чем сразу же привлекаете внимание или вызываете интерес у своего корреспондента.

Что касается заключительной фразы письма, то она должна оставить читателя с полным пониманием проблемы, вызвать у него быструю ответную реакцию.

Не менее важно серьезно отнестись к физическому аспекту письма, его внешнему виду. О внешнем виде письма следует заботиться также, как и о своем личном.

Прежде всего фирма должна иметь свои бланки для писем, отпечатанные типографским способом на хорошей бумаге. Бланк должен быть простым, красивым, с указанием названия, адреса, а также характера бизнеса вашей фирмы. Эскиз бланка сделать нелегко, но игра стоит свеч.

Деловые письма разных стран по своей форме не отличаются большим разнообразием. Как правило, каждое правильно оформленное деловое письмо, написанное на фирменном бланке, состоит из 6 элементов:

1) дата-число, месяц, год;

2) внутренний адрес- имя и адрес лица, которому адресуется письмо;

3) вступительное обращение- вежливое приветствие ;

4) текст письма -изложение сути вопроса;

5) заключительная форма вежливости- вежливое "до свидания";

6) подпись

На письме эти элементы расположены следующим образом:

1Дата November 10,19..

2Внутренний адрес Мr Brown Martin

3ПриветствиеDеаr Мr Brown,

4Текст письма Thank you very

tо сooperate with

Мr Petrov will bе

5 Заключительная форма

вежливости Very truly yours,

6Подпись А. Kramov.

Следует подчеркнуть некоторые отличительные особенности каждого из этих элементов. Дата указывается на отведенном ей месте на бланке-с права.

В письмах ничего не следует писать в сокращенной форме, даже если сокращение не вызывает затруднения для понимания. Письмо без сокращений имеет более достойный вид.

Внутренний адрес должен быть точно таким же, как и на конверте. И пишется он от начала поля слева.

Расстояние между датой и содержанием письма зависит от длины письма. Письмо может адресоваться лицу с указанием его должности- Мr John D White, Cashier, должностному лицу без указания имени- Advert. Manager, или самой фирме- Holton- Pect Company.

Вступительное обращение предшествует тексту письма, печатается через 2 интервала от внутреннего адреса и начинается от поля слева. После вступительного обращения ставится (,) или (:).

Текст письма располагается ниже вступительного обращения через 2 интервала и первое предложение начинается с небольшим отступлением от правого поля.

Заключительная формула вежливости располагается через 2 интервала от содержания письма с правой стороны страницы на одной вертикали с датой, расположенной наверху.

Все деловые письма должны подписываться от руки, ручкой, тем лицом, которое пишет письмо или можно пользоваться личной именной печатью. Подпись должна быть полной и всегда одинаковой . В большинстве деловых писем имя, подписывающего письмо, печатается на машинке ниже заключительной формулы вежливости, оставив место для подписи.

[Из источника N 3,4]

Оглавление

- 1.Введение

- Постановка задачи

- Контрольное письмо

- Письма-поздравления

- Письма-приглашения

- Письма-приветствия

- 7.Заключение

- 8.Список используемых источников

Заключение

"Каждый, кто занимается бизнесом, должен понять, что написанное слово - это Ваше лицо и лицо Вашей фирмы. Слово, употребленное не к месту, может погубить торговлю, разрушить доверие служащего к Вам. Составление письма так же важно, как и составление калькуляции." Хорошие деловые письма - это произведения искусства. А письма-поздравления, приветствия, приглашения характерны еще тем , что они являются не только деловыми, написанными формально, но в них вкладывается еще и душа. Они следуют принципу: "У Вас никогда не будет следующего раза, чтобы произвести хорошее впечатление".

Эти письма, написанные замечательными словами, характеризуют их авторов как прекрасных собеседников, владеющих искусством общения. Сэр Джон Д. Рокфеллер однажды сказал :' Умение контактировать с людьми можно приобрести подобно тому , как мы приобретаем сахар или кофе. И я готов платить за это умение значительно дороже , чем за что -либо другое на свете.' Умение контактировать с людьми можно развить посредством умения писать хорошие письма, особенно если эти письма- поздравления, приглашения, приветствия.

[Из источника N2]

Список литературы

1. Документы и делопроизводство. Сост. Т. В. Кузнецова и др. -М: Экономика,1991

2. Загорская А.П., Петроченко П.Ф., Петроченко Н.П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции. - М.: Московский рабочий, 1992.

3. Как принимать финансовые решения - М.: Московский рабочий, 1992.

4. Пастори Л. Коммерческая корреспонденция- М:Титул ,1995

5. Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 записок в помощь менеджеру. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 1994.

6. Г.А. Котий, В.Р. Гюльмисаров. Образцы деловой переписки на английском и русском языках. Практическое пособие. - М.: ИНФРА-М, 1995

7. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие. Сост. М.В. Стенюков. - М.: РИОР, 1995.