Дипломная работа на тему: Электронный документ- это документ, подготовленный с использованием системы электронного

Введение

Современная динамика рыночных отношений определяет тенденции, при которых качественное управление бизнесом становится основной задачей для менеджмента компаний и обуславливает в значительной степени повышение конкурентоспособности и прибыльности, привлечение инвестиций, и, как следствие, максимальные темпы роста стоимости бизнеса.

Для повышения качества управления менеджменту компании необходимы современные и многофункциональные инструменты, которые позволяют анализировать большое количество экономических параметров и принимать грамотные управленческие решения, адекватные сложившейся ситуации на рынке. Одним из таких инструментов являются информационные системы (ИС).

Внедрение современных информационных систем - комплексная и сложная задача и, соответственно, качество внедрения напрямую зависит от уровня квалификации специалистов-внедренцев, привлеченных на проект.

Квалификация специалистов и их опыт, несомненно, являются одними из ключевых факторов успеха внедрения ИС, но важнейшим и значимым является построение эффективной модели управления процессами, которые предполагается реализовать во внедряемой ИС. Эффективно выстроенные процессы в сочетании с возможностями, которые предоставляют современные IТ-технологии, способны существенно повысить качество бизнеса и снизить издержки компании.

Зачастую, внимание собственников бизнеса приковано к основным бизнес-процессам, которые преобразуются в цепочку наращивания потребительской стоимости. Документационное же обеспечение, как, впрочем, и ИТ-обеспечение, как правило, относят к ресурсным процессам, тогда как, даже поверхностный анализ деятельности крупной компании дает понимание, что документационное обеспечение процессов выводит на первый план такие понятия как, например, внутрифирменные трансакционные издержки.

Переход же от бумажного документооборота к электронному способен снизить не только трансакционные издержки, но и материальные, связанные с колоссальными расходами на процессы печати и пересылку документов.

По данным информационного ресурса iBusiness [14] , в целом все европейские эксперты сходятся в одном: при переходе на электронный документооборот и максимальной автоматизации всех процессов, которые с ним связаны, организация может сэкономить до 1-2 % от своего оборота. Также, за счет ускорения движения денег происходит рост оборота компании. Это относится и к отложенным платежам, которые связаны с доставкой документов, и к дебиторским задолженностям. Европейские специалисты отмечают, что самым значимым фактором электронного документооборота становится не экономия скрытых затрат, а именно ускорение движения капитала. Достигаемое таким образом оживление деятельности компаний дает государству оживление экономики в целом.

Специфика деятельности любой компании такова, что всегда сопровождается потоком документов. Документационное обеспечение процессов в свою очередь является неотъемлемой частью деятельности компаний и само по себе является процессом, которым необходимо управлять.

При этом, чем компания крупнее, тем труднее регулировать документопотоки в рамках функциональных структур и тем нагляднее необходимость процессного подхода к управлению документопотоками.

Особенность корпоративного документооборота холдинга состоит в том, что в традиционной постановке задачи документооборот осуществляется в рамках одного предприятия и не выходит за его пределы. В холдинге же наблюдаются два типа процессов. Первый протекает в рамках одного предприятия, а на финальном этапе на утверждение в головную организацию уходят, например, лимиты ответственности по договорам, кадровые назначения, распоряжения. Второй тип процессов зарождается в управляющей компании или в главной организации холдинга и спускается на исполнение в дочерние фирмы. При этом процессы находятся на постоянном контроле у президента холдинга или у его уполномоченных лиц.

Актуальность перехода на автоматизированные системы управления документопотоками также обусловлена необходимостью отказа в максимально возможной степени от бумажных носителей внутри компании. При этом сокращаются ресурсные издержки и трудозатраты на процессы обработки и согласования документов, исключаются риски потерь документа, обеспечивается коллективная работа, сохраняется версионность документов, обеспечивается связь структурированной информации по документу и его графического образа. Данные преимущества достигаются внедрением автоматизированных систем управления документооборотом.

По данным журнала PCWEEK [13] экспертные оценки ведущих ИТ поставщиков на рынке СЭД сводятся к тому, что, несмотря на возрастающую тенденцию к безбумажному документообороту, большинство систем СЭД носят пока смешанный характер (электронно-бумажный). Основные сдерживающие силы - юридически обоснованная необходимость некоторых видов бумажных документов, а также - сложность в межкорпоративном обмене электронными документами.

Для холдинговых структур актуальным моментом является управление корпоративным документопотоком с использованием ЭЦП, применение которой уже активно продвигается в отношениях "компания - государственные контролирующие структуры" и является перспективой развития не только для внутрикорпоративной системы документооборота, но и явной тенденцией в будущем межкорпоративного обмена юридически значимыми документами.

В данной работе:

. Проведено исследование и анализ бизнес-процессов компании ОАО "Лада-Сервис", связанных с корпоративными документопотоками.

. Разработана модель рабочих потоков корпоративного взаимодействия служб головной компании и ДЗО.

. Предложена реализация данной модели в ИС "1С Документооборот 8 КОРП" с применением электронно-цифровой подписи и организацией веб-доступа к документообороту.

. Произведен расчет экономического эффекта автоматизации корпоративного документооборота.

. Обозначена стратегическая цель в управлении документооборотом холдинга - построение корпоративного портала как интегрирующего звена всех составляющих корпоративного контента: документооборота, электронной почты, web- контента, фото-видеоматериалов, баз знаний и т.д., т.е. ECM системы.

Теоретической и методологической основой работы послужили научные труды отечественных и зарубежных бизнес-аналитиков по актуальным проблемам моделирования процессного управления, научные статьи в периодической литературе по проблематике управления документопотоками, исследования экспертных оценок современных программных продуктов СЭД и ЕСМ, ресурсы интернет, законодательные акты РФ, нормативные документы компании, а также experience автора исследования.

Целью данной работы является разработка эффективной модели процессного управления корпоративным документооборотом холдинга и реализация полученной модели в ИС "1С Документооборот 8 КОРП" через web- сервис.

В соответствии с целью в работе поставлены и решены следующие задачи:

. Провести анализ бизнес-процессов холдинга, связанных с корпоративным документооборотом и принятием решений;

. Выявить и формализовать рабочие потоки в соответствии с моделью бизнес-процессов корпоративного документооборота;

. Разработать модель управления рабочими потоками корпоративного документооборота и показать качественный эффект от внедрения;

. Предложить реализацию данной модели в ИС "1С Документооборот 8 КОРП" с применением электронно-цифровой подписи и организацией веб-доступа к документообороту.

. Произвести расчет экономического эффекта от внедрения "1С Документооборот 8 КОРП".

. Предложить стратегию развития ECM- системы управления корпоративным контентом.

Объектом исследования данной работы является ОАО "Лада - Сервис" (дочерняя компания ОАО "АВТОВАЗ").

ОАО "Лада - Сервис" - это крупнейший в России дилерский холдинг, созданный в 2007 г. и объединяющий около 70 автомобильных дилерских центров в России. ОАО "Лада-Сервис" специализируется на реализации и сервисном обслуживании автомобилей бренда LADA. Конкурентное преимущество компании обеспечивается за счет наличия собственных дилерских компаний на всей территории России, которые образуют уникальную для российского рынка фирменную сеть сервисно-сбытовых предприятий.

В соответствии со стратегией управляющей компании, ОАО "Лада - Сервис" осуществляет услуги по обеспечению корпоративного взаимодействия ОАО "АВТОВАЗ" и дилерских центров, в том числе:

корпоративное планирование, организацию, контроль и оптимизацию корпоративных действий.

Предметом исследования является система управления рабочими потоками, связанными с корпоративным документооборотом холдинга ОАО "Лада-Сервис".

Для решения сформулированных в работе задач на различных этапах исследования были использованы следующие методы: системный анализ, логический анализ, метод первичного анализа документации предприятий, метод имитационного моделирования ИС, метод ситуационного анализа.

Для построения эффективной модели рабочих потоков использовался принцип процессного управления.

Инструментом описания бизнес-процессов был выбран продукт МS Visio 2007, в частности для описания бизнес процессов 1,2 уровня использована нотация IDEF0, для описания процессов 3 уровня использованы нотация ARIS (диаграммы eEPC), для описания функциональных карт жизненных циклов документов - диаграммы swim lane.

В качестве программной среды ассоциации модели рабочих потоков была использована платформа "1С: Документооборот 8 КОРП".

Механизм применения ЭЦП реализован средствами "1С: Документооборот 8 КОРП" и средствами ПО КриптоПРО.

Оглавление

- Введение

- Теоретическая часть - Процессы и процессное управление документооборотом

- Функционально-ориентированные структуры управления

- Понятие процесса и процессного управления

- Преимущество модели процессного управления

- Аморфная модель управления

- Функциональная модель управления

- Процессное управление

- Подход к описанию бизнес-процессов

- Методологии описания бизнес-процессов

- Классификация документов

- Жизненный цикл документов

- Классификация документопотоков

- СЭД и ЕСМ. Эволюция

- Системы электронного документооборота СЭД

- Системы управления корпоративным контентом ЕСМ

- ЭЦП. Авторство, защита, аутентичность

- Назначение ЭЦП

- Применение ЭЦП в системах электронного документооборота

- Практическая часть - Разработка модели процессного управления корпоративным документооборотом холдинга ОАО Лада-Сервис

- Описание объекта внедрения, задачи проекта

- Модель организационной структуры холдинга

- Организация документооборота

- Описание корпоративной IТ-инфраструктуры

- Модель корпоративного документооборота аs is

- Модель корпоративного документооборота tо bе

- Реализация модели в 1С Документооборот 8 КОРП

- Разработка ролей

- Виды корпоративных документов

- Матрица доступа к документам и объектам

- Маршруты документов

- Интеграция и связь документов

- Интерфейсы доступа

- Стратегия развития ECM -системы управления корпоративным контентом

- Расчет эффективности внедрения Заключение

- Список использованных источников

- Приложения

- Приложение 1. Альбом бизнес-процессов Корпоративное взаимодействие аs is

- Приложение 2. Альбом бизнес-процессов Корпоративное взаимодействие tо bе

Список литературы

1. С.В. Иванов. Лекционный материал по курсу "Электронный документооборот".

. ИСО 9000:2000. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.

. ИСО 9001:2000. Системы менеджмента качества. Требования.

. Ананьин В. Трансакционные издержки и информационные технологии. БИТ-Петербург, 2002

. Карабанов Б.М .5 шагов к процессному управлению, С-Пб: 2002 - 107с.

. Вишняков О.Л., Крохин В.В. Основные понятия теории процессного управления., 2004.

. Спецификация Коалиции по управлению workflow (Workflow Management Coalition). Терминология и глоссарий.

8. Пинаев Д. Борьба функционального и процессного управления.Журнал "БОСС" <http://www.bossmag.ru/> №3'2012.

. Панов М. Грамотное управление, как не сгореть на работе.Журнал "Консультант" № 23, декабрь 2011.

. Майк Ротер, Джон Шук "Учитесь видеть бизнес-процессы. Практика построения карт потоков создания ценности". М.: Альпина Бизнес Букс. 2005- 144 с.

. Федеральный закон Российской Федерации ФЗ-63 <http://ibusiness.ru/> "Об электронной подписи".

. http://www.cryptopro.ru/ Сайт компании "Крипто ПРО CSP".

. http://www.pcweek.ru/ электронное издание РС Week.

. http://ibusiness.ru/ информационный ресурс.

. http://consulting.1с.ru официальный сайт компании "1С".

. http://ecm-journal.ru/ электронное сообщество по системам СЭД и ЕСМ.

. http://www.delo-press.ru информационный ресурс.

. http://ru.wikipedia.org Электронная энциклопедия.

. http://www.nair-it.ru Сайт Национальной Ассоциации инноваций и развития IТ.