Решение задач на тему: Теоретическая часть. Основные принципы автоматизации документационного обеспечения управления

Введение

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.

В последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемой улучшения управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания, оптимизация рабочего времени, экономия трудозатрат, повышение производительности труда и так далее. Единственным способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы. Однако в настоящее время попытка решения задачи внедрения такой системы наталкивается на существенные сложности.

В современной организации руководитель сталкивается с необходимостью решать множество задач в условиях дефицита рабочего времени. Среди основных источников проблем в работе современного менеджера можно выделить следующие:

Большое количество процессов, в которых задействован руководитель, исполняющий при этом разные роли: инициатора, ответственного исполнителя, контролера.

Огромное количество документов, которые требуют согласования, уточнения, реакции, отслеживания, исполнения.

Необходимость контролировать своевременное исполнение заданий и отслеживание взятых на себя обязательств.

Постоянно растущие объемы дополнительной информации, необходимой для принятия управленческих решений.

С каждым днем все большее значение приобретает оперативность в принятии решений, контроль исполнения решений, рациональное использование накопленной информации и предыдущего опыта.

Тема автоматизации процессов документооборота становится в последнее время все более и более актуальной. Все больше компаний достигает необходимого уровня зрелости, и приходит к необходимости формализации бизнес-процессов и внедрения средств для их автоматизации. С другой стороны к настоящему моменту компании прошли длительный путь по созданию своих информационных систем, что обеспечивает потенциальные возможности для реализации задач подобного уровня сложности. Однако менеджеры информационных систем сталкиваются с большими проблемами определении методики и выборе программного обеспечения, которое способно обеспечить адекватные средства для реализации задач данного класса.

На рынке сложилась некоторая диспропорция: поставщики программного обеспечения пытаясь решать задачи, с которыми они сталкиваются на практике, усложняют программное обеспечение. Это приводит к дополнительным сложностям при его внедрении и, соответственно, увеличивает стоимость проекта. А покупатели систем, как правило, не готовые к такому уровню сложности, стремятся получить более легкое решение за меньшую цену. Однако опыт практических внедрений показывает, что подобное половинчатое внедрение не оправдывает ожиданий, что приводит к определенному охлаждению руководства компании к этой теме.

Рынок систем автоматизации документооборота в настоящее время находится в стадии становления. Несмотря на весьма впечатляющий список производителей систем, в той или иной степени решающие задачи такого класса, на рынке отсутствуют однозначные лидеры. Более того, на сегодня спрос не сформировался достаточно четко, у потенциальных покупателей не всегда имеется четкое представление о том, что они хотят получить в результате. Подобная ситуация несколько упрощает появление на рынке новых игроков и поиск новых способов позиционирования.

Целью данной дипломной работы является определение эффективности внедрения системы электронного документооборота (СЭД) на смоделированной фирме. Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:

- исследование понятия информационных технологий, видов, специфики и способов их внедрения с целью совершенствования ДОУ;

- рассмотрение структуры рынка программных продуктов в области электронного управления документацией;

- классификация, сравнение и характеристика данных продуктов;

- разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией;

- внедрение корпоративной системы электронного управления документацией (корпоративного электронного документооборота) в рамках смоделированного предприятия;

- анализ полученных результатов.

Оглавление

- Введение

- Теоретическая часть

- Основные принципы автоматизации документационного обеспечения управления

- Распознавание образов как неотъемлемый этап работы в системе электронного документооборота СЭД

- Жизненный цикл документа

- Согласование документов в СЭД

- Работа с шаблоном документа

- Организация создания АС ДОУ

- Международные требования к системам автоматизации делопроизводства

- Обзор СЭД на российском рынке

- Краткие характеристики системы CompanyMedia

- Краткие характеристики системы LanDocs

- Краткие характеристики системы Optima-Workflow

- Краткие характеристики системы БОСС-Референт

- Краткие характеристики системы Дело

- Краткие характеристики системы Евфрат-Документооборот

- Краткие характеристики системы PayDox

- Значимость СЭД для автоматизации бизнес-процессов предприятия

- Практическая часть

- Постановка цели

- Моделирование организации

- Внедрение СЭД PayDox

- Архитектура системы

- Структура электронного документа

- Настройка установки системы

- Создание сложных форм документов

- Настройка связи с МS Word

- Расчет эффективности внедрения СЭД

- Вычисление расходов

- Оценка эффекта

- Анализ результатов

- Проблемы внедрения СЭД

- Эффективность автоматизации документооборота Заключение

- Список использованной литературы

- Приложения

Список литературы

1. Аладин, Н. Электронный документооборот для всех и для всего / Н. Аладин // Банковские технологии. - 2008. - №7. - С.57-59

2. Белая, Т. Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т. Р. Белая // Делопроизводство. - 2007. - №3. - С.40-47

3. БОСС-Референт [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://www.boss-referent.ru/about/

4. Дело [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/

5. ЕВФРАТ-Документооборот [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/

6. Журавлева, Н. Распознавание отсканированного документа как необходимый этап организации работы с документами в СЭД / Н. Журавлева // Секретарское дело. - 2008. - №9. - С.92-95

7. Корюкин, Ю. Сказка о потерянном времени / Ю. Корюкин // Управление компанией. - 2009. - №12. - С.63-66

8. Кузнецов, С. Л. Международные требования к системам автоматизации делопроизводства / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2006. - №3. - С.63-69

9. О системе LanDocs [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://www.landocs.ru/system/index.php

10. Подолина, О. Автоматизация подготовки организационно-распорядительного документа: работа с его шаблоном / О. Подолина // Секретарское дело. - 2008. - №10. - С.20-21

11. Подолина, О. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело. - 2009. - №3. - С.26-27

12. Подолина, О. Жизненный цикл исходящих документов / О. Подолина // Секретарское дело. - 2008. - №11. - С.44-46

13. Подолина, О. Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании / О. Подолина // Секретарское дело. - 2008. - №8. - С.87-91

14. Подолина, О. Согласование документов в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело. - 2008. - №12. - С.26-28

15. Романов, Д. А., Ильина, Т. Н., Логинова, А. Ю. Правда об электронном документообороте / Д. А. Романов, Т. Н. Ильина, А. Ю. Логинова. - М.: Компания АйТи: ДМК Пресс, 2004. - 224 с.

16. Серова, Г. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления / Г. Серова // Секретарское дело. - 2008. - №1. - С30-43

17. Якобсон, И. "Локальное" решение электронного документооборота / И. Якобсон // Банковские технологии. - 2008. - №4. - С52

18. Company Media [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://www.inttrust.ru/main/products/comp_media/

19. PayDox [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://www.paydox.ru/Help/DoTour.asp?dо=tour&l=ru

20. Workflow - Организация успеха [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://subscribe.ru/archive/business.12apr81/200203/27080515.html