Курсовая работа на тему: Документооборот в бухгалтерском учете. Документы в бухгалтерском учете и их классификация

Введение

Методы бухгалтерского учета представляют собой систему способов и определенных приемов. Одним из таких методов является документация. Документация - это первичная регистрация хозяйственных операций с помощью документов в момент и в местах их совершения. Используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля.

Документооборот - это путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. Документооборот в организации - это сложная система, требующая постоянного контроля и регулирования и оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации.

При этом принятая система документирования хозяйственной деятельности должна обеспечивать следующие условия:

во-первых, полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности. Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в первичном бухгалтерском документе, поскольку именно первичные учетные документы, с одной стороны, являются подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, а с другой - на основании первичных учетных документов формируются бухгалтерская отчетность предприятия и данные о его финансовом положении, осуществляется планирование и прогнозирование деятельности предприятия;

во-вторых, выявление на предприятии скрытых резервов. Целесообразно построить систему документирования хозяйственных операций на предприятии таким образом, чтобы уже в процессе оформления первичных учетных документов и тем более при составлении синтетических учетных регистров проводился анализ эффективности использования ресурсов на предприятии. Этого можно достичь, в частности, введением в первичные учетные документы и учетные регистры специальных граф, содержащих контрольные показатели. Таким образом, уже в процессе документирования хозяйственных операций будет существенно облегчена возможность предварительного анализа их эффективности и целесообразности;

в-третьих, отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности должно исходить не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования;

в-четвертых, тождественность данных аналитического и синтетического учета. При организации системы документирования хозяйственных операций необходимо предусмотреть систему взаимного контроля работников бухгалтерии. Обязанности должны быть распределены таким образом, чтобы бухгалтеры вынуждены были сверять данные, формируемые ими в учетных регистрах, с данными первичных учетных документов и данными учетных регистров, формируемых другими бухгалтерами. Организует эту работу непосредственно главный бухгалтер либо бухгалтер, отвечающий за составление и представление бухгалтерской отчетности внешним пользователям;

в-пятых, рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия. При организации системы документирования хозяйственных операций и документооборота необходимо стремиться к тому, чтобы каждая хозяйственная операция оформлялась только одним документом, а ряд однотипных операций - одним сводным документом.

Современная мировая экономика, характеризующаяся высокой мобильностью товаров, капиталов и рабочей силы, существенным ростом интеллектуального труда, информационных технологий, быстрой смены технико-технологических условий производства, распространением более прогрессивных новейших технологий и товаров, существенно влияет и на экономику России. В связи с этим изменились и технические возможности документооборота как одного из методов бухгалтерского учета:

- компьютерные технологии заменяют традиционную технику регистрации и сверки записей;

- происходит мгновенная передача деловой информации с любой точки планеты;

- увеличивается темп отражения информации в бухгалтерском учет.

Вместе с тем аудит финансовой деятельности организации показывает, что в бухгалтерской отчетности наблюдаются недостатки, искажения и фальсификации. Поэтому актуальным является правильный и грамотно организованный документооборот, на основе которого проводится анализ хозяйственной деятельности организации.

Цель работы - изучить документацию как элемент метода бухгалтерского учета, проанализировать документооборот Калужского ОАО "Кристалл" и рассмотреть возможные пути его совершенствования.

В связи с поставленной целью ставились и решались следующие задачи:

- рассмотреть классификацию документов, порядок составления, обработки и сроки хранения

- дать организационно-экономическую характеристику Калужскому ОАО "Кристалл";

- оценить документооборот в данной организации;

- представить возможные пути совершенствования документооборота.

Предмет исследования - документация в бухгалтерском учете.

Объектом исследования является документооборот Калужского ОАО "Кристалл".

В работе использовались следующие методы: анализ, синтез, индукция, дедукция, метод сравнения, метод научной абстракции, графический метод.

Основными источниками информации при написании курсовой работы послужили: Налоговый Кодекс РФ, Приказы Минфина РФ и другие нормативно-правовые акты, учебники, учебные пособия и периодические издания по бухгалтерскому учету.

Курсовая работа выполнена на 49 страницах машинописного текста, содержит введение, три главы, заключение, список использованной литературы, включающий 40 наименований, и приложение.

Оглавление

- Введение 3

- Документооборот в бухгалтерском учете

- Документы в бухгалтерском учете и их классификация

- Техника оформления и порядок движения документации в Калужском ОАО Кристалл

- Организационно - экономическая характеристика Калужского ОАО Кристалл

- Правила ведения документооборота в организации

- Недостатки документооборота и оформления документации в Калужском ОАО Кристалл

- Организация контроля и пути совершенствования и формирования документации в Калужском ОАО Кристалл

- Пути совершенствования документооборота в Калужском ОАО Кристалл

- Автоматизация управления документооборотом в Калужском ОАО Кристалл

- Заключение 35

- Список использованной литературы 40

- Приложение 1

- Приложение 2

- Приложение 3

- Генеральный директор А.Т. Коптев Главный бухгалтер Р.К. Егорова

- Приложение 4

- Приложение 10

Заключение

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависит правильность и своевременность принятого решения. Носителем информации, т.е. результатом отражения фактов выступает документ.

Хозяйственные операции, совершаемы в организации, оформляются документами, которые служат первичной учетной информацией, на основе которой ведется бухгалтерский учет. Классификация документов довольно разнообразна. Документы классифицируются по самым различным однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления, порядку заполнения.

Документ, регистрируя явление, выполняет функцию учета и является доказательством чего-либо, т.е. документ многофункционален. Информация, зафиксированная в документе, является основанием не только для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщения, т.е. документ в управленческой деятельности выступает как предмет труда и результат труда.

Процесс управления включает следующие основные типовые документированные операции:

- сбор и обработку документации;

- подготовку решений;

- принятие и документирование решений;

- контроль использования;

- сбор информации об исполнении;

- передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям;

- хранение и поиск информации.

Каждая из этих операций реализуются документационно.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД).

ОРД зарождаются на верхнем уровне управления и спускаются вниз. Учетно-отчетные документы поступают с нижнего уровня на верхний. По ним можно оценить состояние дел в управляемых объектах. Полученная информация является базой для планирования и прогнозирования. Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Ряд функций управления является типовым. К таким функциям относят:

- прогнозирование;

- планирование;

- организационно-распорядительная деятельность;

- учет и отчетность;

- финансирование;

- материальное и техническое обеспечение; и т.д.

Эти функции отражаются в документах общих для всех учреждений, организаций и предприятий. Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документаций.

Документы с момента их составления или получения от других организаций до передачи на хранение в архив проходят определенный путь. Для обеспечения своевременного и правильного учета необходимо организовать такую систему составления и обработки документов, которая способствовала бы максимальному ускорению документооборота.

Документооборотом называется движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской обработки от момента составления или получения от других предприятий до передачи на хранение в архив после записи в учетные регистры.

Задача правильной организации документооборота заключается в том, чтобы ускорить движение документов. На каждом рабочем месте документ должен быть минимальный срок и проходить как можно меньше инстанций. Ускорение документооборота улучшает качество учетных данных и показатели хозяйственной деятельности организации.

Правильная организация бухгалтерского учета требует составление плана документооборота, который должен определять порядок оформления документов, поступление их в бухгалтерию. Обработки, использования для записи в учетные регистры и передачи в архив.

Для обеспечения равномерного движения документов без задержек и скоплений их на отдельных рабочих местах по каждому документу разрабатывают график движения, в котором предусматривается последовательность прохождения документов. Работа, выполняемая каждой инстанцией и намечаются конкретные исполнители, ответственные за соблюдение установленного порядка и сроков оформления и обработки документов.

Документооборот в организации устанавливает главный бухгалтер. Утвержденный главным бухгалтером порядок составления, обработки и оперативного использования документов является обязательным для всех работников, имеющих дело с документами. Четкая система документооборота ускоряет оформление и прохождение документов, повышает ответственность учетных работников за своевременность и правильность их использования.

Основные принципы документооборота - прямоточность, непрерывность, ритмичность.

Правила организации документооборота, систематизация и хранение бухгалтерских документов установлены законодательством в области бухгалтерского учета в соответствии с налоговым законодательством в актах, касающихся работы архивов и другими нормативными документами. Однако практика показывает, что вопросом техники оформления учетных документов и организации эффективного документооборота не уделяется должного внимания, хотя первичные учетные документы являются основанием для ведения бухгалтерского и налогового учета.

На практическом примере мы анализировали Калужское ОАО "Кристалл". Для того, чтобы составить общее мнение о деятельности организации и продолжить анализ непосредственно документации и ее движения, необходимо было составить организационно-экономическую характеристику предприятия. Поэтому нами были изучены: бухгалтерский баланс Калужского ОАО "Кристалл", пояснительная записка к балансу, отчет Калужского ОАО "Кристалл" и другие документы - и рассчитаны все дополнительные показатели, которые не указаны в выше перечисленных документах, но необходимы для характеристики деятельности организации. Калужское ОАО "Кристалл" активно ведет свою производственную деятельность и является экономически эффективным субъектам рынка ликеро-водочных изделий, что позволяет регулярно получать прибыль.

Проведенный нами анализ документооборота Калужского ОАО "Кристалл" позволяет сделать следующие выводы.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией оформляются первичными учетными документами. Информация, содержащаяся в первичных документах, накапливается и систематизируется в регистрах - в регистрах синтетического и аналитического учета. В учетных регистрах учет ведется в соответствии с установленной в организации формой ведения бухгалтерского учета с использованием необходимой нормативно-правовой базы.

Учетная политика организации Калужское ОАО "Кристалл" отражает принципы, правила и методы ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности.

Однако изменения условий приводит к тому, что руководство организации корректирует учетную политику для того, чтобы достоверно отражать факты хозяйственной жизни и изменения, происшедшие в компании. Кроме того, учетная политика регулирует порядок отражения изменений учетных оценок и ошибок, допущенных в прошлых периодах. Ряд основных положений учетной политики оказал существенное влияние на формирование финансового результата, а также на формирование налоговой базы для некоторых видов налогов Нами были проанализированы основные недостатки ведения бухгалтерского учета в Калужском ОАО "Кристалл". На основе этих недостатков мы предложили возможные пути совершенствования документооборота в организации. Мы считаем необходимым разработку схем, которые помогут ускорить процесс документооборота. Данные схемы приведены в Приложении (Приложение 8,9,10).

Не менее важной является автоматизация управления документооборотом в Калужском ОАО "Кристалл". Мы выявили некоторые недостатки, которыми обладает бумажный документооборот и, и преимущества электронного. Таким образом, обосновали необходимость перехода на более совершенный электронный документооборот не только данной организации - Калужское ОАО "Кристалл", но и любой другой организации. Конечно, автоматизация не решит абсолютно всех проблем, и в организации должны обязательно находится наиболее важные документы в бумажной форме. Хотя поиск в электронных архивах осуществляется гораздо быстрее. Однако автоматизация во многом ускоряет документооборот, систематизируя его и упрощая работу сотрудникам организации.

Итак, подводя итоги, нужно сказать, что документация содержит в себе всю информацию о жизнедеятельности организации. Деятельность организации напрямую зависит от регулярного и непрерывного ведения бухгалтерских и управленческих документов.

Список литературы

1. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. - Москва: Омега -Л, 2006 (по состоянию на 1.31. 2006, включая изменения, вступившие в силу с 1.01. 2007)

2. Налоговый кодекс Российской Федерации: Части первая и вторая. - Москва: Омега -Л, 2006 (по состоянию на 1.31. 2006, включая изменения., вступившие в силу с 1.01. 2007)

3. Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. №208-ФЗ "Об акционерных обществах" (с изм. и доп.)

4. Федеральный закон от 22.10. 2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изм. и доп.)

5. Федеральный закон от 21.11. 1996 №129-ФЗ (ред. от 28.03. 2002)"О бухгалтерском учете" (с изм. и доп., вступившими в силу с 01.01. 2004)

6. Федеральный закон от 20.02. 1995 №24-ФЗ (ред. от 10.01. 2003)"Об информации, информатизации и защите информации"

7. Приказ Минфина РФ от 06.07. 1999 №43н (ред. от 18.09. 2006)"Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" (ПБУ 4/99)

8. Приказ Минфина РФ от 29.07. 1988 №34н (ред. от 18.09. 2006)"Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации"

9. Приказ Минфина РФ от 09.12. 1998 №60н (ред. от 30.12. 1999)"Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/98)

10. Приказ Минфина РФ от 22 июля 2003г №67н "О формах бухгалтерской отчётности организаций"

11. Постановление Госстандарта РФ от 3.03. 2003 № 65-ст "О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30 - 2003")

12. "Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете" (утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105

13. Бабаев Ю.А. Теория бухгалтерского учета: Учебник, 2-е изд. -М.: ЮНИТИ, 2004

14. Бухгалтерский учёт: Учебник/ И.И. Бочкарёва, В.А. Быков и др.; Под ред. Я.В. Соколова. - М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2005

15. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учёт: Учебное пособие. - М.: Финансы и статистика, 2006

16. Гартвич А.В. Самоучитель по бухгалтерскому учёту с обучающей программой. - М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2006

17. Гомолова А.И. Бухгалтерский учёт. - 2-е изд. перераб. и доп. - М.: Академия, 2005

18. Гмыра Ф.А. Бухгалтерский учёт организаций: Практическое пособие. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2005

19. 22 положения по бухгалтерскому учету. - М.: Эксмо, 2007

20. Камышанов П.И. Бухгалтерская (финансовая) отчетность: составление и анализ. - 2-е изд., испр. и доп. - М.: Омега-Л, 2005

21. Кирьянова В.В. Теория бухгалтерского учёта: Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2005

22. Коваль Л.С. Теория бухгалтерского учёта: Учебник. - Методическое пособие. - М., Воронеж, 2006

23. Конраков Н.П. Бухгалтерский учёт: Учебник. - М.: ИНФРА - М, 2005

24. Кутер М.И. Теория бухгалтерского учёта: Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2004

25. Макальская М. Л, Денисов А.Ю., Самоучитель по бухгалтерскому учету: Учебное пособие. - 14-е изд., перераб. И доп. - М.: "Издательство "Дело и Сервис", 2003

26. Медведев М.Ю. Общая теория учёта: естественные, бухгалтерские и компьютерные методы. - М.: 2005

27. Никитин В.М., Никитина Д.А. Теория бухгалтерского учёта: Курс лекций. - М.: Издательство "Дело и Сервис", 2004

28. Основы теории и практики бухгалтерского учета: Учебное пособие/Под ред. проф. В.А. Пипко. -М.: "Финансы и статистика", 2005

29. От первичных документов к бухгалтерской отчётности. Под ред.В.М. Власовой. - М.: Эксмо, 2006

30. Панковская П.Я. Курс теории бухгалтерского учёта: Учебное пособие. - 3-е изд., перераб. - Мн.: ООО "Информпресс", 2004

31. Хахонова Н.Н. Основы бухгалтерского учёта и аудита: учебник. - Ростов-на-Дону, 2005

32. Церпенто С.И. Теория бухгалтерского учёта: учебное пособие. - М.: КНОРУС, 2005

33. Шведская В.М., Головко Н.К. бухгалтерский учёт: Учебное пособие для студентов экономических вузов. - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и Ко", 2002

34. Экономический анализ: Учеб. /Г. В, Савицкая. - 9-е изд., испр. - М.: Новое знание, 2004

35. Бочкова Л.С. Баланс: доскональный анализ важнейших показателей. // Главбух. - 2006г.

36. Карзаева Н.Н. Представление годовой бухгалтерской отчётности // Бухгалтерский учёт. 2005. №3

37. Крылатская М.В. Пояснительная записка к балансу. // Главбух. - 2005г. №1

38. Лисакова М.К. Годовая отчётность. // Главбух. - 2006г. №1

39. Палий В.Ф. Актуальные вопросы теории бухгалтерского учета // Бухгалтерский учет. -2005 г. №3

40. Парушина Н.В. Как организовать документооборот и хранение бухгалтерских документов. // Бухгалтерский учет. - 2005г. №24