Дипломная работа на тему: Понятие и сущность документооборота, виды документопотоков

Введение

Актуальность темы исследования обусловлена необходимостью повышения эффективности деятельности предприятий, причем тема исследования представляет интерес как в практическом, так и теоретическом аспектах.

Каждый подобный проект важен не только как вклад в решение практических задач повышения эффективности предприятий, но и в методическом отношении - как новый пример творческого подхода к организационным и техническим проблемам рационализации управленческого труда в конкретных условиях.

Важнейшими условиями успешного функционирования и дальнейшего совершенствования системы управления предприятиями являются накопление, обработка, передача и хранение необходимой информации. Каждая управленческая функция сопровождается определенным комплексом документов, состав которых зависит от круга решаемых задач, объема и характера компетенции предприятия, порядка принятия решения, формами взаимосвязей с другими предприятиями и т.п. В качестве оправдавшего себя механизма повышения эффективности деятельности предприятий проявила себя оптимизация документооборота, осуществляемая с участием консультантов при активном использовании внутренних возможностей самих предприятий.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

В новых условиях хозяйствования предприятий немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, средств механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений.

Комплекс обозначенных проблем ставит перед современными исследователями ряд вопросов, основной из которых следующий: "Как эффективнее осуществить совершенствование документооборота?". Ответ на этот вопрос автор видит в использовании новых информационных технологий в документационном обеспечении.

Можно утверждать, что повышение эффективности деятельности предприятий посредством совершенствования документооборота может привести к перелому негативных тенденций в российской экономике. К сожалению, этот опыт недостаточно обобщен и формализован, что препятствует его широкому распространению.

Целью исследования является обобщение и систематизация опыта совершенствования документооборота в организации и использование его в управлении. Декомпозиция указанной цели определяет основные задачи исследования:

исследование организационных форм делопроизводства на предприятии, требований, предъявляемых к документообороту;

анализ современного опыта совершенствования документооборота;

определение и систематизация направлений совершенствования документооборота в ОАО "РЖД".

В соответствии с целью и задачами логика настоящего исследования построена таким образом, чтобы обеспечить последовательное изучение комплекса проблем.

Теоретически и методически исследование опирается на положения как зарубежных ученых в области проектного управления (Р.В. Гутч, С. Дворачек, А. Хайек, X. Шелле), так и отечественных (Бурков В.Н., Воропаев В.И., Гальперина З.М., Мазур И.И., Разу М.Л., Шапиро В.Д., Шейнберг М.В., Якутии Ю.В. и др.), современные теории менеджмента, законодательные и нормативные документы президента, правительства и различных министерств и комитетов РФ.

Методология исследования базируется на применении следующих методов научного познания: методы организационного моделирования, методы сравнительного и ситуационного анализа, методы системного анализа.

Объектом исследования является проект совершенствования документооборота.

Предметом исследования являются процессы управления, оказывающие влияние на совершенствования документооборота.

Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность. В первой главе рассматриваются характеристика документационного обеспечения управления, требования к делопроизводству в организации.

Во второй главе подробно дается анализ постановки делопроизводства в ОАО "РЖД" в настоящее время.

В третьей главе приводятся предложения по оптимизации управленческого документооборота в ОАО "РЖД", по рационализации и совершенствованию работы с документами, по составлению необходимых в службе делопроизводства организационных положений и инструкций.

В заключении подводятся итоги исследования, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию документооборота.

документооборот поток

Оглавление

- Введение

- Теоретические основы документооборота .1 Понятие и сущность документооборота, виды документопотоков

- Организация процесса документооборота в организации

- Современные проблемы документооборота в организациях Глава 2. Исследование документооборота на ОАО РЖД

- Характеристика ОАО РЖД

- Порядок обработки потоков документов в ОАО РЖД

- Исследование движения документооборота в ОАО РЖД Глава 3. Совершенствование документооборота в ОАО РЖД

- Методы совершенствования документооборота на предприятии

- Разработка проектных мероприятий по совершенствованию документооборота ОАО РЖД

- Оценка социальной и экономической значимости предложений Заключение

- Список использованных источников

Заключение

Целью выпускной квалификационной работы являлось обобщение и систематизация опыта совершенствования документооборота в организации и использование его в управлении. Данная цель достигнута и предполагает следующие выводы.

Документооборот на предприятии представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. Организацией документооборота на предприятии занимается канцелярия, служба делопроизводства и др. Их название варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т.д., но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии

Список литературы

1. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов": ГОСТ Р 6.30. 2003 г.

. Андреева, В. И. Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства. // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2006. N 11. С. 22-28.

3. Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. И доп.-М., 2002.

. Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ. М., ИНФРА-М, 2002

. Астахова Л. В. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности // Делопроизводство. 2006. № 2. С. 3-9.

. Афанасьева Л. П. Электронные документы в документообороте и архиве организации / Л. П. Афанасьева. // Секретарское дело. 2008. N 1. С. 26-34.

. Афанасьева Л. П. Электронные документы в документообороте и архиве организации // Секретарское дело. 2008. N 2. С. 40-44.

. Басаков М. И. Делопроизводство : конспект лекций / М. И. Басаков. Ростов н/Д : Феникс, 2008. 192 с

. Белов А. Н. Делопроизводство и документооборот : учеб. Пособие для вузов М. : Эксмо, 2008. 624 с.

. Березина Н.М. Современное делопроизводство. Спб.: Питер, 2006. 272 с.

. Бобылева М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному М. : Термика, 2007.

. Быкова Т. А. Делопроизводство : учеб. Для вузов М. : МЦФЭР, 2006. - 558с.

13. Васильева И.Н. Организация делопроизводства. М.: Вузовский учебник, 2007. 272 с.

. Гайдукова Л. Н. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения. // Секретарское дело. 2007. N 10. С. 17-22.

15. Гайфулина М. В. Автоматизированные системы регистрации документов компании : (опыт работы секретариата). // Секретарское дело. 2006. N 1. С. 16-18.

. Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных.М., Энергоатомиздат, 2006

. Глик Д. И. Национальные стандарты в области электронного документооборота. // Секретарское дело. 2006. N 9. С. 45-74.

. Гостев И. М. Защита традиционного документооборота нетрадиционными способами. // Защита информации. Инсайд. 2008. N 3. С. 22-27.

. Гуккаев В. Документооборот на предприятиях торговли и общественного питания. // Современная торговля. 2006. N 9. С. 68-73.

. Делопроизводство : образцы, документы, организация и технология работы : с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 / Под ред. И. К. Корнеева, В. А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. И доп. М. : Кодекс : Проспект, 2006. 455 с.

. Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. СПб.: Питер, 2006. 220 с.

. Доронина Л. Регистрация и индексация документов. // Служба кадров и персонал. 2006. N 6. С. 81-83.

. Живаева О. В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота Волгоград, 2006. 30 с.

. Инструкция по делопроизводству. // Кадровик. 2007. N 12.

. Информационные системы и технологии в экономике и управлении : учеб. Для студентов, обучающихся по экон. Специальностям / под ред. В. В. Трофимова; С- Петерб. Гос. Ун-т экономики и финансов. М. : Высшее образование, 2006. 480 с.

. Каменева Е. М. "Делопроизводство" и "документационное обеспечение управления": есть ли разница значений? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2006. N 9. С. 34-36.

. Каменева Е. М. Служба ДОУ: наименование, структура и определение численности. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2006. N 7. С. 48-62

. Кирсанова М. В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления М.: Инфра-М; 2008 320 с.

. Крестникова О. В. Организация работы службы экспедирования корреспонденции. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2007. N 11. С. 9-12.

. Крестникова О. В. Разработка инструкции по общему делопроизводству. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2006. N 9. С. 8-17.

. Кузнецов И. Н. Делопроизводство : учеб.-справ. Пособие М. : Дашков и К, 2006. 520 с.

. Максимович Г. Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления. // Секретарское дело. 2008. N 11. С. 50-54.

. Методические рекомендации по оформлению и ведению документации представительных органов муниципальных образований Ленинградской области. // Муниципальное право. 2008. N 2. С. 40-48.

. Митина Т. Е. Использование новых технологий для сокращения документооборота в системе делопроизводства. // Адвокат. 2006. N 8. С. 16-22

. Митченко О. Ю. О документационном обеспечении деятельности органов местного самоуправления // Делопроизводство. 2008. № 3. С. 25-32.

. Николаев Н. Форум электронщиков. // Служба кадров и персонал. 2008. N 1. С. 92-93.

. Парушина Н. В. Как организовать документооборот и хранение бухгалтерских документов. // Бухгалтерский учет. 2009. N 24. С. 32-35.

. Романов Д. А. Правда об электронном документообороте М. : ДМК Пресс : АйТи, 2007. 224 с.

. Савельев А. М. Особенности электронного документооборота в российских банках. // Банковские технологии. 2006. N 8. С. 72-73.

. Самарина Е. Н. Техника составления инструкции по ведению кадрового делопроизводства. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008. N 9. С. 18-28.

. Система электронного документооборота для среднего и малого бизнеса. // КомпьютерПресс. 2008. N 1. С. 140-141.

. Системы семейства UniPrint: быстрый ввод бумажных документов в информационную систему предприятия. // Банковские технологии. 2006. N 8. С. 70-71.

. Скороход В. А. Преимущества и тенденции развития электронного документооборота на ОАО "НТЗ". // Теория и практика металлургии. 2007. N 3. С. 71-72.

. Сокова А. Н. Документоведение и его роль в исторической науке и управленческой деятельности // Делопроизводство. 2004. № 4. С. 4-8.

. Солошенко М. Организация системы документооборота. // Аудит и налогообложение. 2008. N 4. С. 30-36

. Сотов П. В. Делопроизводство. М.: Проспект, 2009. 80 с.

. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 2008. 144 с.

. Сухачева Ю. В. Организация документационного обеспечения деятельности акционерного общества в условиях конкурсного производства : (на примере ОАО "Орентекс"). // Делопроизводство. 2008. N 3. С. 40-46.

. Топчиева И. В. Особенности работы с документами в филиале банка внешней торговли в г. Воронеже: (опыт работы секретаря управляющего банком). // Секретарское дело. 2008. N 11. С. 30-35.

. Трофимова Н. В. Регламентация деятельности компании при помощи внутренних документов. // Юрист. 2009. N 11. С. 34-37.

. Химич Ю. В. Документооборот в территориально-распределенной компании. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2009. N 9. С. 24-33.

. Химич Ю. В. Документооборот в территориально-распределенной компании. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008. N 10. С. 28-35.

. Храмцовская Н. А. Тенденции развития нормативной базы, регламентирующей управление электронными документами, в 2008-2009 гг.. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2010. - N 7. С. 35-46.

. Черников Б. "Замороженный" документ. // Служба кадров и персонал. 2008. N 8. С. 85-89.

. Шелухина Л. Ю. Компьютерные технологии в документообороте Централизованной системы детских библиотек. // Информационный бюллетень Российской библиотечной ассоциации. 2008. N 36. С. 76-78.

. Электронные документы в корпоративных сетях: второе пришествие Гутенберга М.: Анкей : ЭКОТРЕНДЗ, 2009. 272 с.

. Юсипова Е. Г. Документооборот договоров: теория и практика. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008. N 3. С. 28-43.

. Юсипова Е. Г. Доставка документов в сторонние организации. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008. N 5. С. 14-28.

. Янковая В. Ф. Организация движения внутренних документов : (на примере движения распорядительных документов). // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2009. N 12. С. 18-25.

. Янковая В. Ф. Организация движения отправляемых (исходящих) документов. // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2009. N 11. С. 14-19.