Дипломная работа на тему: Построение системы информационного обеспечения

Введение

С одной стороны, информация необходима для планирования и контроля, однако, с другой стороны, информация должна указывать на шансы и предупреждать о рисках, т.е. стимулировать развитие планирования и контроля. От систематического обеспечения информацией зависит как успех планирования, так и (по крайней мере, частично) последующая реализация плана.

Критика по поводу информационного обеспечения руководства предприятий очень распространена. Основные критические замечания следующие:

информация поступает слишком поздно;

информация чрезмерно детализирована;

информация необоснованно обширная;

большая часть информации обращена в прошлое;

информация содержит только данные, которые можно выразить количественными показателями;

руководители отдельных подразделений получают непостоянную, а часто и противоречивую информацию;

информации, которая касалась бы будущих, еще неизвестных целей, явно недостаточно, т.е. вопрос информационного обеспечения для стратегического планирования во многих случаях остается нерешенным.

Первый шаг (этап) состоит в выяснении потребности в информации (рис.1). При этом сначала устанавливаются организационные рамки путем определения исполнителей задач (часто это контроллер) и времени, за которое должен быть осуществлен анализ потребности в информации. Последнее зависит от специфических факторов деятельности предприятия, например, информационные потребности руководства предприятия с короткими жизненными циклами продуктов и подвергающейся быстрым изменениям производственной программой также меняются в течение короткого времени, что обусловливает частое возвращение к вопросу об определении потребностей в информации. Для анализа информационных потребностей существуют многочисленные методы (например, интервью), которые должны быть отобраны и реализованы на следующем этапе.

Часто получатели информации склонны запрашивать большие объемы информации, не задумываясь при этом о соотношении затрат и пользы. Поэтому в рамках оценки информации необходимо обязательно поставить вопрос: "Насколько важна для вас эта информация и сколько вы были бы готовы за нее заплатить?"

В качестве следующего шага определяется, как должны осуществляться сбор и обработка информации, необходимой для удовлетворения установленных ранее информационных потребностей. В зависимости от того, нужна информация для стратегического или оперативного планирования, разными будут и источники информации. Информацию о нижних границах цен на непродолжительный период можно, например, получить из расчета затрат, информацию же о рисках на новых рынках сбыта - на основании систем раннего предупреждения.

Таким образом формулируются требования к системам, "производящим информацию", например, к расчетам затрат, расчетам показателей объемов производства или предоставляемых услуг или инвестиционным расчетам. Особую роль играет при этом сбалансированная система показателей, поскольку она трансформирует стратегию предприятия в конкретные информационные данные, необходимые для управления предприятием.

Для успешной реализации процессов сбора и обработки информации необходимо четкое разграничение сфер ответственности, т.е. необходимо определить, кто собирает информацию, кто ее обрабатывает и кто координирует этот процесс в целом.

Процессы передачи информации необходимо описать в рамках следующего этапа путем разработки и построения системы отчетности. Система отчетности стимулирует мероприятия по управлению предприятием, так как в отчетах заданным показателям из системы планирования противопоставляются достигнутые фактические показатели. Приведенные на рис.1 частичные этапы системы отчетности более детально рассмотрены ниже.

Необходимой предпосылкой экономичного функционирования системы информационного обеспечения является компьютерная поддержка. Изобилие рыночных предложений требует обоснованного подхода к выбору компьютерной техники и особенно программного обеспечения. Если же на предприятии разрабатывается собственное программное обеспечение, то контроллинг должен следить, чтобы соответствующие проектные материалы создавались с ориентацией на последующую экономичную и эффективную реализацию проекта.

Таким образом, построение всеобъемлющей системы информационного обеспечения завершает реализацию идеи контроллинга - осуществление координации планирования, контроля и информационного обеспечения с точки зрения задач и инструментов.

Оглавление

- Основные шаги

- Что для этого необходимо

- Составные части системы информационного обеспечения

- Методы определения потребностей в информации

- Сбор и обработка информации при помощи показателей и систем показателей

- Примеры показателей и систем показателей

- Измеряемые величины в сбалансированной системе показателей

- Индикаторы рисков как инструмент контроллинга

- Система отчетности

- Требования к отчетам и к иерархии отчетов

- Требования к современным системам отчетности

- IТ-поддержка контроллинга

- IТ-поддержка при планировании и учете

- Выбор стандартного программного обеспечения

- Практический пример применение программного стандартного обеспечения mySAP Financials фирмы SAP АG