Решение задач на тему: Аспекты внедрения автоматизированных систем документооборота и делопроизводства

Введение

Актуальность, цели и задачи настоящей работы будут определены следующими положениями. Организация и работа с документами охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.). Я в своей работе рассмотрю применение компьютерной техники, то есть автоматизацию ведения делопроизводства.

Организация работы с документами - ключевая задача управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или крупной корпорации.

Деятельность любого предприятия регулируется действующим законодательством, приказами и распоряжениями руководства, условиями заключаемых договоров, установленными правилами ведения тех или иных (например, торговых) операций и т.д. Все эти "регуляторы" оформляются в виде документов - зафиксированных текстов законов, приказов, договоров. Исходя из этого можно сказать, что вся деятельность любого предприятия заключается в последовательном исполнении документов, а успех их исполнения определяет благополучие предприятия.

Успех же исполнения документа во многом зависит от следующего.

Во-первых, от того, насколько ясно в нем изложена информация, включая ее оформление и размещение. Например, если текст приказа набран мелким шрифтом, пункты приказа не отделены друг от друга, фамилии исполнителей не выделены в отдельную группу, то некоторые его позиции могут быть просто не восприняты. Поэтому существует целый ряд стандартных правил по подготовке, составлению, оформлению и изготовлению документации - или, говоря иначе, правил по документированию.

Во-вторых, необходимо обеспечить своевременность исполнения документа, т.е. должна быть достигнута такая организация работ, при которой документ незамедлительно передавался бы исполнителю (или от исполнителя к исполнителю), а для самого исполнителя существовали бы стимулы к исполнению документа в срок. В России на протяжении нескольких веков и по сей день одним из таких стимулов считается контроль исполнения. Причем контроль возлагается на сотрудника, который непосредственно в исполнении документа участия не принимает и, более того, может абсолютно не разбираться в той области знаний или производства, которую затрагивает исполнение документа.

Когда речь заходит об автоматизации документооборота, то часто в эту сферу попадает множество программ, не имеющих прямого отношения к решаемой проблеме - текстовые редакторы, программы распознавания символов, системы электронной почты. В общегосударственных стандартах термин документооборот обозначает контролируемое движение готовых документов как внутри организации, так и за ее пределами. Электронный документооборот охватывает сверх того стадии подготовки документов и свободный обмен информацией по компьютерным сетям. В данном обзоре рассматриваются программные продукты, попадающие под эти определения.

Концептуальные различия российского и зарубежного документооборота приводят к тому, что прямое использование популярных западных продуктов, таких, как Lotus Notes, возможно лишь для решения частных задач. Это понимают отечественные разработчики и предлагают собственные решения. Поэтому нецелесообразно сравнивать конкретные программы как таковые: все они написаны на достаточно высоком техническом уровне, а описание любой из них превысит объем этой статьи. Интереснее сравнивать концепции, положенные в их основу разработчиками.

Существует два основных направления развития и внедрения систем документооборота на российском рынке: традиционно российское и западное.

За последние более чем 100 лет в России сложилась определенная методика работы с документами. В советское время она получила дальнейшее развитие и была закреплена в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях по делопроизводству, унаследованных и в послесоветский период. Технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий. Основная проблема традиционной технологии - централизованное отслеживание движения документов в реальном масштабе времени, поскольку требует как централизованного сведения оперативной информации, так и ведения огромного количества различных журналов и картотек.

Программные продукты этого направления сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Они лишь сопровождают бумажный документооборот, уменьшая трудоемкость рутинных операций по обработке документов. Однако такая система должна быть способна существенно расширить рамки традиционного документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления - своеобразные "мостики" постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам.

Более подробно об этих технологиях и собственно системах автоматизации делопроизводства и конечно их внедрении, я и расскажу в своей работе.

Оглавление

- Введение 3

- Аспекты внедрения автоматизированных систем документооборота и делопроизводства

- Проблема информированности

- Организационные проблемы

- Психологические проблемы

- Проблема кадров

- Автоматизация делопроизводства

- Заключение 13

- Список использованной литературы 14

Заключение

Кроме того, в защиту автоматизации делопроизводства можно сказать о следующем факте: Практика показывает, что средний по величине документ занимает примерно три страницы. По данным консалтинговой фирмы Delta Consulting Group, в процессе работы над документом с него в среднем снимается около 20 копий. И если в организацию поступает 100 документов в день, то на одни только расходные материалы для их копирования (считая по 5 центов на страницу) эта организация ежедневно тратит 100 долл. плюс стоимость бумаги, содержание персонала, расходы на аренду помещения. Электронная же копия страницы при разрешении в 256 оттенков серого обычно занимает около 60 Кбайт (черно-белая - 15 Кбайт). Стоимость хранения информации в магнитооптических (МО) библиотеках приближается к 12 центам за Мбайт (на жестком диске - примерно 20-30 центов). Таким образом, стоимость хранения одной страницы изображения документа в МО-библиотеке составляет около 0,7 цента, что почти на порядок дешевле изготовления ее ксерокопии.

В моей работе указаны лишь основные проблемы, стоящие на пути внедрения АСД. Естественно, большинство из них находит свое решение и не является непреодолимым препятствием. Хочется лишь подчеркнуть, что все эти проблемы должны принимать во внимание и те, кто раздумывает о целесообразности внедрения СУД на своем предприятии или в своей организации, и те, кто берется за ее внедрение.

В заключение можно процитировать управляющего фирмы IBS: "Спорить о том, что лучше - Oracle или Informix - совершенно бессмысленно, пока не поймешь, для чего это нужно, и не сформулируешь точно требования к той базе, которая должна использоваться". На самом деле, это справедливо для всех ситуаций, когда чувствуешь необходимость что-то изменить. Выбор у заказчика сейчас достаточный. Главное, и самое трудное здесь - это принять два решения: во-первых, изменить неэффективный уже, но такой привычный процесс исполнения документов, и, во-вторых, заплатить за это деньги. Потом берете справочник "Кто есть кто в компьютерном мире" и знакомитесь со всеми, кто занимается документооборотом или системной интеграцией. Выбираете того, кто внушил больше доверия, и начинаете очередной этап приобщения к информационной цивилизации.

Список литературы

1. Андреева В. И. Делопроизводство. Практическое пособие. - М., 1998.

2. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. - М., 1997.

3. Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных. - М., 1994.

4. Информационные технологии и автоматизация в архивном деле: аналитический обзор по зарубежным материалам. - М., 1994.

5. Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства (компьютерные технологии в делопроизводстве). - М., 1997.

6. Новиков А.В. Проблемы оптимизации деятельности контрольных структур органов государственной власти. - М., 1998.

7. ПавлюкЛ.В., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. - М.; СПб., 1997.

8. Печникова Т.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности организации.-М., 1998.

9. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. - М.; СПб, 1997.

10. Ярочкин В.И. Безопасность информационных систем. - М., 1996.