Реферат на тему: Проверила: старший преподаватель

Введение

Оформление дела - это подготовка дела к хранению в соответствие с установленными правилами.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов для их последующего хранения или передачи в ведомственный архив.

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.

Оформление дел - полное или частичное, производят в зависимости от роков хранения дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения. Частичному (неполному) - дела ременного хранения (до 10 лет включительно).

Полное оформление дела1 включает в себя:

- нумерацию листов;

- составление заверительной надписи;

- составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов;

- переплет или подшивку;

- оформление обложки.

Оглавление

- Введение 3

- Нумерация листов дела

- Составление заверительной надписи

- Составление внутренней описи документов дела

- Переплет подшивка дел

- Оформление обложек дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения

- Составление и оформление описей дел структурных подразделений организации

- Заключение 28

- Список литературы 30

Заключение

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (до 10 лет) хранения после окончания календарного года ( или определенного периода, в котором они сформировались) должны быть подготовлены к оформлению, оформлены и учтены. Это нужно для обеспечения их сохранности и эффективного использования в подразделениях в течении всего оперативного периода до момента передачи дел в архив.

Подготовка дел и документов к передаче в ведомственный архив включает в себя:

- систематизацию документов в делах;

- проведение экспертизы ценности документов в делах;

- оформление дел;

- составление описи дел структурного подразделения.

Перечисленные работы проводятся сотрудниками подразделений ответственными за ведение делопроизводства, под методическим руководством (при непосредственном практическом участии заведующего архивом организации. Перед техническим оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию или пересистематизацию документов в делах, этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т.е. в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве. В начале дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце (внизу) - самый поздний.

Параллельно с систематизацией проводят дополнительную полистную экспертизу ценности документов: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу. Изымают лишние экземпляры, черновики и т.п.

В случае необходимости к данной работе привлекают членов экспертных комиссий, руководителей подразделений и ведущих специалистов (например, при определении подлинности документа, принадлежности документа к данному делу и т.п.).

Список литературы

1. Андреянова В. В. Как организовать делопроизводство на предприятии. - М.: Инфра-М, 2001

2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998.

3. ГОСТ 16.487-88. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Издательство стандартов, 1989.

4. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.

5. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. - 5-е изд.,перераб. и доп. - М.:СПб.: Герда, 2001.

6. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор, 2001 - 348 с.

7. Быкова Т.А., Емыгиева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. - М.: МИФИ, 1996, 68 с.

8. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: Научная книга, 1998, 137 с.

9. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Санкт - Петербург, "Альфа", 2002.

10. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991.

11. Сотов М.О. Делопроизводство. - М.: Русская Деловая Литература, 1990.

12. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие - М. Издательство РДЛ, 2000.

13. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. - 272 с.

14. "Делопроизводство" № 34 от 08.1999, С.45.

15. Стопилкина П.Л. Документы. Делопроизводство. - М, 1998., Высш. шк. - С. 443.

16. Организация службы делопроизводства. /Под ред. В.Л. Кудряева. - М.: Интел - Синтез,1999.

17. Сотов М.О. Делопроизводство. - М.: Русская Деловая Литература,1990

18. Делопроизводство: Учебное пособие для вузов./Под ред. Р.Е. Головачева. - М., 2001.

19. Оськина Р.Д. Оформление дел. - М., 1999. - Изд-во "Альфа".

20. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Оформление дел. - Практическое пособие. - Тверь, 2000.

21. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Требования к оформлению дел: Учебное пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. - 272 с.

22. Справочник по делопроизводству и архивному делу/Под ред. Г.О. Орофеефа. - М., "ЮНИТИ", 2000.

23. ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия".