Решение задач на тему: Способы и средства документирования

Введение

Понятие управления (в том числе и управление документооборотом) неразрывно связано с понятиями систематизации, внедрение методов, получения обратной связи и оптимизации.

Системы электронного управления документами обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в корпоративных компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов включают текстовые и графические документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web.

Современная система управления документооборотом решает следующие задачи:

Учет и обработка документов.

Хранение электронных документов.

Управление движением документов.

Аутентификация пользователей и разделение прав доступа.

Контроль исполнительской дисциплины.

Интеграция с внешними системами электронной почты.

Цель работы - изучить основные принципы организации документооборота в учреждении.

Задачи работы:

1. изучить роль и функции документа в управленческой деятельности;

2. охарактеризовать способы и средства документирования;

3. проанализировать классификацию документов.

Оглавление

- Введение 3

- Роль и функции документа в управленческой деятельности

- Способы и средства документирования

- Классификация документов

- Заключение 16

- Список литературы 17

Заключение

В современных условиях для организации цивилизованного делопроизводства многим предприятиям необходимо перейти на электронное управление документооборотом.

Информационный облик любой компании определяется эффективной системой документооборота. От того, как организовано управление документами на предприятии, зависит эффективность управления работами и бизнес-процессами.

Аргументы в пользу внедрения системы управления документооборотом:

6% всех бумажных документов безвозвратно теряется,

30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов,

до 20 раз копируется каждый внутренний документ,

90% всей корпоративной информации остается на бумаге,

общий объем информации каждые пять лет увеличивается в 2 раза,

соотношение количества бумажных и электронных документов через 10 лет составит 30% к 70%.

Преимущества использования системы управления документооборотом:

Рост производительности труда персонала.

Экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами.

Унификация документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от навыков персонала в области ИТ.

Сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства.

Полный контроль за документами, их движением и исполнительской дисциплиной.

Повышение уровня коммуникаций и совместной работы.

Список литературы

1. Деденко А. Н. Основы делопроизводства - М: "Лебедь", 2009.

2. Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2013.

3. Евдокимова Л. И. Еще раз о делопроизводстве. - Новосибирск: СибАГС, 2013.

4. Кузнецов И.Н. Документооборот. - М: ВЭВЭР, 2009.

5. Палеха Ю.И. Документационное обеспечение управлення. - М: "МАУП", 2009.