Реферат на тему: Системы групповой работы с документацией

Введение

Сегодня пришло понимание необходимости автоматизации хранения и обработки информации, так как её объемы таковы, что обрабатывать её вручную уже не представляется возможным. Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на поиск необходимых для работы документов. Это проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и, наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально-распределенной. Эффективно реализованная система документооборота позволяет преодолеть эти трудности, а так же приводит к уменьшению стоимости хранения информации за счет: сокращения площадей, на которых хранится информация; уничтожения малоэффективных бумажных документов; более компактного хранения бумажных документов; увеличения скорости поиска и доступа к необходимым документам. Немаловажно отметить еще и фактор повышения безопасности при работе с документами за счёт организации глубокой системы защиты документов, в зависимости от операций и пользователей, и от несанкционированного доступа. Кроме того, запись всех операций с документами позволяет восстановить всю историю действий с ними, что также часто бывает крайне необходимо.

Тема данной работы является очень актуальной, поскольку групповая работа с документами сегодня приобретает все большие и большие масштабы. Однако при достаточно широком практическом использовании групповой работы с документами, теоретическая база, которая должна лежать в основе управления данным процессом, является слабо разработанной. Целью работы является систематизация и упорядочивание имеющейся информации по данному вопросу.

Оглавление

- Введение 3

- Электронный документооборот общие сведения

- Требования к системам электронного документооборота и их функциональные компоненты

- Модель состояний документа

- Модель жизненного цикла документов

- Организация групповой работы с документами

- Компьютерные сети как основа для групповой работы с документами

- Групповое программное обеспечение

- Основные достоинства групповых систем работы с документацией

- Обеспечение безопасности при групповой работе с документами

- Выводы 20

- Список литературы 21

Заключение

1. Электронный документооборот, в целом, и системы групповой работы с документацией, в частности, пользуются сегодня заслуженной популярностью, поскольку позволяют заметно сократить материальные и временные затраты при работе с документами.

2. В основе работы групповых систем лежат локальные и глобальные компьютерные сети.

3. Групповое программное обеспечение развивается, исходя из двух базовых моделей: модели share (общая) и модели send (пересылка). Основным программным обеспечением, существующем на сегодняшний день в этой области являются: Lotus Notes, Microsoft Exchange Server и Novell GroupWise. Существуют и другие разработки.

4. Одной из основных проблем, связанных с системами групповой работы, является необходимость обеспечения защиты информации.

Список литературы

1. Баласанян В. Концепция системы автоматизации отечественного документооборота // журнал "Открытые системы", №1, 1997г

2. Гавердовский А Концепция построения систем автоматизации документооборота // журнал "Открытые системы",№1,1997г.

3. Документальные компьютерные технологии: Учеб. пособие/ Моск. гос. техн. ун-т им. Н. Э. Баумана. - М.:1997

4. Завозкин С.Ю. Прототип системы движения документов в системе электронного документооборота КемГУ // доклад. Сборник трудов молодых учёных Кемеровского государственного университета, посвящённый 60 летию Кемеровской области/ Кемеровский госуниверситет. - Кемерово; Полиграф, 2003

5. Красилов Н., Косякин И., Черных Д. Об одной модели документооборота // журнал "Открытые системы", №1, 1997г

6. Куперштейн В.И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. - СПб. и др.: БХВ, 1999

7. Милославская Н. Г., Толстой А. И. Интрасети: доступ в Internet, защита: Учеб. пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2000

8. Островская Н., Булавин П. Системы для организации групповой работы технологии GroupWare. - М. 2000

9. Пахчанян А. Технологии электронного документооборота // журнал "Открытые системы", №10, 2002г

10. Электронные документы в корпоративных сетях / Клименко С.В., И. В. Крохин, В.М. Кущ, Ю. Л. Гагутин .- М. : Анкей : Экотрендз, 1999