Дипломная работа на тему: Основные виды документов по финансово-расчетным операциям. Компьютерные технологии подготовки

Введение

Роль документов в различных областях деятельности человека трудно переоценить. В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов [6].

С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительная деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность и т. п. Во время проведения ревизий проверяют именно документы, т. к. они служат основным доказательством фактов. В управленческой сфере документ является: носителем информации; средством фиксации и передачи управленческих решений.

Государственные органы на основе документов и с их помощью вырабатывают внутреннюю и внешнюю политику, управляют государством. Документы являются руководящими актами для нижестоящих органов, с их помощью контролируется соблюдение законности, а воля государственных органов доводится до сведения исполнителей. Особое место отводится документам на машинных носителях, безбумажной технологии обмена информации. Как носитель информации документ обеспечивает взаимодействие частей (структурных подразделений), организации, предприятия, фирмы.

Документы играют важную роль в организации хозяйственной жизни государства. Внутри предприятий документирование хозяйственных процессов распространяется на все этапы его деятельности: снабжение, выпуск продукции, сбыт, оплату труда и др.

Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.

Научно-техническая документация предназначена для решения научно-исследовательских проблем, возведения новых зданий и сооружений, изготовления предметов промышленного производства и т. п. Она сохраняет свое практическое значение и после окончания строительства или снятия изделия с серийного производства и выполнения других работ, поэтому хранится в технических архивах.

XXI век - это век компьютерных технологий. Миру требуется всё больше и больше специалистов, владеющих информационными технологиями [10]. Для плодотворного применения персонального компьютера в различных профессиональных областях деятельности, пользователю обязательно нужно уметь работать с операционной системой Windows, а также владеть технологиями подготовки текстовых и табличных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. Эта проблема является весьма актуальной в настоящее время.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

В последней четверти ХХ века огромное увеличение объемов информации и внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Управление и работа с документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия.

Следовательно, возникает необходимость рационализации отработанных методов поиска, обработки и хранения информации (документов) с разработкой совершенно новых приемов, режимов и методик оценки, анализа и оптимизации как внутренних, так и внешних документационных потоков предприятия, используя современные компьютерные технологии.

Вопросы управления документацией и документирования деятельности различных подразделений и служб предприятия рассматриваются в работах Рогожина М.Ю., Кузнецовой Т.В., Банько Н. А., Гваева И.В.

Документационное обеспечение как функция управления присутствует в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов. Документ является основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления, и от того, насколько эффективно организована работа с документами, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, результативность деятельности организации [8].

На сегодняшний день система ДОУ несовершенна ни на одном современном предприятии. И в мелких, и в крупных организациях случаются сбои в делопроизводстве и документообороте. Постоянно появляются какие-то новшества, которые с одной стороны может, и упрощают работу, но создают неудобства с их адаптацией. Поэтому эта проблема столь актуальна в настоящее время. Необходимо дальнейшее изучение и совершенствование ДОУ.

Цель работы: ознакомиться с классификацией документов по финансово-расчетным операциям и компьютерными технологиями подготовки документов.

Задачи работы:

- раскрыть сущность понятия "документ" и его функции;

- определить средства и способы документирования;

- рассмотреть основные виды документов по финансово-расчетным операциям;

- изучить особенности современных информационных технологий, используемых в работе с документами;

- рассмотреть технологии создания текстовых и табличных документов.

Оглавление

- Введение . 3

- Основные виды документов по финансово-расчетным операциям

- Понятие о документе и его функциях

- Средства и способы документирования

- Общая характеристика документов по финансово-расчетным операциям

- Классификация документов по финансово-расчетным операциям

- Компьютерные технологии подготовки документов

- Характеристика современных информационных технологий, используемых в работе с документами

- Текстовые документы и технология их создания

- Табличные документы и технология их создания

- Роль компьютерных технологий в современном обществе

- Заключение 21

- Список используемой литературы...22

Заключение

Из вышеизложенного можно сделать вывод, что документы играют важнейшую роль в жизни каждого человека.

Понятие "документ" используется во всех сферах общественной деятельности. До настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и других сфер нет единства в понимании понятия "документ", несмотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того, какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие "документ" определяют различным образом, хотя информационная его сущность.

Эффективность управления предприятиями и организациями зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, продуманной организации их хранения, поиска и использования.

Любая финансово-расчетная операция может осуществляться только на основании документов и должна своевременно оформляться соответствующими документами. Документы по финансово-расчетным операциям служат также для предварительного и последующего контроля за сохранностью собственности, за соблюдением действующего законодательства и целесообразностью производимых и произведенных операций [5].

За последнее десятилетие мощная лавина современных программных продуктов создала ситуацию, когда наиболее актуальным для большинства специалистов становится не "классическое" программирование, а умение пользоваться существующими информационными технологиями. Несмотря на быстрое развитие технических и программных средств, обозначилась явная тенденция к стабилизации основных технологических подходов к обработке информации: функций клавиатуры и мыши, принципов организации и работы с файловой системой, обработки текстов, электронных таблиц, баз данных.

В работе специалиста с компьютерами значительная доля времени расходуется на создание, редактирование и печать документов. В основном это текстовые документы с таблицами и рисунками. Табличный процессор Microsoft Excel - мощное средство для выполнения финансовых, статистических и научных расчетов, а также для анализа данных, прогнозирования и принятия решений.

Компьютер, компьютерные сети и их программное обеспечение являются фундаментом современных информационных технологий. Сегодня компьютер и помощник в бизнесе, и источник свежих новостей из Всемирной паутины - Интернета, и средство мобильной связи, позволяющее с помощью электронной почты быстро передать и получить информацию.

Список литературы

1.Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

2.Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ (последняя редакция)

3.Абрамова, В.Н. Документационное обеспечение управления [Текст] : Учебное пособие /В.Н. Абрамова.- Тамбов. - 2007.

4. Басаков, М. И. Б 27 Делопроизводство [Текст] : конспект лекций / М. И. Басаков. - Изд. 9е. - Ростов н/Д : Феникс, 2011. - 192 с.

5. Басаков, М.И. Делопроизводство [Текст] : Учебник - Изд. 14-е, перераб. /М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. - Ростов н/Д : Феникс, 2014. - 376 с.

6. Гаева, И. И. Делопроизводство [Текст] : курс лекций /И.И. Гаева, А.А. Тепляков.- Мн.: Акад. упр. при Президенте Респ. Беларусь, 2005. - 222 с.

7.Каримова, Н.В. Технология обработки табличной информации [Текст] : Методические указания к лабораторным работам по дисциплине "Информатика" /Н.В. Каримова, И.С. Шувалова.- 2012.

8. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство [Текст] : /Т.В. Кузнецова. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999.-320с.

9. Михеева, Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности [Текст] : / Е.В. Михеева, О.И. Титова. - М: Издательский центр "Академия".- 2014.- 416 с. э

10. Компьютерные технологии подготовки документов[Электронный ресурс]:Режим доступа: http://info-tehnologii.ru/.-Загл.с экрана