Дипломная работа на тему: Рекомендации по улучшению электронного движения документов предприятии ООО "Галактика

Введение

В современных рыночных условиях для фирм весомы возможности нынешних информационных технологий с точки зрения их применения в управлении документацией.

Когда речь заходит о автоматизации движения документации, в эту область попадает огромное множество программ, которые не имеют ни какого отношения к решаемой задаче - текстовые редакторы, программы распознавания символов, электронной почты. Это не относиться к системе электронного движения документов. Учитывая нынешнее положение на рынке и в мире в целом, внедрение подходящей для организации системы движения документов, представляется первостепенной задачей.

Отсутствие структурированного движения документов и возможности эффективно следить за движением документов, приводит к понижению эффективности работы, повышению числа ошибок.

Решение проблемы управления документацией позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы фирм, сократить объем вводимой информации, что может дать преимущество во времени и гарантировать их приемлемое функционирование.

Актуальность дипломной работы: Выбранная тема актуальна, так как признано, что организация работы с документацией влияет на качество работы органов управления, организацию и культуру труда управленческих работников в целом. От того, насколько грамотно и целесообразно ведется документация, зависит успех деятельности управления фирмы в целом. Как демонстрируют проводимые эксперименты, 86% всего рабочего времени сотрудников фирм тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов.

Организованное грамотно управление делами понижает время, которое затрачивается для поиска, повышает подлинность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Повышение объемов информации и, соответственно, документов, потребовал использование соответствующей техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров - и самой информации.

Цель дипломной работы: Разработать и обосновать рекомендации по улучшению электронного движения документов на предприятии ООО "Галактика".

Задача дипломной работы:

. Собрать и исследовать сведения о различных системах движения документов из разных источников (литература, Интернет и т.д.).

. Провести исследование текущей ситуации на предприятии в области электронного движения документов.

. Осуществить исследование влияния движения документов на эффективность управленческой деятельности организации.

. Разработать и обосновать рекомендации по улучшению электронного движения документов на предприятии.

Предмет и объект исследования. Предметом исследования являются методологические, методические и практические вопросы организации подсистем электронного движения документов. Объектом исследования явилось действующие системы электронного движения документов в организациях России, отдельные вопросы рассмотрены на примере ООО "Галактика".

В дипломной работе использовались данные, полученные в результате прохождения преддипломной практики в ООО "Галактика".

Методика исследования. Теоретической и методологической основой исследования явились законодательные и нормативные документы по организации электронного движения документов, научные труды ведущих отечественных и зарубежных ученых-экономистов и другие источники.

В первой (теоретической) главе будут разобраны понятия о документообороте и принципы. Также разобраны системы электронного движения документов и электронный документооборот их классификация.

Во второй главе (технической) проведен исследование имеющейся системы на предприятии.

В третьей главе будет предложен перечень мероприятий с обоснованием их экономической эффективности.

Торговое предприятие ООО "Галактика" расположено в городе Нижний Тагил.

Цель деятельности торгового предприятия является получение прибыли от реализации бытовой техники и сопутствующих товаров населению города.

Магазин расположен на втором этаже торгового центра "Кировский". Общая площадь магазина 1120 кв. м., торговая площадь 960 кв. м. Помещение отвечает технологическим, архитектурно-строительным, санитарно-гигиеническим и эстетическим требованиям. Интерьер торгового предприятия выполнен в едином стиле. Общетехническое оснащение имеет своей целью создать оптимальные условия для посетителей и персонала. В магазине, по мимо естественного, используется искусственное освещение и автоматизированная компьютерная программа вентиляции.

В магазине находится один торговый зал, помещение центра проверки качества. А так же склад, административные помещения кабинеты директора, администратора, бытовые помещения, санузел, раздевалка, кухня.

Ассортимент включает в себя крупную бытовую технику, среднюю бытовую технику, мелкую бытовую технику, теле-, видео-, аудиоаппаратуру, цифровую и компьютерную технику, автомобильную акустику и сопутствующие товары.

Оглавление

- Введение

- Теоретические аспекты электронного документооборота

- Сущность и роль электронного документооборота в современных условиях

- Компьютерная программа электронного документооборота

- Виды компьютерных программ по электронному документообороту

- Исследование электронного документооборота ООО Галактика

- Общая характеристика ООО Галактика

- Исследование документооборота в организации

- Исследование влияния электронного документооборота на эффективность работы управленческого аппарата

- Совершенствование системы документооборота организации и её защита Заключение

- Список использованных источников

Заключение

В современных условиях для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это на прямую влияет на качество принятия управленческих решений.

В первой главе дипломного проекта было выявлено, что компьютерная программа документационного обеспечения представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда, выступая важнейшим элементом не только системы управления персоналом, но и всей организации.

Исходя из этого, в условиях системной организации значение документационного обеспечения управления трудно переоценить.

Список литературы

Источники

Опубликованные

1. Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".

2. Федеральный Закон Российской Федерации "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2005 №125-ФЗ.

. Федеральный закон Российской Федерации от 27.12.2002 №184-ФЗ "О техническом регулировании". Стандарт по оптимизации процесса документирования.

. Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2007 №149-ФЗ.

. Федеральный закон Российской Федерации "О персональных данных" от 27.07.2007 №152-ФЗ. Вступил в силу с 16.10.2007 года.

. Постановление Совмина-Правительства Российской Федерации "О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве" от 3 марта 1993 г. №191.

. Постановление Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 №1009 "Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации".

. Постановление Госстандарта России от 30.03.99 №97. Введен в действие с 1 января 2000 г.

. Федеральная целевая компьютерная программа "Электронная Россия" (2002-2010 гг.)

. Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ 7.70 - 2004. Компьютерная программа стандартов по информационному, библиотечному и издательскому делу. Вступил в силу с 1994 года.

. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная компьютерная программа организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

. ГОСТ Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". - М.: Издательство стандартов, 1998.

. ГОСТ Р 1.5 - 2002. "Стандарты. Общие требования к построению изложения, оформлению, содержанию и обозначению".

. ГОСТ Р 6.30-2004. "Унифицированная компьютерная программа организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

. ГОСТ Р 1.0-2005 "Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения". Правила применения национальных стандартов.

. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2008. Национальный стандарт Российской Федерации. СИБИД. Управление документами. Общие требования". Дата введения 2008-07-01.

. Приказ Федерального агентства Российской Федерации по техническому регулированию и метрологии от 12.03.2008 г. №28-ст "Национальный стандарт Российской Федерации. Управление документами". Введен с 01 июля 2008 г. впервые.

. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2008 №1182 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности компаний, с указанием сроков хранения". Зарегистрирован в Минюсте №10194 от 27.09.2008. Вступил в действие с 23.11.2008 г.

. Государственная компьютерная программа документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ). Главное архивное управление при Совете Министров СССР. Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). М., 1991. Действие прекращено в 2006 г.

Литература

. Андреева, В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту компании (на основе ГОСТов РФ): Настольная Книга для секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей / В.И. Андреева - М.: АО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2013. - 191 с.

21. Баласанян, В.Э. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. - 2012. - №2. - С.46-48.

. Баласанян, В.Э. Какой должна быть современная автоматизированная компьютерная программа документационного обеспечения управления / В.Э. Баласанян // X Междунар. научно-практическая конференция "Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.". - М., - 2013. - С.22-25.

. Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г.И. Балибардина // Учеб. - метод. пособие / ВолГУ. - 2012. - 78 с.

. Бобылева, М.П. Корпоративная компьютерная программа движения документов и корпоративная культура: аспекты взаимовлияния / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2013. - №2. - С.41-43.

. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. - М.: Издательство МЭИ, 2013-49 с.

. Бобылева, М.П. Вопросы использования элементов электронного движения документов внутри организации / М.П. Бобылева // Секретарское дело. - 2013. - №2. - С.15-17.

. Бобылева, М.П. Выбор программного продукта для автоматизации движения документов / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2012. - №2. - С.27-33.

. Витин, Ю.Г. От движения документов классического - к электронному! / Ю.Г. Витин // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2013. - № 4. - С.50-55.

. Вовкотруб, О.В. Документ и сведения в век компьютеров и множительной техники / О.В. Вовкотруб // Сборник материалов II Междунар. Научно-практической конференции "Современные технологии движения документов в бизнесе, производстве и управлении". - Пенза, - 2012. - С.3-10.

. Гайдукова, Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова // - Секретарское дело. - 2012. - №10 - С.17-22.

. Гельман-Виноградов, К.Б. Документальная память ноосферы как новый объект познания (к постановке проблемы) / К.Б. Гельман-Виноградов // - Междунар. форум по информации и документации. - 2012. - Т.17. - № 1. - С.8-16 (1992 а).

. Гельман-Виноградов, К.Б. Пространственная одиссея документов как глобальное явление / К.Б. Гельман-Виноградов // Отечественные архивы. - 2012. - № 6. - С.24-30 (1992 б).

. Гельман-Виноградов, К.Б. Некоторые вопросы научной трактовки понятия "документ" / К.Б. Гельман-Виноградов // XI Междунар. научно-практическая конференция "Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией" - М., - 2013. - С.84-87 (2005 а).

. Гельман-Виноградов, К.Б. О сложностях трактовки понятия "документ" и способах их преодоления / К.Б. Гельман-Виноградов // Делопроизводство. - 2012. - № 2. - С.16-24 (2005 б).

. Глик, Д.И. Национальные стандарты в области электронного движения документов / Д.И. Глик // - Секретарское дело. - 2013. - № 9 - С.45-75.

. Джулер, А. Креативные стратегии в рекламе / А. Джулер, Б. Дрюниани - СПб: "Питер", 2012. - 289 с.

. Домарев, В.В. Защита информации и безопасность компьютерных систем/ В.В. Домарев. - К.: "Диа-Софт", 2011. - 38 с.

. Доронина, Л.А. Новые информацонные технологии хранения документов организации (к постановке проблемы) / Л.А. Доронина, Б.В. Черников // Управление персоналом. - 2012. - №2. - С.39-43.

. Живаева, О.В. Управление информационными потоками промышленных организаций на основе оптимизации движения документов: Дис. … канд. эконом. наук: 03.00.12/О.В. Живаева. - В., 2012. - 148 с.

. Кочеткова, П. Компьютерная программа автоматизации делопроизводства "СompanyMеdia-Делопроизводство/ П. Кочеткова // Секретарское дело. - 2012. - №8. - С. 20.

. Кудряев, В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряев. - М.: Инфа-М, 2011. - 356 с.

. Кузнецов, С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. - 2012. - №10. - С.32-35.

. Куциняк, Д.Л. От автоматизированного делопроизводства к электронному документообороту / Д.Л. Куциняк // X Междунар. Научно-практическая конференция "Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.". - М., - 2013. - С.18 - 23.

. Ларин, М.В. Управление документацией в организации / М.В. Ларин // - М.: "Научная книга", 2012. - 110 с.

. Ларин, М.В. Управление документацией: теория и практика (тезисы доклада) / М.В. Ларин // Делопроизводство. - 2012. - № 1. - С.5-9.

. Ларин, М.В. Электронный документооборот: что мешает его внедрению / М.В. Ларин // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2013. - №12. - С.30-38.

. Лысенко, Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция / Н.А. Лысенко // Учеб. - метод. пособие / Р-на-Д: МарТ. - 2012. - 272 с.

. Максимович, Г.Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во сферы ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. - 2012. - № 11 (63). - С.51-56.

. Максимович, Г.Ю. Современные универсальные информационные технологии - основа совершенствования ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. - 2012. - № 2 (54). - С.23-27

. Максимович, Г.Ю. Современные информационные технологии хранения информации и организация доступа к ней / Г. Ю Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. - 2012. - №1 (53) - С.34

. Митяев, К.Г. Документы и их назначение / К.Г. Митяев // - Вопросы архивоведения. - 2012. - № 5. - С.88-102.

. Митяев, К.Г. Классификация документов в делопроизводстве советских учреждений / К.Г. Митяев // Вестник архивиста. - 2013. - № 1. - С.59-61.

. Митяев, К.Г. Классификационные схемы (классификаторы) документов в делопроизводстве / К.Г. Митяев // Вестник архивоведения. - 2013. - № 4. - С.81-83.

. Московая, П.М. На пути к электронному документообороту / П.М. Московая // Делопроизводство. - 2013. - №2. - С.36-41.

. Печникова, Т.В. Документационное обеспечение деятельности организации / Т.В. Печникова // Учеб. Пособие / М.: Ассоц. авторов и издателей "Тандем": "Экмос". - 2012. - 208 с.

. Плешкевич, Е.А. Традиционное и нетрадиционно документоведение: о чистоте идей, а может быть, и рядов / Е.А. Плешкевич // - Научные и технические разработки. - 2012. - № 6. - С.65-70 (2005 а).

. Плешкевич, Е.А. Новый подход к определению понятия "документ" в книговедческих дисциплинах / Е.А. Плешкевич // НТИ. - Сер.1. - 2012. - № 3. - С.4-7 (2012 б).

. Плешкевич, Е.А. Формирование документной парадигмы / Е.А. Плешкевич // НТИ. - Сер.1. - 2012. - № 10. - С. 19-22 (2012 в).

. Привалов, В.Ф. Вопросы сохранности принтерных текстов // Документация в информационном обществе: электронный документооборот и электронный архив. / В.Ф. Привалов // Доклады и сообщения на шестой Международной научно-практической конференции 24-25 ноября 2012г. - М., - 2012. - С.120-124.

. Румынина, Л.А. Делопроизводство / Л.А. Румынина //. - М.: "Издательство Мастерство", 2012. - 220 с.

. Саблин, В.К. О внедрении электронного движения документов / В.К. Саблин // Аудит. - 2012. - №5. - С.6.

. Сборец, М.В. О внедрении системы электронного движения документов в ОАО АИБ "Академхимбанк" / М.В. Сборец // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2012. - №9. - С.48-56.

. Сысоева, Л.В. Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами / Л.В. Сысоева // - Секретарское дело. - 2013. - № 7 - С.30-35.

. Сысоева, Л.А. Системы электронного управления документами / Л.А. Сысоева // Секретарсоке дело. - 2013. - №3. - С.29-33.

. Тихонов, В.И. Электронные архивы и электронный документооборот / В.И. Тихонов, И.Ф. Юшин // Отеч. Архивы. - 2012. - №2. - С.17-26.

. Ткачев, А.В. Правовой статус компьютерных документов: основные характеристики / А.В. Ткачев // - М.: ООО "Городец-издат", 2013. - С.62.

. Филенко, Е.Н. Развитие понятия "документ" с внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко // - Делопроизводство. - 2012. - № 3 - С.64-65.

68. Baсkland, М. About а basis оf thе thеory оf managеmеnt оf thе doсumеntation/ М. Baсkland. - Thе Amеriсan Arсhivist, 2012. - vol.57. - 346-351 р.

. Duranti, L. Thе Protесtion оf thе Intеgrity оf Еlесtroniс Rесords: Аn Ovеrviеw оf thе UBС-MAS Rеsеarсh Projесt / L. Duranti, Н. Maсnеil. - Budapеst, 2013. - 177 р.

. Duranti, L. Thе impaсt оf digital tесhnology аn arсhival sсiеnсе / L. Duranti - Arсhival Sсiеnсе. - 2011. - №1. - рр.39-55.

. Rothеnbеrg, J. Avoiding Tесhnologiсal Quiсksand: Finding а Viablе Tесhniсal Foundation for Digital Prеsеrvation. А Rеport tо thе Сounсilon Library and Information Rеsourсеs / J. Rothеnbеrg - Washington, DС, 2012.

. Thibodеau, К. Prеsеrvation and migration оf еlесtroniс rесords: thе statе оf issuе / К. Thibodеau - Thе Amеriсan Arсhivist, 2013. - vol.67. - 123-225 р.

Адреса Интернет-ресурсов

. http://www.businеssdoс.ru

. http://www.doсumеntum.ru

. http://www.doсflow.ru

. http://www.idoс.ru

. http://www.landoсs.ru