Дипломная работа на тему: История создания, структура и правовая основа деятельности НУЗ Дорожная клиническая больница ст

Введение

Управленческие процессы и их документационное обеспечение в любой организации требуют обязательного регулирования. Регуляторами выступают, прежде всего, нормы законодательных и иных правовых актов, принимаемых государственными органами. В соответствии с ними действуют нормативно-методические документы общегосударственного (межотраслевого) действия, устанавливающие правила, методы и технологические приемы работы, в том числе с документной информацией.

Однако наряду с этим важная роль принадлежит внутренним организационным документам, которые разрабатываются и принимаются самими учреждениями, организациями и предприятиями. Именно они регламентируют управленческие действия, то есть устанавливают порядок и фиксируют определенные условия их эффективного выполнения в конкретной организации. Среди таких условий можно выделить определение четкой структуры и правового статуса определенного звена управления, закрепление его функций и порядок функционирования, кооперацию и разделение труда работников. Кроме того, очень важно разработать и закрепить правила выполнения различных видов работ, в частности по документационному обеспечению управления.

Необходимость разработки внутренних документов диктуется законодательством, которое определяет их как регуляторы внутренней жизни любой структуры. Являясь локальными нормативными актами, они составляют правовую основу деятельности конкретной организации, так как содержат нормы, обязательные для исполнения, как органами управления, так и работниками.

Комплексная система нормативного обеспечения оказания медицинской помощи и взаимосвязанных с ней процессов, работ, товаров и услуг расширяет возможности стратегического планирования, эффективного использования имеющихся ресурсов, регулирования и контроля затрат на лечение и охрану здоровья, позволяет более эффективно реализовывать защиту прав пациентов, осуществлять действенный контроль и регулировать деятельность учреждений здравоохранения.

Задача формирования единого нормативно-правового пространства системы охраны здоровья населения рассматривается как приоритетное направление и основа ее реформирования. В настоящее время вопросы охраны здоровья населения регулируются более чем 40 федеральными законами. Основополагающие законодательные акты определяют принципы деятельности и пути развития всей национальной системы здравоохранения.

В условиях недостаточного финансирования здравоохранения все большее значение приобретает реализация целевых программ в области охраны здоровья населения. Программно-целевое управление позволяет не только концентрировать ресурсы на приоритетных направлениях, но и осуществлять комплексный подход к решению наиболее актуальных проблем здравоохранения.

Целью модернизации российского здравоохранения является улучшение общественного здоровья на основе повышения доступности и качества медицинской помощи для широких слоев населения, развития профилактической направленности деятельности лечебно-профилактических учреждений и формирования здорового образа жизни при повышении эффективности использования финансовых, материальных и кадровых ресурсов отрасли.

Одним из наиболее действенных инструментов повышения эффективности системы здравоохранения является применение современных методов диагностики и лечения, новейших лекарственных средств, компьютерных технологий в организации управления здравоохранением, качественное улучшение информационной обеспеченности отрасли.

Для эффективного решения этих задач необходимо применение комплексных медицинских информационных систем документационного обеспечения деятельности ЛПУ, позволяющих обрабатывать информацию по всей цепочке движения пациента: поступление - диагностика - лечение - реабилитация - мониторинг.

Особую роль в повышении эффективности объемов и качества оказываемых услуг играет персонал, или конкретный работник, который связывает свои интересы с ЛПУ как с местом работы, источником дохода, возможностью роста профессионального и социального статуса.

Внедрение в лечебный процесс новейших научно-технических достижений диктует необходимость качественных преобразований в профессионально-квалификационной структуре медработников, в повышении уровня их знаний, умений и навыков.

Таким образом, не вызывает сомнения актуальность настоящего исследования.

Объект дипломного исследования - организация документационного обеспечения управления в лечебно-профилактических учреждениях (ЛПУ).

В качестве предмета исследования выступает организация документационного обеспечения управления в НУЗ "Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО "РЖД" (ДКБ) и его совершенствование.

Цель дипломной работы - проанализировать состояние документационного обеспечения деятельности, предложить рекомендации по совершенствованию работы с документами и повышению эффективности в НУЗ "Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО "РЖД".

Достижению поставленных целей способствует решение следующих задач:

Описать историю, структуру и правовую основу деятельности ДКБ.

Охарактеризовать процессы документирования деятельности.

Проанализировать организацию работы с документами.

Сформулировать рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения управления.

Для достижения поставленной цели, для более глубокого решения задач в работе применялся аналитический метод исследования. В рамках дипломной работы был проанализирован комплекс специализированной литературы по вопросам делопроизводства и документационного обеспечения управления, обширная источниковая база, а также рассмотрены внутренние локальные нормативные акты организации. В дипломном исследовании широкое применение получил контент - анализ, т.е. анализ текста документа. В качестве дополнительных методов исследования были привлечены такие, как очное консультирование со специалистами и сотрудниками организации.

При написании дипломной работы были использованы различные источники, которые можно рассмотреть в пределах следующих групп:

. Общегосударственное и федеральное законодательство по организации деятельности ЛПУ.

Конституция Российской Федерации определила основные права и обязанности субъектов в сфере информационных отношений, базирующиеся на свободе личности и презумпции открытости информации.

Гражданский кодекс определяет правовое положение участников гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других вещных прав, прав на результаты интеллектуальной деятельности, регулирует договорные и другие обязательства.

Трудовой кодекс Российской Федерации освящает основные вопросы, касающиеся регулирования отношений между работником и работодателем организации, оформления документации по персоналу, определяет понятие трудового договора, его составление, дополнения, изменения, определены рабочее время и время отдыха, оплата и нормирование труда, а также рассмотрены особенности распределения труда отдельных категорий работников. Описаны нормы защиты трудовых прав работника при разрешении трудовых споров, ответственность за нарушение трудового законодательства.

Федеральный закон "Основы законодательства Российской Федерации "Об охране здоровья граждан". Документ представляет собой совокупность правил, регламентирующих организацию здравоохранения в Российской Федерации. Признавая основополагающую роль охраны здоровья граждан как неотъемлемого условия жизни общества и подтверждая ответственность государства за сохранение и укрепление здоровья граждан Российской Федерации, стремясь к совершенствованию правового регулирования и закрепляя приоритет прав и свобод человека и гражданина в области охраны здоровья, настоящие Основы устанавливают правовые, организационные и экономические принципы в области охраны здоровья граждан.

Помимо вышеназванных источников деятельность ЛПУ регламентирует и ряд специализированных правовых документов о здравоохранении.

. Законодательные, нормативные, правовые и методические документы в сфере делопроизводства, архивного хранения документов и использование ИТ в области документационного обеспечении управления.

Рассматривая источники, следует, прежде всего, проанализировать Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации", который регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации, создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит базовую документоведческую терминологию, касающуюся информации и ее документирования. В 2010 году в федеральный закон были внесены изменения, которые коснулись прежде всего, введения самостоятельного определения термина электронный документ, термины электронное сообщение и электронный документ теперь в законе представляют отдельные терминологические единицы. В новой редакции также сказано, что информация, содержащаяся в государственных информационных системах признана официальной, а соответствующие органы обязаны обеспечить ее достоверность, актуальность, предоставить доступ и обеспечить безопасность.

ФЗ "О персональных данных" определил понятие персональные данные и сведения, которые относятся к персональным данным, а также установил порядок обработки персональных данных, методы их защиты и презумпцию их неразглашения. Отметим, что поводом для принятия этого закона послужили многочисленные факты кражи баз персональных данных государственных и негосударственных учреждений. Федеральный закон обеспечивает защиту персональных данных от несанкционированного доступа к ним. Следует отметить последние изменения. Федеральный закон от 28.06.2010 N 123-ФЗ "О внесении изменений в статью 1 Федерального закона "О персональных данных" и статью 15 Федерального закона "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации". С 01 июля 2010 года вступают в силу поправки в отдельные федеральные законы, в которых уточняется порядок размещения в сети Интернет текстов судебных актов. Федеральный закон от 23.12.2010 N 359-ФЗ "О внесении изменения в статью 25 Федерального закона "О персональных данных". Информационные системы персональных данных, созданные до 1 января 2011 года, должны быть приведены в соответствие с требованиями настоящего Федерального закона не позднее 1 июля 2011 года".

Основным законом, регулирующим вопросы архивного хранения документов, следует признать Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации", который регулирует отношения в сфере организационного хранения, комплектования, учета, использование документации архивного фонда РФ и архивных документов независимо от формы собственности, а также в сфере управления архивами в интересах граждан, общества и государства.

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" направлен на совершенствование действовавшего ранее законодательства об электронной цифровой подписи, а также на расширение сферы использования и допустимых видов электронных подписей. Закон, в частности, регулирует следующие виды отношений в области использования электронных подписей: использование различных видов электронных подписей; выдачу и использование сертификатов ключа подписи; проверку электронных подписей; оказание услуг удостоверяющих центров; аккредитацию удостоверяющих центров. В настоящее время идет активная законотворческая работа по разработке нового проекта закона, который учел бы недостатки данного и опирался бы на современную законодательную базу и накопленный международный опыт. В соответствии с новым законом Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" утратит свою силу в 2012 г.

Федеральный закон "О государственном языке в Российской Федерации" регламентирует порядок использования государственного языка Российской Федерации на всей территории России, обеспечение права граждан на пользование государственным языком Российской Федерации, защиту и развитие языковой культуры.

Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" охватывает сферы языкового общения, подлежащих правовому регулированию, и не устанавливает юридические нормы использования языков народов Российской Федерации в межличностных неофициальных взаимоотношениях, а также в деятельности общественных и религиозных объединений и организаций.

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" устанавливает правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов; состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования настоящего стандарта носят рекомендательный характер, что с одной стоны дает большую самостоятельность службам документационного обеспечения управления на местах в регулировании вопросов документирования информации, однако на практике это, прежде всего, проявляется в отсутствии единообразия в оформлении документов в различных организациях и учреждениях.

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" устанавливает терминологию в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. Следует признать, что определения, используемые в стандарте, утратили во многом свою актуальность в связи с внедрением и повсеместным использованием информационных технологий в управлении и нуждаются в пересмотре, ряд федеральных законов, принятых в последнее время дополняет терминологическую базу, заложенную государственным стандартом, что не отменяет необходимости в его коренном пересмотре.

ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007 "СИБИД. Управление документацией" определяет свойства и функции документа регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования. Положения стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам.

Важную роль в решении проблемы юридической силы документа на машинном носителе сыграл ГОСТ 6.10.4-84. "Унифицированные системы документации". Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники", который не только не отменен с 1984 г., но и имеет статус общегосударственного стандарта в странах - членах СНГ. Данный стандарт определяет требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинных носителях информации, создаваемым средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в указанные документы.

ГОСТ 34.003-90 устанавливает термины и определения основных понятий в области автоматизированных систем (АС) и распространяется на АС, используемые в различных сферах деятельности (управление, исследования, проектирование и т.п., включая их сочетание), содержанием которых является переработка информации.

При оформлении документов, подлежащих отправке, руководствуются постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", которое регулирует взаимоотношения пользователей услугами почтовой связи и операторов почтовой связи общего пользования при заключении и исполнении договора об оказании услуг почтовой связи, а также устанавливают права и обязанности указанных операторов и пользователей.

"Государственная система документационного обеспечения" управления представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ нацелена на упорядочивание организационной структуры управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации ГСДОУ способствует решению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включают нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах. Принятая в 1991 году, ГСДОУ как нормативный документ на настоящий момент по многим пунктам утратила свои позиции и не отвечает требованиям современного законодательства, однако, остается в статусе действующей.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, вступили в действие со 2 июля 2009 г., установив, тем самым, единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти были разработаны для оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания.

Основные правила работы архивов организаций обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности. Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.

С сентября 2010 года на территории РФ начал действовать новый "Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения". Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения. Сроки хранения указаны для документов на бумажных и электронных носителях. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда, определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов, при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней. Новый перечень внес существенные коррективы в сроки хранения отдельных категорий документов, поэтому при разработке или пересмотре номенклатур дел необходимо обратить внимание на изменение номеров статей по перечню, сроки хранения, а также заголовки дел.

При написании дипломной работы были использованы монографии, книги, издания признанных специалистов в области документационного обеспечения управления.

В работе коллектива авторов под редакцией профессора Т.В. Кузнецовой "Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления" рассматриваются вопросы регламентации делопроизводства, составления и оформления управленческих документов. Характеризуется нормативно-методическая и законодательная база. Освещены вопросы организации работы с документами и правила хранения документов в делопроизводстве и подготовки их сдачи в архив.

Издание Т.В. Кузнецовой "Делопроизводство", в котором рассматриваются современные требования к составлению и оформлению документов на основе ГОСТ Р 6.30 - 2003 и организация работы службы делопроизводства. В книге так же выделено составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов, движение документа и их обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хранения, проведение экспертизы ценности документов, уничтожение.

В книге Кузнецовой Т.В., Санкиной Л.В., Быковой Т.А. "Документационное обеспечение управления" дана характеристика законодательных и нормативных актов РФ, составляющих правовую основу документирования управленческой деятельности и организации работы с документами, рассмотрены требования к оформлению организационно-распорядительной документации, описаны технологии ДОУ, правила хранения и передачи документов в архив.

В издании "Секретарское дело" Т.В. Кузнецова уделяет внимание улучшению работе с документами, научной организации секретарского труда. Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законодательных актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных моментов излагаются требования к составлению и обработке специальных документов. Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм, на которых основываются специальные информационно-поисковые системы. Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления. Рассмотрены организация делопроизводственной службы, ее структура, задачи, функции, должностной и численный состав. Особо выделены вопросы документирования управленческой деятельности: понятия документа, виды и разновидности документов, требования к составлению бланков документов, оформлению всех реквизитов документов, а также правила составления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов входящих в систему организационно-распорядительной документации. Освещены вопросы организации работы с документами, включая организацию документооборота, технологии регистрации документов, контроля за сроками их исполнения, информационно-справочной работы. Рассмотрены правила хранения документов в делопроизводстве и подготовки их к сдачи в архив. Следует отметить, что книги профессора Т.В. Кузнецовой постоянно переиздаются, дополняются, обновляются, содержат актуальную и наиболее полную информацию по вопросам делопроизводства.

Книги А.Ю. Чуковенкова "Правила оформления документов" и М.В. Ларина "Оформление служебных документов" основаны на материалах ГОСТа Р 6.30-2003. В них изложены общие правила оформления документов в соответствии с этим ГОСТом. Подробно рассмотрены все реквизиты документа, даны рекомендации по их расположению на бланке, помещены образцы стандартных бланков.

Книга В.В. Паневчика "Делопроизводство. Документационное обеспечение управления" освещает вопросы документирования и организации работы с документами. При этом автором приводится характеристика нормативно-методической базы делопроизводства, приводит критерии выбора средств организационной техники.

В книге М.Ю. Рогожина "Организация делопроизводства предприятия" излагаются ключевые вопросы организации эффективного делопроизводства современного предприятия.

Нельзя также обойти вниманием несколько раз переиздававшееся еще одно практическое пособие М.Ю. Рогожина, ставшее действительно настольной книгой многих работников делопроизводственной службы. "Настольная книга секретаря" рассматривает как общие вопросы документирования, так и дает практически готовые образцы документов необходимых в работе предприятия, его структурных подразделений и службы по персоналу. Отдельно представлены особенности деловых документов повседневной работы - организационно-распорядительные, информационно-справочные и другие.

Самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами собраны в специальных справочных изданиях М.В. Стенюкова.

К написанию дипломной работы были привлечены и периодические издания, которые можно разделить на две категории:

информационно-аналитические и научно-популярные журналы по специфике деятельности управления в здравоохранении;

специализированные журналы по вопросам документационного обеспечения управления.

Л.Р. Фионова в статье "Современные технологии ДОУ - путь к повышению эффективности управления" освещает проблемы, возникающие при использовании нестандартных форм документов в управлении. О необходимости внедрения рациональной системы организации ДОУ в бизнес, базирующейся на инструкции по делопроизводству, номенклатуре дел, альбоме и табеле унифицированных форм документов.

В статье Т.Р. Белой "Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ" рассмотрены организационные вопросы проектирования АС ДОУ, основные требования к техническому заданию на проектирование АС и к приемочной документации на АС. В приложении даны материалы о порядке разработки и согласования ТЗ, стадиях и этапах создания АС ДОУ, образцы оформления титульного листа ТЗ.

В статье В.С. Иритиковой "Разрабатываем инструкцию по делопроизводству на основе новых правил делопроизводства и методических рекомендаций" дан алгоритм разработки и утверждения Инструкции по делопроизводству. Статью отличает системность подхода, при этом даны и конкретные рекомендации.

Н.А. Носарева в своей статье "Подготовка документов по личному составу к архивному хранению" рассматривает расчет стоимости услуг сторонней организации на подготовку документов к архивному хранению. Обозначен полный алгоритм такой работы, которую с помощью статьи вполне реально осуществить самостоятельно.

Статья Т.А. Быковой "Порядок разработки номенклатуры дел" дает рекомендации о составлении (или актуализации имеющейся) номенклатуры дел. В ней объясняется, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что - по его окончании.

В статье Е.М. Каменевой "Особенности оформления приказов и распоряжений" разобраны правила оформления каждого реквизита приказа и распоряжения - самых распространенных распорядительных документов.

В данной работе были использованы так же интернет-ресурсы: справочно-правовые сайты, сайты компаний разработчиков АСДОУ, электронные версии журналов по делопроизводству.

Структура дипломной работы построена в соответствии с поставленными задачами и состоит из введения, четырех глав и заключения.

Во введении определяются объект, предмет и цель исследования, анализируется источниковая база.

Первая глава характеризует предмет исследования: историю, структуру, правовую основу деятельности управления НУЗ "Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО "РЖД".

Вторая глава описывает порядок и правила документирования деятельности НУЗ "Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО "РЖД".

Третья глава дипломного исследования содержит организацию документационного обеспечения деятельности НУЗ "Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО "РЖД".

В четвертой главе приводятся рекомендации автора по совершенствованию работы с документами в НУЗ "Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО "РЖД".

В заключительной части подводятся итоги проделанной работы, и определяется соответствие полученных результатов задачам дипломного исследования. Практическая значимость дипломной работы заключается в том, что сформулированные автором рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения управления НУЗ "Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО "РЖД" носят универсальный характер и могут быть использованы службами делопроизводства аналогичных ЛПУ в целях построения эффективной и грамотной работы с документами.

Оглавление

- Введение

- История создания, структура и правовая основа деятельности НУЗ Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО РЖД .1 История создания и организационная структура ДКБ

- Анализ локальных нормативных правовых документов больницы Глава 2. Порядок документирования деятельности НУЗ Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО РЖД

- Правила составления и оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов

- Порядок оформления кадровой документации Глава 3. Организация документационного обеспечения в НУЗ Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО РЖД

- Организация работы с входящими документами

- Порядок работы с исходящими и внутренними документами

- Контроль исполнения документов

- Организация текущего и архивного хранения документов Глава 4. Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения управления в НУЗ Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО РЖД

- Заключение

- Список использованных источников и литературы

- Приложения

Заключение

Целью написания данной дипломной работы является анализ технологии работы с документами НУЗ "Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО "РЖД", её научная и практическая значимость состоит в анализе и разработке рекомендаций по совершенствованию деятельности медицинского учреждения.

Внедрение в здравоохранении новейших научно-технических достижений диктует необходимость высокого уровня документационного обеспечения управления в ЛПУ, но эта сфера деятельности мало освещена. Следует отметить, что и в ДКБ ранее не проводился глубокий и системный анализ организации работы с документами, этим и объясняется актуальность выбранной темы.

Автор рассмотрел и проанализировал историю создания, организационную структуру, правовую основу деятельности, порядок документирования и организацию документооборота ДКБ, в результате чего выяснилось, что:

1. Основными целями ДКБ являются: охрана здоровья граждан посредством выполнения медицинских работ и услуг по оказанию медицинской помощи, а так же медицинское обеспечение безопасности движения поездов. Основными локальными нормативными правовыми документами являются - устав, штатное расписание и должностные инструкции.

. В ДКБ централизованная система делопроизводства. Отмечается рост количества документов по сравнению с предыдущими годами. Следует сказать, что в деятельности ДКБ используются документы: организационно-распорядительные - приказы, информационно-справочные - письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Автор рассмотрел основные документы кадрового делопроизводства и проанализировал наиболее распространенные ошибки в их оформлении.

3. В документационном обеспечении НУЗ "Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО "РЖД" выделяют три основных потока документов: поступающие (входящие); отправляемые (исходящие); внутренние:

- работа с входящими документами включает в себя: доставку и прием документов; первичную обработку документов; предварительное рассмотрение документов; рассмотрение документов руководством больницы; передача на исполнение должностным лицам; осуществление контроля исполнения документов; приём исполненного документа и помещение его в дело; последующее хранение и работа с документами (до его уничтожения);

работа с исходящими документами заключается в: проверке правильности оформления и приеме документов от ответственных исполнителей; регистрации документов; подготовке документов к отправке; передача подготовленных к отправке документов курьеру; помещение контрольных экземпляров документов в дела; последующее хранение и работа с контрольными экземплярами документов;

работа с внутренними документами складывается из: подготовки предварительного варианта текста документа; согласовании и оформлении текста документа; утверждении (подписание) документа; регистрации документа; передача экземпляра документа ответственным должностным лицам; последующее хранение.

В данной дипломной работе были рассмотрены документы, создаваемые в результате деятельности ДКБ, на соответствие их с рекомендациями, действующими стандартами и нормативами в области делопроизводства, и в результате проведенного анализа были отмечены замечания к оформлению реквизитной части документов, организации работы с документами и их текущему и архивному хранению.

В ходе проведённых исследований обуславливается объективная необходимость следующих действий и изменений:

. Разработать инструкцию по документационному обеспечению управления, что позволит соблюдать правильное оформление всех видов документов, ускорит процесс их составления, а соответственно оптимизирует деятельность секретаря.

. Разработать общую номенклатуру дел, которая представит собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве ДКБ, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

. Внедрить программное обеспечение "Lotus Notes" как наиболее эффективную систему электронного документооборота, позволяющую решать самый широкий круг задач, возникающих в процессе работы с документами. Внедрение автоматизированной системы представит возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволит сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок при подготовке отчетной документации, обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится - это положительно повлияет на работоспособность сотрудников.

Рациональная организация работы с документами - это одно из основных условий правильного и успешного функционирования такого общественно-значимого учреждения города, как НУЗ "Дорожная клиническая больница на ст. Самара ОАО "РЖД".