Курсовая работа на тему: Электронный документооборот общие сведения. Требования к системам электронного документооборота

Введение

Сегодня пришло понимание необходимости автоматизации хранения и обработки информации, так как её объемы таковы, что обрабатывать её вручную уже не представляется возможным. Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на поиск необходимых для работы документов. Это проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и, наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально-распределенной. Эффективно реализованная система документооборота позволяет преодолеть эти трудности, а так же приводит к уменьшению стоимости хранения информации за счет: сокращения площадей, на которых хранится информация; уничтожения малоэффективных бумажных документов; более компактного хранения бумажных документов; увеличения скорости поиска и доступа к необходимым документам. Немаловажно отметить еще и фактор повышения безопасности при работе с документами за счёт организации

Оглавление

- Введение.

- Электронный документооборот общие сведения.

- Требования к системам электронного документооборота и их функциональные компоненты.

- Модель состояний документа.

- Модель жизненного цикла документов.

- Организация групповой работы с документами.

- Компьютерные сети как основа для групповой работы с документами.

- Групповое программное обеспечение.

- Основные достоинства групповых систем работы с документацией.

- Обеспечение безопасности при групповой работе с документами.

- Выводы.

- Список литературы.

Заключение

1. Электронный документооборот, в целом, и системы групповой работы с документацией, в частности, пользуются сегодня заслуженной популярностью, поскольку позволяют заметно сократить материальные и временные затраты при работе с документами.

2. В основе работы групповых систем лежат локальные и глобальные компьютерные сети.

3. Групповое программное обеспечение развивается, исходя из двух базовых моделей: модели shаrе (общая) и модели sеnd (пересылка). Основным программным обеспечением, существующем на сегодняшний день в этой области являются: Lоtus Nоtеs, Мiсrоsоft Еxсhаngе Sеrvеr и Nоvеll GrоuрWisе. Существуют и другие разработки.

4. Одной из основных проблем, связанных с системами групповой работы, является необходимость обеспечения защиты информации.

Список литературы

- Баласанян В. Концепция системы автоматизации отечественного документооборота // журнал "Открытые системы", 1, 1997г.

- Гавердовский А Концепция построения систем автоматизации документооборота // журнал "Открытые системы",1,1997г.

- Документальные компьютерные технологии: Учеб. пособие/ Моск. гос. техн. ун-т им. Н. Э. Баумана. - М.

- Завозкин С.Ю. Прототип системы движения документов в системе электронного документооборота КемГУ // доклад. Сборник трудов молодых учёных Кемеровского государственного университета, посвящённый 60 летию Кемеровской области/ Кемеровский госуниверситет. - Кемерово; Полиграф.

- Красилов Н., Косякин И., Черных Д. Об одной модели документооборота // журнал "Открытые системы", 1, 1997г.

- Куперштейн В.И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. - СПб. и др.: БХВ.

- Милославская Н. Г., Толстой А. И. Интрасети: доступ в Intеrnеt, защита: Учеб. пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ - ДАНА.